企业经费开支财务制度

PAGE企业经费开支财务制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范企业经费开支行为，加强财务管理，确保经费使用的合理性、合法性和效益性，保障企业各项业务活动的顺利开展，维护企业的经济利益。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在开展与公司业务相关活动过程中的经费开支管理。（三）基本原则1.合法性原则：经费开支必须符合国家法律法规以及公司的相关规定，严禁任何违法违规的支出行为。2.合理性原则：各项经费开支应根据实际业务需求进行安排，确保支出合理、必要，杜绝浪费和不合理的开支。3.效益性原则：注重经费使用的效益，以最小的投入获取最大的产出，提高企业资源的利用效率。4.预算控制原则：严格执行预算管理制度，所有经费开支应纳入预算管理范畴，未经预算安排或超预算的支出，原则上不予报销。5.审批规范原则：明确经费开支的审批流程和权限，确保每一笔支出都经过严格的审批，防止随意支出。二、经费开支分类及标准（一）办公费用1.办公用品日常办公所需的文具、纸张、墨盒、硒鼓等，由行政部门根据实际需求统一采购、发放和管理。各部门应定期提交办公用品领用计划，经行政部门审核后进行发放。办公用品的采购应遵循性价比原则，优先选择质量可靠、价格合理的产品。对于金额较大的办公用品采购，应通过招标、询价等方式确定供应商。员工领用办公用品时，应填写领用登记表，注明领用日期、物品名称、数量等信息。行政部门应定期对办公用品的领用情况进行统计和分析，合理控制库存。2.办公设备购置与维修办公设备（如电脑、打印机、复印机、传真机等）的购置应根据业务需求和预算安排，提前提交申请报告，经相关部门审核和公司领导批准后进行采购。办公设备的采购应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价、竞争性谈判等方式选择合适的供应商。采购过程中应严格审核供应商的资质、信誉和产品质量，确保所采购设备符合公司要求。办公设备的维修费用应根据设备的损坏情况和维修需求进行合理安排。对于一般性故障，由公司内部技术人员进行维修；对于复杂故障或需要更换重要零部件的情况，应选择正规的维修厂家进行维修，并要求提供维修清单和发票。维修费用报销时，应注明维修设备的名称、故障原因、维修内容等信息。（二）差旅费1.国内差旅费员工因公务需要出差，应提前填写出差申请表，注明出差事由、目的地、预计出差天数、费用预算等信息，经部门负责人审核和公司领导批准后，方可出差。差旅费标准按照公司制定的相关规定执行，包括交通费用、住宿费用、餐饮补贴等。交通费用应根据出差的实际情况选择合适的交通工具，原则上应优先选择经济实惠的出行方式。住宿费用应根据出差目的地的实际情况，按照相应的标准选择合适的酒店或住宿场所。餐饮补贴按照出差天数和相应标准进行发放，用于补贴员工在出差期间的餐饮支出。员工出差结束后，应在规定时间内提交差旅费报销申请，附上出差申请表、机票、车票、住宿发票、餐饮发票等相关凭证。财务部门应严格按照差旅费标准对报销凭证进行审核，对于不符合规定的支出不予报销。2.国外差旅费员工因公务需要出国出差，除按照国内差旅费的申请流程办理审批手续外，还需按照国家相关规定办理出国审批手续。国外差旅费标准根据不同国家和地区的经济水平、消费水平等因素进行制定，包括国际机票费用、境外住宿费用、餐饮补贴、交通费用、签证费用等。国际机票应选择正规的航空公司或票务代理机构购买，确保机票的真实性和有效性。境外住宿费用应根据出差目的地的实际情况，选择合适的酒店或住宿场所，并按照相应标准进行报销。餐饮补贴按照出差天数和相应标准进行发放，用于补贴员工在国外出差期间的餐饮支出。交通费用应根据实际出行情况进行报销，如乘坐公共交通工具、出租车等。签证费用按照实际发生金额进行报销。员工回国后，应在规定时间内提交国外差旅费报销申请，附上出国审批文件、机票、住宿发票、餐饮发票、交通票据、签证费用发票等相关凭证。