行政事业单位档案管理制度汇编

行政事业单位档案管理制度汇编第一章总则第一条制度目的为规范行政事业单位档案管理工作，维护档案的真实性、完整性、安全性与可利用性，充分发挥档案在单位治理、业务开展及历史传承中的支撑作用，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》等法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于本单位（含所属部门、下属机构）在行政管理、公共服务、业务运行等活动中形成的各类档案的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等管理工作。第三条管理原则档案管理遵循“统一领导、分级管理、集中保管、规范利用”的原则，实行“谁形成、谁负责”的归档责任制，确保档案管理与业务工作同步规划、同步实施、同步验收。第二章档案归档范围与保管期限第四条文书档案1.归档内容：涵盖单位制定的规范性文件、工作计划与总结、会议材料（纪要、议程、报告）、人事管理文件（任免、考核、职称评定）、财务管理文件（预算、决算、审计报告）、对外往来文件（请示、批复、函件）、宣传与调研材料等。2.保管期限：涉及单位核心职能、重大决策、历史沿革的文件（如章程、年度总结、审计报告）为永久保管；一般性事务文件（如日常会议记录、部门请示）按30年保管；临时性工作文件（如专项活动通知）按10年保管。第五条会计档案1.归档内容：包含会计凭证（原始凭证、记账凭证）、会计账簿（总账、明细账、日记账）、财务会计报告（月度、年度报表）、银行对账单、会计档案移交清册等。2.保管期限：会计凭证、会计账簿、会计移交清册为30年；年度财务报告、会计档案保管清册、销毁清册为永久；银行对账单、余额调节表为10年。第六条基建档案1.归档内容：涉及基建项目立项文件（批复、可行性研究报告）、勘察设计文件（图纸、地质报告）、施工文件（招投标文件、施工合同、监理日志）、竣工验收文件（验收报告、竣工图）等。2.保管期限：与项目实体存续周期相关的文件（如竣工图、验收报告）为永久保管；一般性管理文件（如招投标文件）按30年保管。第七条声像档案1.归档内容：反映单位重大活动、工作成果的照片（含数码照片及说明）、视频（含采访、会议、活动录像）、录音等。2.保管期限：记录单位历史沿革、重大事件的声像档案为永久保管；一般性活动记录按30年保管，同时需备份电子文件并确保格式兼容。第三章档案整理与保管第八条整理流程1.分类组卷：档案按“年度—机构（问题）—保管期限”分类，同一事由形成的文件合并组卷，卷内文件按时间或重要程度排序，编制页码、卷内目录。2.编目与装订：案卷封面标注全宗号、案卷号、题名、起止日期等信息；纸质档案需去除金属装订物，采用线装或胶装，电子档案需建立元数据（作者、时间、格式、大小）。3.移交归档：各部门于每年6月底前完成上一年度档案整理，向档案管理部门移交；电子档案需通过档案管理系统在线移交，确保与纸质档案“同步归档、同套管理”。第九条保管条件1.库房要求：档案库房需独立设置，远离水源、热源，配备防盗门窗、防火器材、温湿度调控设备（温度14-24℃，相对湿度45-60%），定期清洁消毒，禁止存放易燃、易腐物品。2.装具管理：档案柜架需符合国家标准，档案存放应“上轻下重、分类排列”，定期检查档案状况，发现霉变、虫蛀及时处理。3.备份管理：电子档案需建立“双套制”（纸质+电子），重要电子档案（如会计报表、基建图纸）需异地备份，备份介质每2年检测一次，确保数据可读。第十条档案鉴定1.定期鉴定：成立由档案员、业务骨干、法律顾问组成的鉴定小组，每5年对到期档案进行鉴定，形成《档案鉴定意见书》，提出“继续保管”“销毁”或“开放利用”建议。2.开放审核：涉及国家秘密、个人隐私的档案，需按《政府信息公开条例》审核后开放；永久保管的档案自形成之日起满30年可申请开放（特殊档案除外）。第四章档案利用与销毁第十一条利用流程1.内部利用：单位人员需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人审批后借阅；档案原则上不外借，确需借出的，需分管领导审批，且归还时需检查档案完整性。2.外部利用：外单位人员需持单位介绍信、有效证件，经档案管理部门审核后，可在档案阅览室查阅；如需复制档案，需注明用途，敏感档案需审批。3.利用登记：建立《档案利用登记表》，记录利用人、时间、内容、用途，电子档案利用需留痕，确保可追溯。第十二条销毁流程1.鉴定与审批：到期需销毁的档案，经鉴定小组审核后，形成《档案销毁清册》，报单位领导班子审批；涉及涉密档案的，需报上级主管部门备案。2.销毁实施：销毁工作需2人以上监销，监销人需核对档案数量、内容，销毁后在清册上签字；电子档案销毁需彻底清除存储介质数据，防止恢复。第五章人员职责与考核第十三条档案管理部门职责1.制定档案管理制度，指导各部门立卷归档，开展档案业务培训。2.负责档案的接收、整理、保管、鉴定、统计，编制检索工具（如案卷目录、全文数据库）。3.组织档案利用服务，推进档案数字化、信息化建设，确保档案安全。第十四条专（兼）职档案员职责1.各部门指定专人负责档案收集，按要求整理组卷，按时移交档案。2.档案员需定期检查档案状况，参与档案鉴定与销毁，保守档案秘密。3.电子档案管理人员需确保系统安全，定期备份数据，防范网络攻击。第十五条考核机制将档案管理纳入部门年度考核，对归档及时率、完整率达标的部门予以表彰；对档案丢失、泄密、逾期未归档的，追究相关人员责任。第六章附则第十六条制度解释本制度由单位办公室（档案管理部门）负责解释，未尽