外联部财务制度

PAGE外联部财务制度一、总则（一）目的为加强本公司外联部财务管理，规范财务行为，确保外联部各项工作的顺利开展，提高资金使用效益，根据国家相关法律法规及公司财务管理制度，结合外联部实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司外联部全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财务规章制度，依法进行财务活动。2.真实性原则：财务核算应当以实际发生的经济业务为依据，如实反映财务状况和经营成果。3.准确性原则：财务数据应准确无误，确保财务信息的可靠性。4.完整性原则：全面涵盖外联部各项财务收支，不得遗漏重要财务事项。5.及时性原则：及时记录、处理财务业务，按时编制财务报表，为决策提供及时准确的财务信息。二、财务职责与分工（一）外联部负责人职责1.对外联部财务工作负总责，领导和监督财务制度的执行。协调外联部与公司财务部门之间的关系，确保财务工作顺利开展。2.根据外联部业务发展规划，合理安排财务预算，确保各项工作有充足的资金支持。3.审核重大财务支出事项，对外联部财务状况进行定期分析，为决策提供财务依据。（二）财务专员职责1.负责外联部日常财务核算工作，包括凭证编制、账务处理、报表编制等。2.严格执行财务制度，审核各项费用报销、借款等财务收支，确保手续完备、合规合法。3.负责财务预算的编制、执行和监控，及时反馈预算执行情况，提出调整建议。4.保管财务档案，定期进行整理和归档，确保财务资料的安全与完整。5.协助外联部负责人做好财务分析工作，提供相关财务数据和分析报告。（三）其他人员职责1.涉及财务收支的相关人员，应按照财务制度规定，及时办理业务，并配合财务专员做好财务数据的提供和核对工作。2.各项目负责人负责本项目经费的预算控制和使用管理，确保经费使用合理、合规、有效。三、预算管理（一）预算编制1.每年末，外联部应根据公司年度经营目标和工作计划，结合外联部业务特点，编制下一年度财务预算。2.预算编制应涵盖外联部各项收入和支出，包括但不限于业务拓展费用、接待费用、差旅费、办公费等。3.收入预算应根据以往业务数据和市场预测，合理确定收入目标；支出预算应按照项目和费用类别进行详细分类，确保预算的准确性和可执行性。4.预算编制过程中，应充分征求各部门意见，进行反复沟通和协调，确保预算符合外联部实际情况。（二）预算审批1.预算编制完成后，提交外联部负责人审核。负责人应重点审核预算的合理性、完整性和与公司整体目标的一致性。2.审核通过后的预算报公司财务部门审批。财务部门将根据公司整体财务状况和预算安排，对外联部预算进行最终审核和调整。3.经公司审批后的预算作为外联部年度财务工作的指导依据，不得随意变更。（三）预算执行与监控1.外联部应严格按照批准的预算执行，确保各项收支在预算范围内进行。2.财务专员应定期对预算执行情况进行监控，及时对比实际收支与预算的差异，分析原因，并向外联部负责人汇报。3.如因业务发展需要调整预算，应按照规定的程序进行申请和审批。调整后的预算应及时传达给相关人员，确保预算执行的有效性。四、收入管理（一）业务收入1.外联部通过拓展业务所取得的收入，包括但不限于项目合作收入、赞助收入等，应及时、足额入账。2.业务收入的确认应符合相关会计准则和公司规定，确保收入的真实性和准确性。3.对于签订的业务合同，应明确收入条款和结算方式，并按照合同约定及时跟进款项回收情况。（二）其他收入1.外联部获得的其他收入，如捐赠收入、利息收入等，应按照相应规定进行核算和管理。2.各项收入应开具合法有效的票据，并及时登记入账，确保收入记录的完整性。五、支出管理（一）费用报销1.费用报销应严格按照公司财务制度规定的流程进行，报销人应填写完整、准确的报销单，并附上相关凭证。2.报销凭证应真实、合法、有效，包括发票、收据、合同等。发票应符合国家税务规定，具备开票日期、发票号码、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额等要素。3.财务专员应认真审核报销凭证，对不符合规定的报销申请予以退回，并说明原因。4.费用报销审批权限按照公司规定执行，各级审批人应认真履行审批职责，确保费用支出的合理性和合规性。