财务部门应严格按照国外差旅费标准和国家相关规定对报销凭证进行审核，对于不符合规定的支出不予报销。（三）业务招待费1.招待范围业务招待费主要用于公司与客户、合作伙伴等进行商务洽谈、业务交流、接待来访等活动过程中的餐饮、住宿、礼品等费用支出。2.招待标准业务招待应根据实际情况合理安排，遵循勤俭节约、务实高效的原则。招待标准应根据招待对象的级别、人数、招待事由等因素进行确定，严格控制招待费用的支出。一般情况下，招待用餐应选择公司附近的正规餐厅，人均消费标准不得超过公司规定的限额。对于重要客户或合作伙伴的招待，可根据实际情况适当提高标准，但应提前报公司领导批准。招待礼品应选择具有一定纪念意义和实用性的物品，礼品价值应符合公司规定的标准。礼品的采购应通过正规渠道进行，确保礼品的质量和合法性。3.审批流程业务招待费的支出应提前填写业务招待申请表，注明招待对象、招待事由、预计费用金额等信息，经部门负责人审核和公司领导批准后，方可进行招待。招待结束后，应及时提交业务招待费报销申请，附上业务招待申请表、发票、消费清单等相关凭证。财务部门应严格按照业务招待费标准和审批流程对报销凭证进行审核，对于不符合规定的支出不予报销。（四）会议费1.会议分类会议费主要包括公司内部会议、业务研讨会、培训会议、参加外部会议等费用支出。2.会议预算召开各类会议前，应提前编制会议预算，明确会议的各项费用支出，包括场地租赁费用、会议设备租赁费用、餐饮费用、住宿费用、资料印刷费用、专家讲课费用等。会议预算应经相关部门审核和公司领导批准后执行。会议预算应根据会议的规模、时长、参会人数等因素进行合理安排，确保预算的准确性和合理性。对于超出预算的会议费用支出，应提前报公司领导批准，并说明原因。3.会议审批召开会议前，应填写会议申请表，注明会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、参会人数、会议预算等信息，经部门负责人审核和公司领导批准后，方可召开会议。会议结束后，应及时提交会议费报销申请，附上会议申请表、发票、消费清单、参会人员名单等相关凭证。财务部门应严格按照会议预算和审批流程对报销凭证进行审核，对于不符合规定的支出不予报销。（五）通讯费1.通讯补贴标准公司根据员工的工作岗位和业务需求，制定相应的通讯补贴标准。通讯补贴主要用于补贴员工因工作需要使用手机、固定电话等通讯工具产生的费用支出。2.报销方式员工可选择按照通讯补贴标准每月定额报销通讯费用，也可根据实际发生的通讯费用凭发票进行报销。选择定额报销的员工，应自行承担超出补贴标准部分的通讯费用；选择凭发票报销的员工，应确保发票的真实性和有效性，且报销金额不得超过实际发生的通讯费用。员工报销通讯费用时，应填写通讯费报销申请表，附上发票等相关凭证。财务部门应严格按照通讯补贴标准和报销方式对报销凭证进行审核，对于不符合规定的支出不予报销。（六）车辆费用1.车辆购置与租赁公司因业务需要购置车辆，应按照公司固定资产管理规定进行审批和采购。车辆购置应根据业务需求和预算安排，选择合适的车型和配置，确保车辆的性能和质量符合公司要求。对于因业务临时需要租赁车辆的情况，应提前填写车辆租赁申请表，注明租赁车辆的车型、租赁期限、租赁费用等信息，经部门负责人审核和公司领导批准后，方可签订租赁合同。车辆租赁费用应按照租赁合同约定的金额和支付方式进行结算。2.车辆使用费用车辆使用费用包括燃油费、保险费、维修保养费、停车费、过路费等。车辆燃油费应根据车辆的实际使用情况进行报销，员工应在加油后及时取得发票，并注明加油日期、加油金额、车辆牌号等信息。保险费按照车辆保险合同约定的金额进行支付，维修保养费应选择正规的维修厂家进行维修，并要求提供维修清单和发票。停车费、过路费等应凭有效票据进行报销。车辆使用费用报销时，应填写车辆费用报销申请表，附上发票、维修清单等相关凭证。财务部门应严格按照车辆使用费用标准和报销流程对报销凭证进行审核，对于不符合规定的支出不予报销。三、经费开支审批流程（一）一般审批流程1.