销售与收款流程财务制度

PAGE销售与收款流程财务制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司销售与收款流程中的财务管理，确保销售业务的顺利开展，保障公司资金安全，提高资金使用效率，加强财务风险控制，维护公司的合法权益，促进公司健康稳定发展。（二）适用范围本制度适用于公司所有销售业务及相关收款活动，包括但不限于产品销售、服务提供等各类销售行为及其对应的款项收取过程。（三）基本原则1.合法性原则：销售与收款流程必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保各项业务活动合法合规。2.准确性原则：财务数据记录要准确无误，销售合同条款、收款记录等信息应真实反映业务实际情况，为财务分析和决策提供可靠依据。3.及时性原则：销售业务发生后应及时进行财务处理，收款款项要及时入账，避免延误导致财务信息失真或资金风险。4.风险控制原则：识别、评估和控制销售与收款过程中的各类风险，如信用风险、坏账风险、资金回笼风险等，采取有效措施防范风险发生，降低风险损失。5.职责分离原则：明确各部门在销售与收款流程中的职责，实行不相容职务相互分离，防止舞弊行为发生，确保财务内部控制有效运行。二、销售流程财务规范（一）销售合同管理1.合同签订前销售部门负责与客户洽谈业务，起草销售合同初稿。合同内容应明确产品或服务的规格、数量、价格、交货时间、付款方式、质量标准、违约责任等关键条款。财务部门参与合同条款的审核，重点关注付款方式、结算周期、信用政策等财务相关条款。对可能影响公司资金流和财务状况的条款提出意见和建议，确保合同符合公司财务利益。销售部门根据财务审核意见，对合同初稿进行修改完善，确保合同条款清晰、准确、合法。修改后的合同经销售部门负责人、财务部门负责人审核后，报公司管理层审批。2.合同签订时销售合同经公司管理层审批通过后，由销售部门与客户正式签订。签订后的合同原件应及时送交财务部门存档，作为财务核算和收款依据。财务部门对合同编号进行登记管理，建立合同台账，详细记录合同签订日期、客户名称、合同金额、付款方式、结算周期等信息。合同台账应定期更新，确保信息准确完整。（二）销售发货管理1.发货申请销售部门根据销售合同约定，填写发货申请表，注明客户名称、产品或服务名称、数量、发货时间等信息。发货申请表经销售部门负责人审核签字后，提交给仓库管理部门。2.发货确认仓库管理部门收到发货申请表后，核对库存情况，确认是否有足够的货物可供发货。如库存充足，仓库管理人员按照发货申请表要求组织发货，并填写发货单。发货单应详细记录发货日期、客户名称、产品或服务名称、数量、规格等信息。发货单经仓库管理人员签字确认后，一联留存仓库作为发货记录，一联交销售部门作为销售业务执行依据，一联交财务部门作为财务核算和确认收入的原始凭证。3.收入确认财务部门根据销售合同约定和发货单等相关凭证，按照会计准则的规定，在满足收入确认条件时及时确认销售收入。收入确认应遵循权责发生制原则，确保收入与成本费用相匹配。对于分期收款销售业务，财务部门应按照合同约定的收款日期和金额，分期确认销售收入，并在应收账款科目中进行明细核算。（三）销售发票管理1.发票开具申请销售部门在发货后，根据销售合同和客户要求，填写发票开具申请表，注明客户名称、纳税人识别号、发票类型（增值税专用发票或普通发票）、发票金额、货物或应税劳务名称等信息。发票开具申请表经销售部门负责人审核签字后，提交给财务部门。2.发票开具审核财务部门收到发票开具申请表后，核对销售合同、发货单、收款情况等相关资料，确保发票开具信息准确无误。审核通过后，按照发票管理规定开具发票。