公司应付应收财务制度

PAGE公司应付应收财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司应付账款和应收账款的财务管理，加强资金流动的监控与管理，确保公司财务状况的稳定与健康发展，保障公司的合法权益，提高资金使用效率，防范财务风险。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及应付账款和应收账款的财务活动，包括采购、销售、项目合作等业务环节。3.基本原则合法性原则：所有应付应收财务活动必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。准确性原则：财务数据的记录、核算和报告应准确无误，确保信息真实可靠。及时性原则：及时处理应付账款的支付和应收账款的回收，避免逾期产生不良影响。风险控制原则：加强对应付应收款项的风险评估与控制，采取有效措施防范坏账风险。二、应付账款管理1.应付账款的定义与范围应付账款是指公司因购买商品、接受劳务等经营活动应支付的款项，包括但不限于货款、服务费、运输费等。2.应付账款的确认与计量确认条件：当公司取得相关商品或服务的控制权，且该交易的经济利益很可能流出企业，同时金额能够可靠计量时，应确认应付账款。计量原则：应付账款应按照交易合同或协议约定的金额进行初始计量，包括价款、增值税额以及其他应计入成本的费用。如有现金折扣，应按照扣除现金折扣前的金额确定应付账款的入账价值，现金折扣在实际发生时计入财务费用。3.应付账款的审批流程采购申请：各部门根据业务需要提出采购申请，详细注明采购商品或服务的名称、规格、数量、价格、预计到货时间等信息，并提交给部门负责人审批。采购订单下达：经部门负责人审批通过后，采购部门根据采购申请与供应商签订采购合同或下达采购订单，明确双方的权利义务、交货时间、付款方式等条款。采购订单需提交给财务部门备案。到货验收：采购的商品或服务到货后，验收部门应按照合同要求进行验收，确认货物的数量、质量、规格等符合要求后，出具验收报告。验收报告应及时提交给财务部门。应付账款入账：财务部门根据采购合同、采购订单、验收报告等相关凭证，核对无误后确认应付账款，并进行账务处理。对于金额较大或重要的应付账款，需提交给财务经理审核后入账。付款审批：在付款期限到达前，财务部门根据合同约定的付款方式和时间，编制付款申请单，注明应付账款的明细、金额、付款日期等信息，并提交给相关负责人审批。付款申请单的审批流程如下：金额较小的付款：由财务经理审批。金额较大的付款：需提交给总经理审批。4.应付账款的支付管理支付方式：公司应根据与供应商的约定选择合适的支付方式，常见的支付方式包括支票、银行转账、商业汇票等。在选择支付方式时，应综合考虑资金成本、支付安全性、便利性等因素。支付时间：严格按照采购合同约定的付款时间进行支付，避免逾期付款产生不良信用记录。如因特殊原因需要延期付款，应提前与供应商沟通协商，并取得对方的同意。支付流程：财务部门在收到付款审批通过的付款申请单后，按照审批意见安排资金支付。对于支票支付，应确保支票的填写规范、准确，并妥善保管支票存根；对于银行转账支付，应核对收款账户信息无误后进行转账操作，并保留转账记录。支付完成后，财务部门应及时更新应付账款台账，核销已支付的款项。5.应付账款的账龄分析与监控账龄分析：财务部门应定期对应付账款进行账龄分析，将应付账款按照账龄长短进行分类统计，分析不同账龄区间的应付账款金额占比情况。账龄分析表应至少每月编制一次，并提交给财务经理和相关部门负责人。监控措施：根据账龄分析结果，对逾期未付的应付账款进行重点监控。对于账龄较长的应付账款，财务部门应及时与供应商沟通，了解原因，并采取相应的措施，如协商延长付款期限、制定还款计划等。同时，应关注供应商的催款情况，避免因逾期付款给公司带来信用风险。6.应付账款的核对与清理定期核对：财务部门应定期与供应商核对应付账款账目，确保双方账目一致。核对周期一般为每季度一次，如有必要，也可根据实际情况增加核对频率。核对工作应形成书面记录，双方签字确认。清理工作：对于长期挂账且确实无法支付的应付账款，财务部门应按照公司的相关规定进行清理。清理过程中，需取得充分的证据证明该款项无需支付，如供应商破产、注销、放弃债权等。经公司内部审批通过后，将该款项转为营业外收入进行账务处理。三、应收账款管理1.应收账款的定义与范围应收账款是指公司因销售商品、提供劳务等经营活动应向购货单位或接受劳务单位收取的款项，包括但不限于货款、服务费、逾期利息等。2.应收账款的确认与计量确认条件：当公司已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方，且既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权，也没有对已售出的商品实施有效控制，同时收入的金额能够可靠计量，相关的经济利益很可能流入企业，并且相关的已发生或将发生的成本能够可靠计量时，应确认应收账款。