2025年公司差旅费报销制度与表格

2025年公司差旅费报销制度与表格**2025年公司差旅费报销制度与表格**

**一、总则(GeneralProvisions)**

***目的(Purpose):**阐述制定本制度的背景、目的和意义，如规范差旅费管理、控制成本、提高效率等。

***适用范围(Scope):**明确本制度适用于公司所有员工（或特定岗位/部门员工）发生的、符合规定的差旅费用报销。

***基本原则(BasicPrinciples):**强调费用真实性、合理性、必要性原则，以及预算控制、厉行节约等要求。

***制度生效日期(EffectiveDate):**明确本制度自2025年X月X日起生效。

**二、费用报销范围与标准(EligibleExpensesandStandards)**

***报销范围(ScopeofExpenses):**

*交通费(TransportationCosts):机票、火车票（高铁/动车/普通火车）、市内交通（公交、地铁、出租车/网约车）、长途汽车等。

*住宿费(AccommodationCosts):客房费。

*餐饮费(MealsCosts):差旅期间发生的餐费补贴或实际餐费（根据公司政策区分标准或实报实销）。

*通讯费(CommunicationCosts):差旅期间产生的市内电话费、手机漫游费等。

*其他费用(OtherExpenses):如会议注册费、景点门票、必要的杂费等（需符合规定）。

***费用标准(FeeStandards):**

***交通标准:**不同地区/城市、不同职级人员的交通费用上限或优先选择方式（如机票、火车票）。

***住宿标准:**不同地区/城市、不同职级人员的住宿费用上限或定点酒店范围。

***餐饮标准:**明确餐补标准（若有）、实报实销的规定或上限。

***市内交通标准:**明确市内交通补贴标准或实报实销范围。

***其他费用标准:**对特殊费用（如注册费）的报销规定。

**三、报销流程与要求(ReimbursementProcessandRequirements)**

***差旅申请(TravelRequest):**

***申请条件:**规定哪些情况需要提交差旅申请，如目的地、出差时长、必要性等。

***申请流程:**员工填写差旅申请单，按审批权限提交给部门负责人、分管领导等审批。

***申请材料:**可能需要附上出差计划、预算审批单等。

***费用发生与记录(ExpenseOccurrenceandRecording):**

***票据要求:**强调保留合规票据（发票、行程单等）的重要性。

***电子票据:**对电子发票报销的规定（如需认证）。

***特殊情况处理:**如无票情况下的说明与审批流程。

***费用报销(ExpenseReimbursement):**

***报销提交:**员工在差旅结束后，填写差旅费报销单，附上相关票据，按审批权限提交财务部门。

***报销时限:**规定员工提交报销单及票据的最长时限。

***审批流程:**明确财务审核、部门负责人复核、财务复核/主管财务领导审批的流程和权限。

***复核要点:**财务部门审核票据合规性、金额准确性、流程完整性、是否符合标准等。

***付款结算(PaymentSettlement):**明确报销款项的支付方式、周期等。

**四、特殊规定(SpecialProvisions)**

***同城出差(LocalTravel):**对市内交通、住宿、餐饮的特殊规定（如是否需要住宿、是否有特殊补贴）。

