财务制度备用金制度

PAGE财务制度备用金制度一、总则（一）目的本备用金制度旨在规范公司备用金的管理，确保备用金的合理使用与安全，满足公司日常经营活动中临时性、小额资金支付的需求，提高资金使用效率，防范财务风险。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及分支机构因工作需要申请使用备用金的情况。（三）定义备用金是指公司为满足日常经营活动中临时性、小额资金支付需求，预先拨付给相关部门或个人周转使用的现金。二、备用金的申请与审批（一）申请条件1.因工作需要，经常有临时性、小额费用支出，且该费用无法通过银行转账等其他方式及时支付的情况。2.单次支出金额一般不超过[X]元，但特殊情况经总经理审批后可适当提高额度。（二）申请流程1.申请人填写《备用金申请表》，详细注明申请备用金的用途、预计金额、使用期限等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况对申请的必要性和合理性进行审查，并签署意见。3.经部门负责人审核通过后，申请表流转至财务部门。财务部门对申请内容进行合规性审查，包括备用金额度是否符合规定、用途是否明确合理等。如审核通过，财务部门负责人签字确认。4.最后，申请表报总经理审批。总经理根据公司整体资金状况和业务需求，对备用金申请进行最终审批。（三）审批权限1.备用金申请金额在[X]元以下的，由部门负责人审核，财务部门负责人审批。2.申请金额在[X]元至[X]元之间的，经部门负责人、财务部门负责人审核后，报总经理审批。3.申请金额超过[X]元的，需经公司领导班子集体研究决定。三、备用金的核定与发放（一）备用金额度核定1.财务部门根据各部门的业务性质、工作特点及以往备用金使用情况，结合公司资金状况，为各部门核定备用金限额。2.备用金限额原则上每年核定一次，如遇公司业务调整、部门职能变化等情况，可适时进行调整。（二）备用金发放1.经审批通过的备用金申请，财务部门在收到完整申请表后的[X]个工作日内，按照核定的额度将备用金以现金或银行转账方式发放给申请人。2.申请人需在收到备用金后[X]个工作日内，到财务部门办理签收手续，并在《备用金领用登记簿》上签字确认。四、备用金的使用（一）使用范围1.差旅费：员工因公务出差期间的交通、住宿、餐饮等费用支出。2.办公用品及耗材采购：日常办公所需的文具、纸张、墨盒等小额采购支出。3.业务招待费：因业务需要招待客户的餐饮、礼品等费用支出，但应符合公司业务招待费管理规定。4.零星办公设备维修费用：金额较小的办公设备维修、保养支出。5.其他经公司批准的临时性小额支出。（二）使用原则1.专款专用原则：备用金必须按照申请用途使用，不得挪作他用。2.预算控制原则：使用备用金应在核定的额度范围内，并遵循公司相关费用预算管理规定。3.审批合规原则：每笔备用金支出都应经过规定的审批流程，确保支出的合理性和合规性。（三）支出审批1.备用金支出金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。2.支出金额在[X]元至[X]元之间的，经部门负责人审核后，报财务部门负责人审批。3.支出金额超过[X]元的，需报总经理审批。（四）报销规定1.备用金使用后，申请人应在费用发生之日起[X]个工作日内，凭有效发票及相关凭证到财务部门办理报销手续。2.报销凭证应真实、合法、有效，发票内容应与备用金使用用途相符，且必须加盖发票专用章。3.财务部门对报销凭证进行审核，如审核通过，按照公司财务报销流程进行报销，冲减备用金。五、备用金的管理与监督（一）日常管理1.财务部门负责建立备用金台账，详细记录备用金的申请、发放、使用、报销及余额情况。2.各部门负责人应负责本部门备用金的日常管理，督促申请人及时办理报销手续，确保备用金的安全与合理使用。3.申请人应妥善保管备用金，不得遗失、挪用或转借他人。如因保管不善造成备用金损失的，由责任人承担相应责任。（二）定期盘点1.财务部门应定期对备用金进行盘点，至少每月一次。盘点内容包括备用金的实际余额与台账记录是否相符、备用金使用情况是否合规等。2.盘点结束后，应编制《备用金盘点表》，由盘点人员和监盘人员签字确认。如发现账实不符等问题，应及时查明原因，并进行相应处理。（三）监督检查1.公司审计部门负责对备用金制度的执行情况进行定期审计和不定期检查，确保备用金的管理符合规定。2.对于违反备用金制度的行为，审计部门应及时提出整改意见，并视情节轻重追究相关责任人的责任。六、备用金归还与清理（一）备用金归还1.备用金使用完毕后，申请人应及时到财务部门办理报销手续，冲减备用金。如备用金有剩余，应在[X]个工作日内全额归还财务部门。2.对于因工作需要延长备用金使用期限的，申请人应提前向财务部门提出申请，经批准后方可继续使用。（二）备用金清理1.每年年末，财务部门应对各部门的备用金进行全面清理。对于已使用完毕且未及时报销的备用金，应督促申请人尽快办理报销手续；对于长期未使用或已不再需要的备用金，应及时收回。2.如遇员工离职、调岗等情况，所在部门应负责督促其办理备用金的归还或报销手续。在离职或调岗手续办理完毕前，备用金必须结清。七、罚则（一）违反备用金制度的行为1.未经审批擅自使用备用金。2.挪用备用金。3.未按规定用途使用备用金。4.逾期未归还备用金或未及时办理报销手续。5.提供虚假报销凭证。（二）处罚措施1.对于违反备用金制度的行为，视情节轻重给予相应处罚，包括但不限于警告、罚款、降职、辞退等。2.因违反备用金制度给公司造成经济损失的，责任人应承担全