计量原则：应收账款应按照扣除商业折扣后的金额进行初始计量。商业折扣是指公司为促进商品销售而在商品标价上给予的价格扣除。对于包含现金折扣的应收账款，应按照扣除现金折扣前的金额确定应收账款的入账价值，现金折扣在实际发生时计入财务费用。3.应收账款的审批流程销售合同签订：销售部门与客户签订销售合同或协议，明确双方交易的商品或服务内容、数量、价格、交货时间、付款方式等条款。销售合同需提交给财务部门备案。发货与开票：销售部门根据销售合同安排发货，并及时开具发票。发票应按照规定的格式和内容开具，确保信息准确无误。发货单和发票副本应及时提交给财务部门。应收账款入账：财务部门根据销售合同、发货单、发票等相关凭证，核对无误后确认应收账款，并进行账务处理。对于金额较大或重要的应收账款，需提交给财务经理审核后入账。收款跟踪：财务部门应建立应收账款跟踪管理制度，定期对应收账款的回收情况进行跟踪和分析。对于逾期未收回的账款，应及时通知销售部门采取措施进行催收。4.应收账款的催收管理催收责任：销售部门负责应收账款的催收工作，应明确专人负责，并根据客户的信用状况和欠款金额制定合理的催收计划。催收人员应及时与客户沟通，了解欠款原因，督促客户按时还款。催收方式：根据客户的实际情况，可采取多种催收方式，如电话催收、邮件催收、上门催收、发送催款函等。对于逾期时间较长、欠款金额较大的客户，可考虑通过法律途径进行催收。催收记录：催收人员应做好催收记录，详细记录每次催收的时间、方式、内容、结果等信息。催收记录应定期整理归档，以便后续查询和分析。催收效果评估：财务部门应定期对催收工作的效果进行评估，分析不同催收方式的回收率和成本效益情况。对于催收效果不佳的客户，应及时调整催收策略，采取更有效的措施进行催收。5.应收账款的坏账管理坏账准备计提：公司应按照会计准则的要求，定期对应收账款进行减值测试，估计可能发生的坏账损失，并计提坏账准备。坏账准备的计提方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应经公司董事会批准，并在财务报表附注中予以说明。坏账确认：当有确凿证据表明应收账款无法收回时，如债务单位已撤销、破产、资不抵债、现金流量严重不足等，经公司内部审批通过后，确认为坏账损失。坏账处理：对于已确认的坏账损失，应冲减已计提的坏账准备，并同时核销应收账款。坏账处理应形成书面报告，详细说明坏账的原因、金额、处理过程等信息，并提交给公司管理层和相关部门备案。6.应收账款的账龄分析与监控账龄分析：财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，将应收账款按照账龄长短进行分类统计，分析不同账龄区间的应收账款金额占比情况。账龄分析表应至少每月编制一次，并提交给财务经理和相关部门负责人。监控措施：根据账龄分析结果，对逾期未收回的应收账款进行重点监控。对于账龄较长的应收账款，财务部门应及时与销售部门沟通，了解催收情况，并采取相应的措施，如加强催收力度、调整信用政策等。同时，应关注客户的经营状况和财务状况变化，及时评估坏账风险。7.应收账款的核对与清理定期核对：财务部门应定期与客户核对应收账款账目，确保双方账目一致。核对周期一般为每季度一次，如有必要，也可根据实际情况增加核对频率。核对工作应形成书面记录，双方签字确认。清理工作：对于长期挂账且确实无法收回的应收账款，财务部门应按照公司的相关规定进行清理。清理过程中，需取得充分的证据证明该款项无法收回，如客户破产、注销、放弃债权等。经公司内部审批通过后，将该款项确认为坏账损失，并进行账务处理。四、财务风险管理1.风险识别与评估财务部门应定期对应付应收款项进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如供应商信用风险、客户信用风险、市场波动风险、政策法规风险等。根据风险评估结果，确定风险等级，对高风险的应付应收款项采取重点监控和防范措施。2.风险应对措施信用管理：建立供应商和客户信用档案，对其信用状况进行评估和分级。根据信用等级制定相应的信用政策，如信用额度、信用期限、付款方式等，降低信用风险。合同管理：加强采购合同和销售合同的管理，明确双方的权利义务、付款条款、违约责任等内容，确保合同的合法性和有效性。在签订合同前，应对合同条款进行严格审核，避免潜在的风险。资金管理：合理安排资金，确保公司有足够的资金支付应付账款，同时加快应收账款的回收，提高资金使用效率。对于资金紧张的情况，可考虑通过融资渠道筹集资金，缓解资金压力。信息沟通与