***加班及夜间出差(OvertimeandNightTravel):**对加班费、夜宵补贴的规定。

***多人出差(GroupTravel):**对团队出差的费用汇总与分摊规定。

***备用金管理(AdvanceManagement):**如需预支备用金，明确申请、使用、核销流程和额度。

***因公出差与因私出差区分(Dutyvs.PersonalTravel):**明确不同性质出差的报销规定（通常因私出差不报销或按特殊政策处理）。

**五、违规处理(HandlingofViolations)**

***不合规票据处理:**对无法提供合规票据或票据不符要求的处理方式。

***超标准报销处理:**对超出规定标准的费用不予报销或按比例核减。

***虚假报销处理:**对提供虚假信息、冒领差旅费的行为的处理规定，可能涉及纪律处分。

**六、附则(SupplementaryProvisions)**

***解释权(AuthoritativeInterpretation):**明确本制度的解释权归属部门（如财务部、行政部或人力资源部）。

***修订与更新(RevisionandUpdate):**说明制度可能根据实际情况进行修订的程序。

***生效日期重申(ReaffirmationofEffectiveDate):**再次确认制度生效日期。

---

**七、附件(Appendices)**

***附件一：2025年差旅费报销单(TravelExpenseReimbursementForm)**(提供标准表格模板)

***附件二：差旅申请单(TravelRequestForm)**(提供标准表格模板，如需要)

***附件三：公司差旅地点及标准明细表(CompanyTravelDestinationandStandardDetailTable)**(可选，如标准较多)

***附件四：电子发票报销说明(E-invoiceReimbursementInstructions)**(可选，如对电子发票有特殊要求)

这个框架涵盖了差旅费报销制度的核心要素，并包含了相应的表格建议。具体内容需根据公司的实际情况、规模和管理需求进行调整和细化。

---

**第一章总则**

**第一条目的(Purpose)**

为规范公司员工因公出差发生的差旅费管理，明确差旅费报销的范围、标准、流程和要求，加强成本控制，提高费用使用效率，确保资金安全，维护公司利益，特依据国家相关法律法规及公司财务管理制度，结合公司业务发展需要，修订并制定本制度。

本制度旨在：

1.**统一标准：**建立统一的差旅费开支标准和报销依据，减少随意性，做到公开、公平、公正。

2.**控制成本：**通过明确的标准和严格的审批流程，有效控制差旅费用支出，实现资源优化配置。

3.**提高效率：**简化报销流程，提高审批效率，确保员工及时获得差旅费报销。

4.**加强管理：**强化差旅费的事前、事中、事后管理，降低财务风险。

5.**厉行节约：**倡导勤俭节约的作风，反对铺张浪费，建设成本效益型组织。

**第二条适用范围(Scope)**

本制度适用于公司[请填写适用部门，例如：全体员工/或特定部门如销售部、市场部、项目部等/或持有差旅审批权限的岗位]。

凡是按照公司规定或经批准参加公司组织的、与公司业务相关的、确因工作需要而离开公司所在地点（定义为“常驻办公地点”，具体地址：[请填写公司常驻办公地点，例如：北京市朝阳区XX路XX号]）进行工作的员工，其发生的符合本制度规定的差旅费用，均可依据本制度申请报销。

