收付款事项及财务制度

PAGE收付款事项及财务制度一、总则1.目的本财务制度旨在规范公司收付款事项的管理，确保公司资金流动的安全、有序，提高财务管理效率，保障公司的正常运营和发展。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在涉及收付款业务时的操作与管理。3.基本原则合法性原则：收付款事项必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保每一笔交易合法合规。准确性原则：所有收付款信息应准确无误，包括金额、对象、时间等，避免因信息错误导致财务风险。及时性原则：收付款业务应及时处理，确保资金及时到账或支付，避免延误影响公司业务开展。安全性原则：保障公司资金安全，防止资金被盗用、挪用等情况发生，采取必要的安全措施和风险防控机制。二、收款事项1.收款流程业务发起：业务部门在与客户签订合同或达成业务合作意向后，应及时将相关信息传递给财务部门，明确收款金额、收款方式、收款时间等关键信息。财务审核：财务部门收到业务部门传递的信息后，对收款事项进行审核。审核内容包括合同条款、客户信用状况、收款方式的合理性等。如发现问题，及时与业务部门沟通并协商解决方案。开具发票：根据审核通过的收款事项，财务部门按照国家税收法规及公司规定及时开具发票。发票内容应与合同及实际业务相符，确保发票的真实性、准确性和完整性。款项收取：业务部门负责跟进款项的收取情况，确保客户按时足额支付款项。如遇客户逾期付款，业务部门应及时与客户沟通催款，并将相关情况反馈给财务部门。财务部门根据业务部门反馈的信息，采取相应的催款措施，必要时可通过法律途径解决。收款确认：款项到账后，财务部门应及时进行收款确认。核对收款金额、收款方式、收款时间等信息与业务部门传递的信息一致后，在财务系统中进行收款记录，并更新相关财务报表。2.收款方式银行转账：鼓励客户通过银行转账方式支付款项，财务部门应向客户提供准确的公司银行账户信息，包括开户行名称、账号等。收到银行转账款项后，及时核对银行到账信息，确保款项准确无误。支票：对于收到的支票，财务部门应仔细审核支票的真实性、有效性和完整性。包括支票的出票日期、金额、收款人名称、出票人签章等信息。如发现支票存在问题，应及时与出票人联系并解决。支票存入银行后，按照银行规定的时间办理入账手续。现金：原则上尽量避免收取现金。如因特殊情况需要收取现金，业务部门应提前向财务部门报备，并在收取现金后及时交予财务部门。财务部门应安排专人负责现金的清点、保管和缴存银行等工作，确保现金安全。电子支付：随着电子支付的普及，公司应积极推广使用电子支付方式，如微信支付、支付宝支付等。财务部门应设置专门的电子支付账户，并确保账户信息的安全。收到电子支付款项后，及时核对支付信息并进行账务处理。3.收款风险防控客户信用评估：建立客户信用评估体系，对客户的信用状况进行定期评估。评估内容包括客户的经营状况、财务状况、信用记录等。根据客户信用评估结果，合理确定收款方式和信用额度，降低收款风险。合同管理：加强合同管理，明确合同中的收款条款和违约责任。在签订合同前，业务部门应与财务部门共同审核合同条款，确保收款条款清晰、明确、合理。合同执行过程中，严格按照合同约定执行收款事项，如遇客户违约，及时采取法律措施维护公司权益。内部沟通协调：加强业务部门与财务部门之间的沟通协调，建立有效的信息传递机制。业务部门及时向财务部门反馈客户付款情况及异常信息，财务部门根据业务部门提供的信息及时调整收款策略，共同做好收款工作。定期对账：定期与客户进行对账，确保双方账目一致。对账内容包括收款金额、收款时间、未付款项等信息。如发现账目差异，及时与客户沟通核实原因，并进行相应的账务调整。三、付款事项1.付款流程申请审批：各部门因业务需要发生付款事项时，应填写付款申请单，详细注明付款事由、付款金额、付款对象、付款方式等信息。付款申请单经部门负责人审核签字后，提交给财务部门。财务部门对付款申请进行初审，审核内容包括付款事项的真实性、合理性、合规性等。初审通过后，提交给公司领导进行审批。公司领导根据公司财务状况、业务需求等因素进行审批，审批通过后付款申请单返回财务部门。资金安排：财务部门根据公司资金状况和付款申请单的审批结果，合理安排资金。如公司资金充足，直接进行付款操作；如公司资金紧张，需与相关部门协商调整付款计划，确保公司正常运营不受影响。支付执行：财务部门按照审批通过的付款申请单及确定的付款方式进行支付操作。对于银行转账支付，应准确填写收款方银行账户信息，确保款项及时、准确到账；对于支票支付，应按照支票管理规定填写支票内容，并妥善保管支票存根；对于现金支付，应严格按照现金管理规定进行支付，确保现金安全。付款记录与核对：支付完成后，财务部门应及时在财务系统中进行付款记录，并更新相关财务报表。定期与收款方进行核对，确保付款金额、付款时间等信息准确无误。如发现问题，及时与收款方沟通解决。2.付款审批权限日常费用付款：对于金额在[X]元以下的日常费用付款，如办公用品采购、差旅费报销等，由部门负责人审批后即可支付。较大金额付款：金额在[X]元至[X]元之间的付款事项，需经部门负责人审核后，提交财务部门负责人审批，审批通过后方可支付。重大金额付款：金额超过[X]元的重大付款事项，除部门负责人和财务部门负责人审核外，还需提交公司领导审批。公司领导应综合考虑公司财务状况、业务需求、风险因素等进行审批决策。3.付款风险防控严格审核付款申请：财务部门应加强对付款申请的审核力度，确保付款事项真实、合理、合规。对于不符合规定的付款申请，应及时退回并要求申请部门补充相关资料或进行修改。资金预算管理：建立资金预算管理制度，合理安排公司资金。