签单发货与财务制度

PAGE签单发货与财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司签单发货流程及财务相关操作，确保公司业务的顺利开展，保障财务数据的准确性、及时性和安全性，维护公司的合法权益，促进公司健康稳定发展。2.适用范围本制度适用于公司内部涉及签单发货及相关财务活动的所有部门和人员。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保公司运营活动合法合规。准确性原则：签单发货信息及财务数据应准确无误，如实反映业务实际情况。及时性原则：各项签单发货及财务操作应及时进行，避免延误影响业务进展和财务核算。完整性原则：涵盖签单发货及财务流程的各个环节，确保制度的全面性和有效性。二、签单发货流程1.订单接收与审核销售部门负责接收客户订单，对订单内容进行详细记录，包括客户信息、产品或服务规格、数量、价格、交货时间等。对订单进行初步审核，检查订单信息的完整性和准确性，确认客户资质及信用状况。如发现问题，及时与客户沟通核实，必要时暂停订单处理并向上级汇报。2.合同签订根据审核通过的订单，销售部门与客户签订正式合同。合同应明确双方的权利义务、产品或服务内容、价格、交货方式、付款方式、违约责任等关键条款。合同签订前，需提交法务部门进行合法性审查，确保合同符合法律法规要求，不存在法律风险。法务部门审查通过后，由授权代表签字盖章生效。3.发货准备销售部门将已签订的合同副本提交至生产部门或相关业务执行部门，作为发货依据。生产部门根据合同要求安排生产计划，确保产品按时、按质、按量生产完成。同时，对产品进行检验检测，保证产品质量符合合同约定标准。仓库管理部门根据生产进度和发货计划，做好货物的备货、包装等准备工作。确保货物包装完好，标识清晰，数量准确。4.发货通知与执行生产完成并检验合格后，仓库管理部门向销售部门发出发货通知。销售部门确认发货信息后，通知物流部门安排发货。物流部门根据发货通知，选择合适的运输方式，安排车辆或物流渠道进行货物运输。在发货过程中，确保货物安全运输，及时跟踪货物运输状态，并将运输信息反馈给销售部门和客户。发货时，仓库管理部门应填写发货清单，详细记录发货日期、货物名称、规格、数量、客户名称、收货地址等信息。发货清单一式多份，分别留存仓库、销售部门、财务部门等相关部门。三、财务制度1.财务核算原则公司采用权责发生制进行财务核算，以实际发生的经济业务为依据，记录和反映公司的财务状况和经营成果。遵循会计准则和财务制度，确保财务报表真实、准确、完整。财务报表包括资产负债表、利润表、现金流量表等，定期编制并报送公司管理层及相关部门。2.收入确认销售商品收入在同时满足下列条件时予以确认：公司已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方；公司既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权，也没有对已售出的商品实施有效控制；收入的金额能够可靠地计量；相关的经济利益很可能流入公司；相关的已发生或将发生的成本能够可靠地计量。提供劳务收入根据完工进度确认收入，完工进度按照已完工作的测量、已经提供的劳务占应提供劳务总量的比例、已经发生的成本占估计总成本的比例等方法确定。3.应收账款管理销售部门负责应收账款的催收工作，定期与客户核对账目，及时了解客户付款情况。对于逾期未付款的客户，应制定催收计划，采取有效措施进行催收。财务部门负责对应收账款进行核算和监控，定期编制应收账款账龄分析表，向销售部门反馈应收账款风险情况。对于账龄较长、风险较大的应收账款，应及时与销售部门沟通，共同采取措施降低风险。建立应收账款坏账准备制度，根据应收账款的账龄、客户信用状况等因素，合理估计坏账损失，计提坏账准备。坏账准备的计提方法和比例一经确定，不得随意变更。4.成本核算生产部门负责产品成本的核算，按照产品品种或批次归集生产过程中发生的各项成本费用，包括直接材料、直接人工、制造费用等。成本核算应遵循成本核算原则，准确计算产品成本。对于共同成本和间接成本，应按照合理的分配方法进行分摊，确保成本核算的准确性。财务部门定期对成本核算结果进行审核，检查成本核算方法的合理性和成本数据的准确性。如发现问题，及时与生产部门沟通调整。5.费用报销公司制定费用报销制度，明确各项费用的报销标准、审批流程和报销期限。员工应按照制度规定填写费用报销单，附上相关发票、收据等原始凭证。费用报销单经部门负责人审核后，提交财务部门进行审核。财务部门对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，对不符合规定的报销凭证予以退回。审核通过的费用报销单，按照公司授权审批流程进行审批。审批通过后，财务部门予以报销付款。四、签单发货与财务的衔接1.信息传递销售部门在签单发货过程中，应及时将订单信息、合同信息、发货信息等传递给财务部门。传递方式可采用纸质文件、电子文档等形式，确保信息传递的准确性和及时性。财务部门收到相关信息后，应及时进行登记和处理，将发货信息与财务核算系统进行关联，确保财务数据的完整性和准确性。2.款项收付财务部门根据合同约定的付款方式，及时跟踪客户款项收付情况。对于已发货的订单，按照合同规定的收款时间和金额，向客户开具发票，并进行收款确认。收到客户款项后，财务部门应及时进行账务处理，登记银行存款或应收账款的减少。同时，核对收款信息与发货信息、合同信息是否一致，确保款项收付的准确性。对于需要支付的款项，如采购原材料、支付运费等，财务部门应根据合同约定和公司资金状况，及时安排付款。付款前，需审核付款申请单及相关凭证，确保付款的合理性和合法性。五、监督与检查1.内部审计公司设立内部审计部门，定期对签单发货流程及财务制度的执行情况进行审计检查。审计内容包括订单审核、合同签订、发货操作、财务核算、款项收付等环节。内部审计部门通过查阅文件资料、实地走访、数据分析等方式，对业务流程和财务数据进行审查，发现问题及时提出整改建议，并跟踪整改落实情况。2.定期检查财务部门定期对签单发货及财务数据进行核对和检查，确保财务数据与业务实际情况相符。检查内容包括发货清单与销售记录的一致性、应收账款账龄分析的准确性、成本核算的合理性等。销售部门和仓库管理部门定期对发货情况进行盘点和核对，确保货物实际发出数量与发货清单一致，库存账实相符。3.违规处理对于违反签单发货流程及财务制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、降职、辞退等。对于因违规行为给公司造成损失的，相关责任人应承担赔偿责任。如构成犯罪的，将依法追究刑事责任。六、附则1.制度解