办公文件收发登记管理制度

办公文件收发登记管理制度办公文件收发登记管理适用于本单位所有纸质及电子形式的收文与发文管理，包括上级来文、平级单位函件、下级请示、内部文件、外部抄送文件等。文件类型涵盖通知、通报、请示、批复、报告、函、纪要等正式公文及重要事务性文书。文件收文管理流程如下：外部来文由办公室指定专职文件管理员统一签收，签收时需核对来文单位、文件数量、封装完整性，确认无误后填写《收文登记表》。登记表需记录收文日期、来文单位、文号、标题、密级、份数、紧急程度、签收人等信息，电子文件需同步记录发送方式（邮件/协同办公系统等）及附件情况。收文登记后，文件管理员应在2个工作日内完成初审，重点核查来文是否应由本单位办理、格式是否规范、内容是否完整，不符合要求的退回或要求补正，符合要求的进入呈批流程。呈批时，文件管理员根据文件内容和职责分工提出拟办意见，经办公室负责人审核后，按领导分工呈送分管领导批阅。紧急文件（标注“特急”“加急”）需在收文后1小时内呈送，绝密、机密文件需双人交接并单独登记。领导批示后，文件管理员根据批示意见填写《文件处理单》，明确承办部门、办理要求及时限，24小时内转交承办部门。承办部门收到文件后，需在3个工作日内启动办理程序，紧急文件需当日处理，办理过程中需及时向分管领导汇报进展；需多个部门协同办理的，由牵头部门负责协调并汇总意见。文件传阅实行“专人专管、顺序传递”，传阅单需记录传阅人、传阅日期及意见，一般文件传阅不超过5个工作日，密级文件当日收回，严禁横传、漏传或擅自复制。文件办理完毕后，承办部门需在5个工作日内将办理结果、领导批示原件及相关材料交回文件管理员，由文件管理员核对后标注“已办结”，并与原文件合并整理。文件发文管理流程如下：内部发文由承办部门拟稿，拟稿需符合《党政机关公文处理工作条例》要求，明确主送、抄送单位，标注密级、紧急程度，正文需经部门负责人初审，重点核查内容合法性、政策一致性、表述准确性及格式规范性。核稿由办公室负责，核稿内容包括：是否需要行文、行文依据是否充分、格式是否符合规范、文字表述是否准确、涉及其他部门事项是否已协商一致。核稿发现问题的，退回承办部门修改，修改后重新核稿；核稿通过后，提交分管领导或主要领导签发，签发人需明确签署“同意印发”或具体修改意见，严禁越权签发。签发后，文件管理员需在2个工作日内完成发文登记，登记内容包括发文日期、文件编号（按年度、部门、文种统一编号）、标题、主送单位、抄送单位、份数、承办人、印制状态等，电子文件需同步生成电子编号并关联纸质文件。文件印制由办公室统一负责，需严格按照签发稿印刷，核对无误后加盖单位公章（电子文件需生成电子签章），印制数量根据主送、抄送单位及存档需要确定，多余份数需登记后销毁，严禁随意留存。文件分发时，纸质文件通过机要交换、邮政专递或专人送达，需填写《文件分发记录表》，记录接收单位、送达方式、送达人、签收人及时间；电子文件通过协同办公系统、加密邮件等安全渠道发送，需确认接收方已成功接收并反馈。文件分发后，承办部门需在3个工作日内将签发稿、印制稿及核稿修改记录交文件管理员存档，电子文件需同步备份至单位档案管理系统，备份介质需至少保存2套，分别存放于不同物理位置。文件登记要求：纸质文件与电子文件需同步登记，登记信息需准确、完整、清晰，不得漏登、错登或补登；登记薄（电子台账）需按月整理、年度归档，保存期限不少于10年，密级文件登记薄保存期限按相关保密规定执行。文件管理员需每日核对收文、发文登记情况，每周汇总文件处理进度，形成《文件办理情况周报》报办公室负责人；每季度对文件登记准确性、流转及时性、办理有效性进行自查，自查结果纳入部门绩效考核。文件归档与保管：已办结文件需在次年3月底前完成归档，由文件管理员按年度、文种、保管期限分类整理，编制归档目录，移交单位综合档案室。密级文件归档前需经保密部门审核，归档后单独存放并限制查阅权限；电子文件归档需转换为不可修改格式（如PDF），确保元数据完整，存储介质需符合档案保管要求。查阅归档文件需填写《文件查阅申请表》，经办公室负责人批准，绝密文件需主要领导审批；查阅时严禁复制、拍照，确需复制的需注明“复制件”并登记备案。文件管理责任：文件管理员负责文件收发登记的直接责任，需严格遵守保密规定，严