付款事项应纳入资金预算管理范畴，确保付款行为与公司资金状况相匹配。如遇特殊情况需要超预算付款，应按照公司预算调整程序进行审批。合同审核与执行：对于涉及合同的付款事项，财务部门应与业务部门共同审核合同条款。确保合同中关于付款的约定明确、合理，符合公司利益。在付款过程中，严格按照合同约定执行，避免因合同纠纷导致公司损失。内部监督检查：加强内部监督检查机制，定期对付款事项进行审计和检查。检查内容包括付款流程的执行情况、付款审批权限的遵守情况、付款记录的准确性等。如发现问题，及时进行整改，严肃追究相关人员责任。四、财务票据管理1.发票管理发票开具：财务部门应按照国家税收法规及公司规定，准确、及时开具发票。发票开具前，应核对业务信息与合同内容一致，确保发票内容真实、准确、完整。发票开具后，应妥善保管发票存根联，并按照规定的时间和方式进行发票归档。发票取得：公司在采购商品或接受服务时，应向销售方索取合法有效的发票。取得发票后，应及时进行审核，检查发票的真实性、完整性和合规性。如发现发票存在问题，应及时与销售方联系更换或重开发票。发票保管：设立专门的发票保管场所，配备必要的保管设备，确保发票的安全。发票应按照发票号码顺序进行存放，定期进行盘点核对，防止发票丢失、被盗用等情况发生。发票核销：按照税务部门的要求，定期进行发票核销工作。核销发票时，应确保发票开具金额与实际业务金额一致，发票存根联与记账联相符。如发现发票核销存在问题，应及时进行整改，并向税务部门说明情况。2.收据管理收据开具：公司因业务需要开具收据时，应按照公司规定的格式和内容进行开具。收据开具前，应核对收款事项与相关业务信息一致，确保收据内容真实、准确、完整。收据开具后，应妥善保管收据存根联，并按照规定的时间和方式进行收据归档。收据取得：公司在收到客户款项但不需要开具发票时，应向客户开具收据。收据应加盖公司财务专用章或发票专用章，确保收据的有效性。收到收据后，应及时进行审核，检查收据的真实性、完整性和合规性。收据保管：参照发票保管要求，对收据进行妥善保管。定期对收据进行盘点核对，防止收据丢失、被盗用等情况发生。收据核销：定期对收据进行核销工作，确保收据开具金额与实际收款金额一致，收据存根联与记账联相符。如发现收据核销存在问题，应及时进行整改，并向相关部门说明情况。五、财务印章管理1.印章种类公司财务印章主要包括财务专用章、发票专用章、法人章等。2.印章使用范围财务专用章：用于公司财务结算票据、财务报表、税务申报等涉及财务事项的盖章确认。发票专用章：专门用于公司开具发票时的盖章。法人章：在涉及法人授权、重大财务决策等需要法人签字确认的事项时使用。3.印章保管设立专门的印章保管岗位，由专人负责财务印章的保管。印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，确保印章安全。财务印章应存放在保险柜等安全设备中，实行双人保管制度。印章保管人员不得擅自将印章带出公司，如因工作需要带出公司，需经公司领导批准，并办理相关登记手续。4.印章使用审批任何部门或个人使用财务印章时，应填写印章使用申请表，详细注明使用事由、使用时间、使用金额等信息。印章使用申请表经部门负责人审核签字后，提交给财务部门负责人审批。财务部门负责人根据印章使用规定和实际情况进行审批，审批通过后方可使用印章。对于涉及重大财务事项或金额较大的印章使用，还需提交公司领导审批。公司领导应综合考虑公司利益、风险因素等进行审批决策。5.印章使用记录与监督印章保管人员应建立印章使用登记簿，详细记录印章使用的时间、事由、使用人、批准人等信息。印章使用登记簿应定期进行核对，确保记录准确无误。公司内部审计部门应定期对财务印章的使用情况进行监督检查，检查内容包括印章使用审批程序的执行情况、印章使用记录的完整性等。如发现问题，及时进行整改，严肃追究相关人员责任。六、财务档案管理1.档案范围财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、税务申报资料、收付款凭证、财务票据、财务印章使用记录等与公司财务活动相关的各类文件和资料。2.档案整理财务部门应定期对财务档案进行整理，按照档案类别和时间顺序进行分类编号。确保档案资料完整、有序，便于查阅和管理。对于会计凭证，应按照记账凭证编号顺序进行装订，附上原始凭证，并在封面上注明凭证种类、起止号码、年度月份、凭证张数等信息。对于会计账簿，应按照账簿种类分别进行整理，包括总账、明细账、日记账等。账簿应定期打印并装订成册，在封面上注明账簿名称、年度、月份等信息。3.档案保管设立专门的财务档案保管场所，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备等，确保财务档案的安全。财务档案应按照规定的保管期限进行保管。一般会计凭证、会计账簿等保管期限为[X]年，财务报表等保管期限为[X]年。保管期限届满后，按照国家档案管理规定进行销毁处理。财务档案保管人员应定期对档案进行盘点核对，确保档案数量准确、资料完整。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应的补救措施。4.档案查阅公司内部人员因工作需要查阅财务档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅事由、查阅时间、查阅范围等信息。档案查阅申请表经部门负责人审核签字后，提交给财务部门负责人审批。财务部门负责人根据档案管理规定和实际情况进行审批，审批通过后方可查阅档案。查阅财务档案时，应在档案保管人员的监督下进行，不得擅自涂改、损毁、抽取、撤换档案资料。查阅完毕后，应及时将档案