1.员工因私事（探亲、旅游、访友等）产生的费用。

2.公司安排的、已包含在项目或活动总预算内的交通、住宿费用（如特定市场活动、培训项目）。

3.违反公司规章制度或劳动纪律导致的非正常出差。

4.其他按公司专项规定执行的费用报销项目。

**第三条基本原则(BasicPrinciples)**

公司差旅费的管理与报销遵循以下基本原则：

1.**真实合规原则：**报销的差旅费用必须真实发生，符合国家财经法规及税法要求，取得的票据必须合规有效（如合法发票）。

2.**合理必要原则：**差旅费用的开支必须与出差任务的性质、目的、地点、时长相匹配，确为完成工作任务所必需。选择交通工具、住宿标准等应遵循经济、高效的原则。

3.**标准统一原则：**差旅费报销应严格遵循本制度规定的范围和标准。确因特殊情况超出标准的，需按本制度第五条规定的流程申请特殊审批。

4.**预算控制原则：**差旅活动应尽可能在预算范围内进行。涉及大额或非预期的差旅支出，需按公司预算管理流程履行审批程序。

5.**流程规范原则：**差旅申请、费用发生、票据保管、报销提交、审批支付等各环节均需遵循本制度及相关流程规定。

6.**厉行节约原则：**鼓励员工选择经济实惠的交通方式、住宿标准，合理控制通讯、餐饮等费用，杜绝浪费。

**第四条制度生效日期(EffectiveDate)**

本制度自**2025年X月X日**起正式生效。此前发布的相关规定与本制度不符的，以本制度为准。公司将根据实际情况适时对本制度进行评估和修订。

---

**请注意：**

*方括号`[]`中的内容需要根据贵公司的具体情况进行填写和调整。

*“2025年X月X日”需要替换为实际的生效日期。

*“常驻办公地点”应明确到具体的城市和地址。

*“适用部门”的范围应根据公司实际情况确定。

*可根据公司具体政策，在“基本原则”或单独章节中增加“内部优先原则”（如优先选择公司指定的协议酒店或合作交通工具）等。

---

**第二章费用报销范围与标准**

**第五条费用报销范围(EligibleExpenses)**

员工因公出差，在出差期间发生的、符合本制度规定的下列费用，可以申请报销：

1.**交通费(TransportationCosts):**

***城际交通：**出差往返目的地及目的地市内往返工作地点的交通费用。主要包括国内航空运输（机票）、铁路运输（高铁/动车/动车组、普通火车硬座/硬卧）、公路运输（普通汽车票、大巴票）。根据目的地距离、出差性质及公司政策，优先选择经济、便捷的公共交通工具。特殊情况下经批准乘坐出租车/网约车，其费用需符合标准（见下文“标准”）或提供合规票据实报实销。

***市内交通费：**差旅期间，在目的地市内因工作需要发生的交通费用。主要包括城市公共交通（公交车、地铁、出租车/网约车）。公司可根据城市和职级设定日交通补贴标准，或允许实报实销（需提供合规票据）。

2.**住宿费(AccommodationCosts):**

*差旅期间因工作需要在目的地发生的、符合公司规定的酒店住宿费用。

*住宿标准由公司根据目的地城市级别（如一线城市、二线城市等）及员工职级/岗位设定，具体标准见本制度第六条。原则上应在公司指定的协议酒店或符合标准的公共租赁住房、民宿（需提前报备批准）住宿。超出标准的住宿费用需按本制度第五条第五款申请特殊审批。

3.**餐饮费(MealsCosts):**

*差旅期间因工作需要发生的餐费。公司可根据政策提供每日餐费补贴，补贴标准见本制度第六条。提供餐费补贴的，一般不允许再报销实际餐费，除非特殊情况经批准。未提供餐费补贴或餐费补贴不足以覆盖实际支出的，可凭合规票据实报实销，但通常有单据金额上限。

