公车加油财务制度

PAGE公车加油财务制度一、总则（一）目的为了加强公司公车加油管理，规范加油费用的核算与控制，确保公车加油费用支出的合理性、合规性和透明度，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有公车的加油管理及相关财务核算。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家有关法律法规以及公司内部财务管理制度，确保加油业务及费用报销符合规定。2.真实性原则：加油记录、费用报销等必须真实反映公车的实际加油情况。3.准确性原则：财务核算要准确无误，确保加油费用数据的可靠性。4.效益性原则：在保障公车正常使用的前提下，合理控制加油成本，提高资金使用效益。二、公车管理（一）公车界定明确公司公车的范围，包括公司购置的用于公务活动的各类车辆，如轿车、商务车、客车等。（二）公车调度与使用1.建立公车调度管理制度，明确公车使用的申请流程。各部门因公务需要使用公车时，应提前填写公车使用申请表，注明使用时间、事由、行驶路线等信息，经部门负责人审批后交公车管理部门安排车辆。2.公车管理部门应根据申请情况合理调度车辆，确保车辆使用的高效性和合理性。同时，要做好公车使用记录，包括出车时间、返回时间、行驶里程等。三、加油管理（一）定点加油1.公司选定具有良好信誉、油品质量可靠且价格合理的加油站作为公车定点加油单位。定点加油站的选定应通过公开招标或综合评估等方式确定，并签订定点加油协议。2.定点加油协议应明确双方的权利和义务，包括油品价格、结算方式、服务标准等内容。（二）加油卡管理1.为每辆公车配备专门的加油卡，加油卡实行专人专卡管理。加油卡由公车驾驶员负责保管和使用，不得转借他人。2.加油卡充值由公车管理部门统一办理，充值金额应根据车辆行驶里程和油耗情况合理确定。充值时，公车管理部门应填写加油卡充值申请表，注明充值车辆、充值金额等信息，经部门负责人审批后交财务部门审核并安排资金充值。3.财务部门应建立加油卡充值台账，详细记录每辆车的加油卡充值时间、金额、充值人等信息，以便核对和查询。（三）加油操作规范1.公车驾驶员在加油时，应要求加油站工作人员按照实际加油量准确填写加油凭证，加油凭证上应注明加油日期、加油车辆车牌号、加油量、单价、金额等信息，并由驾驶员签字确认。2.加油完毕后，驾驶员应妥善保管加油凭证，及时交公车管理部门审核。公车管理部门应定期对加油凭证进行核对，确保加油记录的真实性和准确性。四、费用核算与报销（一）费用核算1.财务部门应按照权责发生制原则，对公车加油费用进行准确核算。每月根据加油卡充值记录、加油凭证等资料，将加油费用计入相应的成本费用科目。2.对于未使用加油卡而采用现金支付加油费用的情况，驾驶员应在报销时提供正规的加油发票，并注明加油车辆车牌号、加油时间、加油量、金额等详细信息。财务部门审核无误后，按照规定进行报销处理。（二）报销流程1.公车驾驶员应在每次加油后及时整理加油凭证，并在规定的时间内（如每周或每月）将加油凭证及报销单提交给公车管理部门。2.公车管理部门对驾驶员提交的加油凭证和报销单进行初审，审核内容包括加油凭证的真实性、完整性、合规性，报销单填写是否准确等。初审通过后，公车管理部门负责人签字确认。3.财务部门对公车管理部门提交的报销资料进行复审，重点审核加油费用的合理性、是否符合公司规定的报销标准等。复审无误后，财务部门按照公司财务审批流程进行审批，审批通过后予以报销。（三）报销标准1.根据公司公车的车型、排量等因素，制定合理的加油费用报销标准，并定期进行评估和调整。报销标准应明确不同类型公车每公里的油耗上限以及相应的报销单价。2.对于超出报销标准的加油费用，如因特殊情况确需发生的，驾驶员应在报销时详细说明原因，并经公车管理部门负责人和财务部门负责人审批后方可报销。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对公车加油费用进行审计检查，审查加油业务的合规性、费用报销的真实性和准确性等。2.审计检查可通过查阅加油记录、加油凭证、报销单据、加油卡充值台账等资料，实地走访定点加油站等方式进行。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常监督管理1.公车管理部门应加强对公车驾驶员的日常管理，定期检查公车加油情况，确保驾驶员严格按照规定使用加油卡和进行加油操作。2.财务部门应定期对公车加油费用进行统计分析，对比不同车辆、不同时间段的加油费用情况，及时发现异常情况并进行调查处理。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的行为，如公车驾驶员私自使用加油卡为非公车加油、虚报加油费用等，一经查实，将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.对于因违规行为给公司造成经济损失的，违规人员应承担相应的赔偿责任。同时，公司将追究相关管理人员的管理责任。六、信息管理（一）建立公车加油信息档案1.公车管理部门应建立每辆公车的加油信息档案，档案内容包括公车基本信息（车牌号、车型、购置时间等）、加油卡信息（卡号、开户银行、绑定车辆等）、加油记录（加油日期、加油量、金额、加油站名称等）、费用报销记录等。2.加油信息档案应采用电子和纸质两种形式保存，电子档案应定期进行备份，确保数据的安全性和完整性。（二）信息共享与沟通1.公车管理部门、财务部门、内部审计部门等应建立信息共享机制，及时沟通公车加油管理中的相关信息。例如，公车管理部门应定期向财务部门提供公车加油情况统计报表，财务部门应及时向公车管理部门反馈加油费用报销情况等。2.对于公车加油管理中的重大事项或异常情况，相关部门应及时召开沟通协调会议，共同研究解决方案，确保公车加油管