报销违反财务制度

PAGE报销违反财务制度一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范报销行为，严格执行财务制度，确保公司资金安全、合理使用，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司全体员工在执行公司业务过程中发生的各类费用报销事项。3.基本原则报销行为应遵循真实、合法、合理、合规的原则。所报销的费用必须是因公司业务实际发生的，且符合国家法律法规以及公司财务制度的相关要求。二、报销流程及要求（一）费用申请1.员工因业务需要发生费用支出前，应填写费用申请表，详细注明费用发生的事由、预计金额、支付方式等信息。2.费用申请表需经部门负责人审核，确认该费用与业务相关且合理后签字批准。（二）费用发生1.员工应按照费用申请表中注明的事由进行费用支出，确保取得真实、有效的原始凭证。原始凭证应包括但不限于发票、收据、合同、协议等，且必须符合国家税务及财务规定。2.发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务或商品名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、发票专用章等。发票内容应与实际业务相符，不得虚开、伪造发票。（三）报销凭证整理1.费用发生后，员工应及时将原始凭证进行整理粘贴，并填写报销单。报销单应清晰填写报销人姓名、部门、费用所属期间、费用明细、金额合计等信息。2.原始凭证应按照费用类别、时间顺序进行排列粘贴，确保整齐、牢固，便于审核。对于多张发票的情况，应使用粘贴单进行粘贴，不得随意折叠或裁剪发票。（四）部门审核1.报销单填写完毕后，先由部门负责人进行审核。部门负责人应重点审核费用的真实性、合理性以及与业务的相关性，确认无误后签字。2.如发现报销费用与业务不符或存在疑问，部门负责人有权拒绝签字，并要求报销人作出解释或补充相关证明材料。（五）财务审核1.报销单经部门审核通过后，提交至财务部门进行审核。财务人员应依据财务制度、相关法律法规以及公司预算等对报销凭证进行严格审核。2.财务审核主要包括以下方面：原始凭证的真实性、合法性、完整性审核，检查发票是否符合规定、印章是否齐全、内容是否清晰等。费用报销的合理性审核，判断费用是否与公司业务相关，是否符合公司规定的开支标准。报销流程的合规性审核，检查是否按照规定的流程进行申请、审批等。预算执行情况审核，对于涉及预算控制的费用，审核是否在预算范围内。3.如财务审核发现问题，财务人员应及时与报销人沟通，要求其补充资料或进行更正。对于不符合规定的报销，财务人员有权拒绝报销，并说明理由。（六）报销审批1.财务审核通过后的报销单，按照公司审批权限规定提交相应领导审批。2.各级领导应认真履行审批职责，对报销事项的真实性、合理性、合规性进行全面审查，确认无误后签字批准。3.对于重大金额的报销事项，可能需要经过更高级别的领导或相关会议审议批准。（七）报销支付1.报销单经各级审批通过后，财务部门按照公司规定的支付方式进行报销款项的支付。2.对于通过银行转账支付的报销，财务人员应确保收款账号信息准确无误。对于现金支付的报销，应严格按照公司现金管理规定办理相关手续。3.报销支付完成后，财务人员应及时登记入账，并将报销凭证妥善保管，以备后续审计、检查等需要。三、常见违反财务制度的报销行为及处理（一）虚假报销1.行为界定虚假报销是指员工通过虚构业务、伪造或篡改原始凭证等手段骗取公司报销款项的行为。例如，编造不存在的业务事项，开具与实际业务不符的发票，篡改发票金额、日期等信息。2.处理措施一经发现，公司将追回已支付的报销款项，并要求报销人承担相应的法律责任。对于涉及虚假报销的员工，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处罚。情节严重的，将依法追究其刑事责任。同时，公司将对相关部门负责人进行问责，如存在审核不力等情况，也将给予相应的纪律处分。（二）超标准报销1.行为界定超标准报销是指员工报销的费用超出公司规定的开支标准。例如，差旅费中的住宿标准、交通费用标准等。2.处理措施对于超标准报销的部分，公司不予报销，由报销人自行承担。公司将对报销人进行批评教育，并要求其今后严格按照规定标准执行。如多次出现超标准报销情况，公司将给予相应的纪律处分。（三）报销凭证不合规1.行为界定报销凭证不合规包括发票不符合税务规定、发票内容不完整、缺少必要的附件等情况。例如，发票未加盖发票专用章、发票开具日期错误、报销事项无相关合同协议等。2.处理措施财务部门应要求报销人补充或更换合规的报销凭证。如在规定时间内未能提供合规凭证，该报销申请将被拒绝。对于因报销凭证不合规导致公司面临税务风险或其他损失的，公司将追究报销人的责任，要求其承担相应的赔偿损失责任。（四）未经审批报销1.行为界定未经审批报销是指员工未按照公司规定的报销流程，在未经相关领导审批的情况下擅自进行报销。2.处理措施对于未经审批的报销申请，财务部门不予受理。公司将对报销人进行批评教育，并要求其严格遵守报销审批流程。如因未经审批报销给公司造成损失的，报销人应承担相应的赔偿责任。四、监督与检查1.公司财务部门应定期对报销情况进行自查，检查报销流程的执行情况、报销凭证的合规性等，及时发现并纠正存在的问题。2.公司审计部门有权对报销事项进行审计监督，对发现的违规报销行为进行调查核实，并提出处理建议。3.对于员工举报的违规报销行为，公司将认真调查处理。如举报属实，将对举报人给予适当奖励，并对违规报销人员严肃处理。五、培训与宣传1.公司人力资源部门应定期组织财务制度及报销流程相关的培训，提高员工对财务制度的认识和理解，确保员工熟悉报销规定和流程。2.财务部门应通过内部公告、邮件、培训等方式，加强对财务