4.**通讯费(CommunicationCosts):**

*差旅期间因工作需要发生的、超出员工正常通讯费用标准的手机话费（国内/国际漫游费、长途费）、网络流量费等。凭合规票据实报实销，但通常有月度或行程总额度限制。

5.**其他费用(OtherExpenses):**

*差旅期间因工作需要发生的、经公司批准且不属于上述主要费用范围的必要支出，如：

*会议注册费、参会费；

*必要的工作相关的城市间交通费（如跨城市参加会议）；

*必要的景点门票费（如用于工作调研、客户接待需发生的）；

*其他经部门负责人及财务部门认定的与差旅工作直接相关的杂费。

*此类费用需提供合规票据，并经审批人特别批准后方可报销。

**第六条费用标准(FeeStandards)**

公司为规范支出，设定以下差旅费用标准（具体标准以公司最新发布的《差旅标准表》为准，该表作为本制度附件或另行发布）：

1.**城际交通标准：**

*优先选择：符合公司规定的经济舱机票、高铁/动车二等座及以上（视城市级别和职级）、普通火车硬座/硬卧。

*特殊情况：经审批乘坐出租车/网约车，费用上限为[请填写具体金额或规定，例如：当日市内标准出租车费用/或按实际票据金额，但需符合当地定价政策]。

*航班选择：鼓励选择正常航班，特殊紧急情况需经审批后方可乘坐夜间航班（红眼航班）。

2.**住宿标准：**

*根据目的地城市级别（一线城市、新一线/二线、三四线及以下）和员工职级/岗位，设定每日住宿费上限。

***示例（仅供参考，需公司具体制定）：**

*一线城市：职级A/B/C：每日[金额]元。

*新一线/二线城市：职级A/B/C：每日[金额]元。

*三四线及以下城市：职级A/B/C：每日[金额]元。

*员工应选择协议酒店或符合标准的住宿场所。因客观原因无法预订到协议酒店且确需住其他酒店时，住宿费可按标准上限报销，超出部分需按本制度第五条第五款申请特殊审批。

3.**市内交通标准：**

*提供日交通补贴：每日[金额]元。

*实报实销：每日[金额]元上限，需提供合规票据。

4.**餐饮费标准：**

*提供餐费补贴：每日[金额]元，包含在工作总补贴额度内。

*实报实销：每日[金额]元上限，需提供合规票据。超过上限或无上限但总额超出合理范围的，需按本制度第五条第五款申请特殊审批。

5.**通讯费标准：**

*按实际发生额报销，但单月/单次出差总额不超过[金额]元。

6.**其他费用标准：**

*按实际发生额凭合规票据报销，但需经审批。

**备注：**

*公司将根据市场行情和公司政策周期性调整《差旅标准表》，各部门应及时获取并遵照执行。

*员工出差前应查询并了解最新的差旅标准。

*本标准为上限控制，实际报销金额以员工实际发生且符合标准的费用为依据。

---

**请注意：**

*“[请填写具体金额或规定]”处需要根据公司制定的精确标准进行替换。

*“示例（仅供参考）”部分仅为格式展示，实际标准需公司根据自身情况详细制定并公布。

*建议将详细的《差旅标准表》作为本制度的附件，或在制度中明确其作为附件的效力。

---

**第三章报销流程与要求**

**第七条差旅申请(TravelRequest)**

1.**申请条件与时机：**员工确需出差前，应提前提交《差旅申请单》（见附件一），获得部门负责人及相应审批权限领导的批准后方可执行出差任务。紧急出差除外，但应在出发后第一时间补办差旅申请或说明。

2.**申请流程：**

*员工在出差出发前[请填写天数，例如：3个工作日]内，通过公司指定的电子审批系统（如OA系统）提交《差旅申请单》。

*《差旅申请单》应包含出差事由、目的地、起止时间、行程安排、预计费用、交通方式、住宿安排（或标准）等详细信息。

*《差旅申请单》需按公司审批权限矩阵逐级审批，直至获得最终批准。审批人应重点审核出差事由的必要性、行程安排的合理性以及预算符合性。

3.**申请材料：**除《差旅申请单》外，根据出差性质，可能需要附上相关证明材料，如会议通知、客户邀请函、培训报名确认等。

**第八条费用发生与记录(ExpenseOccurrenceandRecording)**

1.**票据要求：**

*员工在出差期间及返回后[请填写时限，例如：5个工作日]内，必须妥善保管所有合规票据，包括但不限于机票行程单、火车票、汽车票、酒店发票、出租车/网约车发票、餐饮发票、会议注册费发票、通讯费账单等。

*所有票据必须真实、完整、清晰，并与实际发生的经济业务相符。发票必须是符合税法规定的增值税专用发票或普通发票。

*对于电子票据（电子机票、电子火车票、电子发票等），员工应确保其有效性（如电子客票行程单需通过官方渠道查验下载，电子发票需按规定进行认证或确认）。

2.**特殊情况处理：**

***无票情况：**如遇特殊情况（如非自愿放弃行程、票据遗失等）无法取得合规票据，员工应立即向部门负责人和财务部报告，并在《差旅费报销单》（见附件二）中详细说明情况，附上相关证明材料（如行程记录、沟通记录等），由部门负责人、财务审核及主管领导审批同意后，方可进行补充报销。