开具发票时，应严格按照税务机关的要求填写发票内容，确保发票字迹清晰、项目齐全、内容真实、金额准确。发票开具后，加盖公司发票专用章，并及时登记发票开具台账。3.发票交付财务部门将开具好的发票交给销售部门，由销售部门负责按照合同约定的方式将发票交付给客户。发票交付应做好记录，留存相关凭证，以备查核。对于增值税专用发票，销售部门应提醒客户及时认证抵扣，确保发票的时效性和有效性。同时，财务部门应定期核对发票开具情况与销售收入确认情况，确保发票开具与收入确认一致。三、收款流程财务规范（一）收款方式及相关规定1.现金收款对于金额较小、符合现金收款规定的业务，客户可以采用现金方式支付。销售部门应在收到现金后，及时开具收款收据，并在收据上加盖财务专用章。收款收据应一式三联，一联交客户作为收款凭证，一联留存财务部门作为记账依据，一联交销售部门备查。财务部门收到销售部门交来的现金收款收据后，应及时进行清点核对，确保现金金额与收据金额一致。现金应于当日送存银行，不得坐支现金。送存银行后，根据银行进账单回单登记现金日记账和应收账款明细账。2.银行转账收款客户采用银行转账方式支付货款的，销售部门应及时告知客户公司银行账户信息，并要求客户在转账时注明付款用途、客户名称等相关信息。财务部门收到银行收款通知后，核对银行进账单与销售合同、发票等相关资料，确认收款金额、客户名称等信息一致。核对无误后，及时登记银行存款日记账和应收账款明细账，并在系统中核销相应的应收账款。对于银行转账未成功或出现退票等异常情况，财务部门应及时与销售部门沟通，了解原因，并采取相应措施进行处理。如因客户原因导致转账未成功，销售部门应督促客户尽快重新转账；如因银行原因导致退票，财务部门应及时与银行联系，查明原因，办理相关手续。3.票据收款客户采用票据（如支票、汇票、本票等）方式支付货款的，销售部门应妥善保管票据，并及时将票据送交财务部门。财务部门收到票据后，应按照票据管理规定进行审核、背书、托收等操作。审核票据时，应检查票据的真实性、有效性、完整性，包括票据的出票日期、到期日、金额、收款人名称、出票人签章等要素是否齐全、合规。对于不符合要求的票据，应及时与客户联系，要求客户更换票据或采取其他付款方式。票据背书转让时，应确保背书连续、有效，并在票据背面加盖公司财务专用章和法定代表人或授权代理人签章。票据托收时，应按照银行规定填写托收凭证，注明票据种类、号码、金额、收款人名称等信息，并及时将托收凭证和票据一并送交开户银行办理托收手续。财务部门在票据到期收到款项后，按照银行进账单回单登记银行存款日记账和应收账款明细账，并在系统中核销相应的应收账款。如票据到期未能收回款项，财务部门应及时与销售部门沟通，采取措施向客户追索款项，并按照相关规定进行账务处理。（二）收款跟踪与催款管理1.收款跟踪财务部门应建立应收账款跟踪管理制度，定期对应收账款进行清查核对，掌握应收账款的账龄、金额、客户付款情况等信息。根据应收账款的账龄分析，将应收账款分为不同类别，如正常账龄、逾期账龄等，并对逾期账款重点关注。销售部门负责与客户保持沟通，及时了解客户付款进度和付款计划。对于超过合同约定付款期限的客户，销售部门应主动与客户联系，了解原因，催促客户尽快付款。销售部门应定期向财务部门反馈客户付款情况，协助财务部门做好收款跟踪工作。2.催款管理当应收账款逾期时，财务部门应及时向销售部门发出催款通知，明确逾期账款的金额、逾期天数、催款要求等信息。催款通知应一式两份，一份交销售部门，一份留存财务部门备查。销售部门收到催款通知后，应安排专人负责与客户沟通催款事宜。催款人员应根据客户实际情况，采取不同的催款方式，如电话催款、邮件催款、上门催款等。催款过程中，应做好记录，留存相关证据，如催款电话记录、邮件往来记录、上门拜访记录等。