（二）借款管理1.因业务需要借款的，借款人应填写借款申请单，注明借款金额、用途、还款期限等信息。2.借款申请应按照规定的审批流程进行，经批准后方可办理借款手续。3.借款人应在规定的还款期限内归还借款，如有特殊情况需要延期还款，应提前办理延期手续。4.财务部门应定期清理借款账目，对逾期未还的借款进行催收。（三）专项经费管理1.对于专项业务或项目所设立的专项经费，应专款专用，单独核算。2.专项经费的使用应严格按照项目预算和相关规定执行，确保经费用于项目指定用途。3.项目负责人应定期向外联部负责人汇报专项经费使用情况，财务专员应进行跟踪和监督。4.专项经费项目结束后，应及时进行财务结算和审计，确保经费使用合规、效益。六、资产管理（一）固定资产管理1.外联部购置的固定资产，如办公设备、交通工具等，应按照公司固定资产管理制度进行登记入账。2.固定资产应定期进行清查盘点，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的固定资产，应及时查明原因，并按照规定进行处理。3.固定资产的折旧应按照公司规定的折旧方法和年限进行计提，确保固定资产价值的合理分摊。4.固定资产的处置应按照规定的程序进行审批，处置收入应及时入账。（二）流动资产与存货管理1.外联部应加强对流动资产和存货的管理，确保资金安全和物资的合理使用。2.定期对库存现金进行盘点，确保账实相符。银行存款应及时核对账目，保证资金安全。3.对于存货，如办公用品、宣传资料等，应建立出入库管理制度，定期进行盘点，防止积压和浪费。七、财务审批流程（一）一般费用报销审批流程1.报销人填写费用报销单，并附上相关凭证。2.部门负责人审核，确认费用支出的合理性和必要性。3.财务专员审核报销凭证的真实性、合法性和完整性，核对报销金额与预算的一致性。4.外联部负责人审批，对重大费用支出进行最终决策。5.财务部门报销入账。（二）重大支出审批流程1.对于金额较大或涉及重要事项的支出，由外联部负责人提出申请，并提交详细的支出方案和预算说明。2.公司财务部门进行初审，评估支出对公司财务状况的影响。3.公司管理层审批，根据公司战略和财务状况做出最终决策。4.按照审批意见执行支出，并进行相应的财务核算和记录。八、财务报告与分析（一）财务报告1.财务专员应定期编制财务报告，包括月度财务报表、季度财务分析报告和年度财务决算报告。2.财务报表应准确反映外联部财务状况和经营成果，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。3.财务分析报告应结合预算执行情况、业务发展情况等，对财务数据进行深入分析，提出存在的问题和改进建议。（二）财务分析1.定期开展财务分析工作，通过对比分析、趋势分析等方法，评估外联部财务绩效。2.分析内容包括收入结构、成本费用水平、资金使用效率、预算执行情况等方面。3.根据财务分析结果，为外联部负责人提供决策支持，协助制定合理的经营策略和财务计划。九、财务监督与审计（一）内部监督1.外联部应建立健全内部财务监督机制，财务专员应定期对财务收支情况进行自查，确保财务工作合规运行。2.各部门应配合财务监督工作，如实提供财务相关资料和信息，接受财务部门的监督检查。（二）审计监督1.公司审计部门定期对外联部进行财务审计，检查财务制度执行情况、财务收支的真实性和合法性等。2.对于审计发现的问题，应及时整改，并将整改情况反馈给审计部门。3.接受外部审计机构的审计监督，积极配合审计工作，提供所需资料，确保公司财务信息的透明度。十、财务档案管理（一）档案范围财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、财务预算、合同协议、审计报告等与财务工作相关的各类资料。（二）档案整理与归档1.财务专员应定期对财务档案进行整理，按照类别和时间顺序进行编号和装订。2.档案应妥善保管，存放于安全、干燥、防火、防潮的场所。3.建立财务档案目录，便于查询和检索。（三）档案保管期限财务档案的保管期限按照国家相关规定执行，一般会计凭证、账簿等保管期限为[X]年，重要财务文件应长期保管。（四）档案查阅与借阅1.因工作需要查阅财务档案的，应填写查阅申请单，经批准后方可查阅。查阅时应在指定地点