***非标准票据：**如发生支付给个人的现金（除市内交通、特殊情况补贴外）或不符合规定的票据，原则上不予报销。特殊情况需经公司主管领导特别批准。

**第九条费用报销(ExpenseReimbursement)**

1.**报销提交：**

*员工出差返回后，应在[请填写时限，例如：10个工作日]内，填写《差旅费报销单》（见附件二），详细列明各项费用明细（分类、金额、事由），并附上完整的原始票据。

*《差旅费报销单》需按原始票据金额填写，不得涂改、挖补、撕毁。如需更正，应按规定进行。

*报销单需按审批权限，提交给部门负责人、财务部门审核、[请填写下一级审批人，例如：财务主管/总监]进行最终审批。

2.**审批流程：**

***部门负责人审核：**核对出差事由与申请是否一致，确认行程及费用发生的真实性、合理性。

***财务部门审核：**核对票据的合规性、金额的准确性、报销范围的符合性、是否超出公司标准、审批手续是否齐全。

***财务审批/主管领导审批：**根据公司授权和审批权限，对报销进行最终确认。

3.**复核要点：**财务部门在审核过程中，将重点关注以下方面：

*报销单与申请单信息是否一致。

*票据是否为合规发票，是否连续、无缺漏。

*各项费用是否属于本次出差范围。

*报销金额是否超出公司规定的标准和预算。

*审批流程是否完整、合规。

4.**报销时限：**员工应按规定时限提交报销单及票据，逾期提交可能导致无法及时报销。

**第十条付款结算(PaymentSettlement)**

1.财务部门在完成所有审批流程后，将根据审核通过的《差旅费报销单》和相关票据，按公司财务制度规定的时间和方式（如银行转账）支付报销款项。

2.如员工已按规定预支备用金，应在提交报销单时一并提交备用金核销申请，财务部门核实无误后，一次性退还多退少补的金额。

3.员工应核对报销款项金额与报销单信息无误后，在报销单上签字确认。

---

**第四章特殊规定**

**第十一条同城出差(LocalTravel)**

1.原则上，同城出差（指出发地和目的地均在公司常驻办公地所属城市，且单程交通时间不超过[请填写时间，例如：1小时]的出差）一般不安排住宿，不报销住宿费。

2.同城出差可按规定标准报销市内交通费。

3.若同城出差因工作性质需要（如跨区参加会议、客户拜访距离较远等）确需住宿，应事先报备部门负责人和财务部批准，并按标准报销住宿费。

4.同城出差的餐饮费是否报销及标准，按公司相关规定执行（如是否提供餐补、实报实销标准等）。

**第十二条加班及夜间出差(OvertimeandNightTravel)**

1.**加班费：**差旅期间因工作需要在目的地加班，按公司《考勤管理制度》和《加班管理制度》执行，符合规定条件的可申请加班费，但通常不直接计入差旅费报销范围，而是作为额外福利或薪酬支付。涉及夜班的，如公司有夜宵补贴规定，可按规定申请。

2.**夜间抵达/离开：**若因工作需要，出差人员夜间抵达或需次日凌晨离开目的地，公司可根据实际情况提供一定的夜宵补贴或调整次日工作时间（若有加班，按加班政策处理）。

**第十三条多人出差(GroupTravel)**

1.对于多人同行的出差任务，原则上应统一行程、统一预订交通和住宿，以获取团体优惠价格。

2.费用报销时，可按人汇总报销，也可根据实际发生情况分别报销。交通费（机票、火车票）通常按人头分别计算。住宿费可按标准为每人计算，或根据实际预订情况汇总。

3.组团出差的费用预算应提前申请，整体费用控制在批准的预算范围内。

**第十四条备用金管理(AdvanceManagement)**

1.对于经常性出差或出差目的地交通、住宿费用较高的员工，经部门负责人和财务部批准，可申请领取差旅备用金。

2.员工应按批准的备用金额度使用，主要用于支付小额市内交通费、餐饮费或预订酒店时预付的部分费用。

3.员工在出差结束后[请填写时限，例如：5个工作日]内，需提交完整的《差旅费报销单》及相关票据进行核销。财务部门将核销金额与备用金余额相抵，多退少补。

4.备用金的使用必须符合规定用途，不得挪作他用。如有违规，将按公司制度处理。

**第十五条因公出差与因私出差区分(Dutyvs.PersonalTravel)**

1.本制度仅适用于因公出差的差旅费报销。员工因私事（探亲、旅游、治病等）产生的交通、住宿等费用，原则上由员工自行承担，不得申请公司报销。

2.如员工同时进行公私兼顾的出行，必须将因公部分和因私部分在时间、费用上严格分开，仅能就因公部分申请报销，并需提供能够清晰界定公私行程和费用的相关证明（如行程单、住宿登记表等）供财务审核。