对于多次催款仍未收回的逾期账款，销售部门应及时向公司管理层汇报，并与法务部门沟通，考虑采取法律手段追讨款项。法务部门应根据具体情况，提供法律意见和建议，协助公司制定追款策略，维护公司合法权益。（三）坏账管理1.坏账准备计提财务部门应按照会计准则的规定，定期对应收账款进行减值测试，合理估计可能发生的坏账损失，并计提坏账准备。坏账准备的计提方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应经公司管理层批准，并在财务报表附注中予以说明。坏账准备的计提应根据应收账款的账龄、客户信用状况、历史收款情况等因素进行综合分析判断。对于账龄较长、客户信用状况恶化、多次催款无果的应收账款，应适当提高坏账准备计提比例。2.坏账确认与核销当有确凿证据表明应收账款无法收回时，财务部门应及时确认坏账损失。确认坏账损失应符合国家法律法规和公司内部规定的条件，如债务单位破产、撤销、资不抵债、现金流量严重不足等。坏账损失的确认应经公司管理层审批通过。审批通过后，财务部门按照规定进行账务处理，冲减已计提的坏账准备和应收账款账面价值，并在备查簿中登记坏账核销情况。已核销的坏账应实行账销案存管理，销售部门和财务部门应继续关注客户的经营状况和财务状况，一旦发现客户有还款能力，应及时向公司管理层汇报，并采取措施追讨已核销的坏账。四、财务内部控制与监督（一）岗位设置与职责分离1.岗位设置在销售与收款流程中，应设置销售部门、仓库管理部门、财务部门等相关岗位，明确各岗位的职责和权限。销售部门负责销售业务的洽谈、合同签订、发货安排、客户沟通等工作；仓库管理部门负责货物的保管、出入库管理等工作；财务部门负责销售与收款业务的财务核算、发票开具、收款管理、财务分析等工作。2.职责分离销售合同的签订与审批、销售发货与收款、发票开具与收款核对、应收账款的记录与催收等不相容职务应相互分离，由不同的人员负责，以防止舞弊行为发生。例如，销售合同的起草与审核应由不同人员负责；销售发货人员不得兼任收款人员；财务部门的开票人员不得兼任收款人员和应收账款记账人员等。（二）财务审批流程1.销售合同审批销售合同初稿由销售部门起草后，先提交财务部门进行财务条款审核，财务部门提出审核意见后，销售部门根据审核意见修改完善合同。修改后的合同经销售部门负责人、财务部门负责人审核后，报公司管理层审批。公司管理层应根据公司战略目标、财务状况、市场情况等因素，对销售合同进行全面审批，确保合同符合公司利益和风险承受能力。2.收款审批对于现金收款、银行转账收款、票据收款等不同收款方式，应制定相应的收款审批流程。例如，现金收款应由财务部门专人负责清点核对，收款金额较大时需经财务部门负责人审批；银行转账收款在收到银行收款通知后，由财务人员核对相关资料，无误后登记入账，金额较大或异常情况需报财务部门负责人审批；票据收款的审核、背书、托收等操作应按照规定流程进行，重要票据的处理需经财务部门负责人审批。（三）内部审计与监督1.内部审计公司内部审计部门应定期对销售与收款流程进行审计，检查销售合同的签订、执行情况，发货与收款的一致性，发票开具与管理情况，应收账款的核算与管理情况等。内部审计人员应通过查阅相关文件、凭证、报表，实地盘点库存，与客户和相关人员进行访谈等方式，获取审计证据，对销售与收款流程的内部控制有效性进行评价，并提出审计意见和建议。2.财务监督财务部门应加强对销售与收款流程的日常财务监督，定期核对销售合同、发货单、发票、收款记录等相关资料，确保财务数据的准确性和一致性。财务人员应关注销售业务的执行情况，及时发现和解决财务风险问题。对于发现的问题，应及时向财务部门负责人汇报，并采取措施进行整改。同时