费用报销人填写报销申请表：详细注明费用发生的日期、事由、金额、报销类型等信息，并附上相关的发票、收据、清单等原始凭证。2.部门负责人审核：对费用的真实性、合理性、必要性进行审核，确认该费用与本部门业务相关且符合公司规定，签署审核意见。3.财务部门审核：财务人员对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核，检查发票是否真实有效、报销金额是否符合标准、审批手续是否齐全等，如有疑问可要求报销人提供补充说明或相关证明材料。审核通过后，签署审核意见。4.公司领导审批：根据费用金额大小和审批权限，由相应级别的公司领导进行审批。审批人应综合考虑费用的性质、预算安排、公司利益等因素，做出审批决定。（二）特殊情况审批流程对于超出预算、涉及重大项目或特殊业务的经费开支，除按照一般审批流程进行审核外，还需经过以下特殊审批环节：1.预算调整申请：由费用发生部门提出预算调整申请，详细说明调整的原因、金额、对预算执行的影响等，并附上相关的分析报告和证明材料。2.预算管理部门审核：预算管理部门对预算调整申请进行审核，评估调整的必要性和合理性，提出审核意见。3.公司高层会议审议：对于涉及金额较大或对公司预算执行有重大影响的预算调整申请，需提交公司高层会议进行审议。会议应综合考虑公司的战略目标、财务状况、业务发展需求等因素，做出最终的决策。4.特殊审批通过后：按照一般审批流程完成后续的报销审批手续。四、经费开支报销规定（一）报销凭证要求1.发票：所有报销费用必须取得合法有效的发票。发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容或商品明细、金额、税率、税额、发票专用章等。发票内容应与实际业务相符，不得虚开发票。2.收据：对于确实无法取得发票而只能取得收据的情况，收据应加盖收款单位的财务专用章或发票专用章，并注明收款事由、金额等信息。收据应作为报销的辅助凭证，但不能单独作为报销依据。3.其他凭证：除发票和收据外，根据业务需要可能还需提供其他相关凭证，如合同协议、验收报告、审批文件等。这些凭证应与报销费用相关联，能够证明费用发生的确凿性和合理性。（二）报销时间限制1.员工应在费用发生后规定的时间内提交报销申请，一般情况下，应在费用发生后的[X]个工作日内提交。对于差旅费报销，应在出差结束后的[X]个工作日内提交申请。2.对于逾期提交的报销申请，财务部门有权拒绝受理，但因特殊原因经公司领导批准的除外。（三）报销方式1.集中报销：公司可根据实际情况，定期安排集中报销时间，员工应在集中报销期间将整理好的报销凭证提交给财务部门进行报销。2.随时报销：对于紧急或特殊情况的费用报销，员工可随时提交报销申请，财务部门应及时进行审核和处理。（四）报销支付方式1.银行转账：财务部门审核通过报销申请后，原则上应通过银行转账的方式将报销款项支付到员工个人银行账户。2.现金支付：在特殊情况下，如员工确实无法提供银行账户信息或报销金额较小等，经员工本人申请并公司领导批准后，可采用现金支付方式。五、经费开支监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对企业经费开支情况进行审计监督，检查经费开支是否符合本制度规定、审批流程是否规范、报销凭证是否真实有效等。2.审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改情况。对于违反本制度规定的行为，应按照公司相关规定进行处理。（二）财务部门日常监督1.财务部门应加强对经费开支的日常审核和监督，严格按照本制度规定和审批流程对报销凭证进行审核，确保每一笔支出的合法性、合理性和准确性。2.财务部门应定期对经费开支情况进行统计和分析，及时发现和解决经费管理中存在的问题，为公司领导决策提供参考依据。（三）员工监督1.公司鼓励全体员工对经费开支情况进行监督，如发现有违反本制度规定的行为，可向公司领导、内部审计部门或财务部门举报。2.对于员工的举报，公司应及时进行调查核实，并根