3.对于无法清晰区分公私行程和费用的，或主要目的为私人活动的，公司将不予报销任何相关费用。

---

**第五章违规处理**

**第十六条违规处理(HandlingofViolations)**

1.**票据违规：**报销单据不合规（如假票、非法票据、信息不符、缺少必要的附件等），财务部门有权拒绝报销，并通报相关部门。情节严重的，将按公司《员工手册》及相关规定处理。

2.**超标准报销：**报销的费用超出本制度规定的标准，超出部分将不予支付。

3.**虚假报销：**提供虚假信息、伪造单据或冒领差旅费的行为，一经查实，将立即追回非法所得款项，并根据公司《员工手册》及国家法律法规，视情节轻重给予警告、记过、降职降薪直至解除劳动合同等处分；涉嫌犯罪的，将移交司法机关处理。

4.**流程违规：**未按本制度规定的流程申请、审批而报销的，财务部门有权拒绝支付，并要求补办手续或按相关规定处理。

5.**重复报销：**同一笔合理且合规的费用，已通过其他途径获得公司报销的，不得再次报销。

---

**第六章附则**

**第十七条解释权(AuthoritativeInterpretation)**

本制度由公司[请填写负责部门，例如：财务部/或人力资源部/或行政管理部]负责解释。

**第十八条修订与更新(RevisionandUpdate)**

公司将根据国家法律法规的变化、宏观经济形势以及公司自身经营管理的需要，适时对本制度进行修订和完善。修订后的制度将另行发布通知。

**第十九条生效日期重申(ReaffirmationofEffectiveDate)**

再次强调，本制度自**2025年X月X日**起正式生效。此前发布的相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

**第二十条其他(Others)**

1.本制度未尽事宜，参照国家相关法律法规及公司其他规章制度执行。

2.本制度自发布之日起生效。

---

**附件(Appendices)**

***附件一：2025年差旅费报销单(TravelExpenseReimbursementForm)**(提供标准表格模板)

***附件二：差旅申请单(TravelRequestForm)**(提供标准表格模板)

***附件三：公司差旅地点及标准明细表(CompanyTravelDestinationandStandardDetailTable)**(作为本制度附件或另行发布，详细列出各城市、各职级的交通、住宿、餐饮等具体标准)

***附件四：电子发票报销说明(E-invoiceReimbursementInstructions)**(可选，如对电子发票有特殊要求或操作指引)

***附件五：差旅审批权限矩阵(TravelApprovalMatrix)**(可选，如需明确不同层级、职级人员的审批额度或权限)

---

**签发栏(Sign-offSection)**

***制定部门：**[请填写部门名称]

***审核：**[签章/姓名]日期：_________

***批准：**[签章/姓名]日期：_________

---

**请注意：**

*所有`[请填写...]`的地方都需要根据公司的具体情况进行填充。

*“2025年X月X日”需要替换为实际的生效日期。

*确保附件中的表格模板与制度内容相符。

*签发栏根据公司实际审批流程设置。

*整个文档的语言风格应保持专业、严谨、清晰。

对标题为“2025年公司差旅费报销制度与表格”的整体内容检查后，提出以下优化建议和可能遗漏的关键点：

**格式优化建议：**

1.**标题层级：**建议使用更清晰的标题层级，例如使用“一级标题”（H1）表示章，“二级标题”（H2）表示节，“三级标题”（H3）表示细目，以此类推，使文档结构一目了然。例如：

*`#第一章总则`

*`##第一条目的`

*`###1.1依据与意义`

2.**列表格式：**在“费用报销范围”（第五条）和“费用标准”（第六条）中，大量使用项目符号（bulletpoints）是合适的。但在描述性文字段落中，应使用编号列表（numberedlist）或段落格式，避免过多不必要的项目符号，使阅读更流畅。

3.**表格：**对于《差旅地点及标准明细表》（附件三）和《差旅审批权限矩阵》（附件五，如果添加），应使用真正的表格格式（如Markdown表格、Word表格或Excel表格