财务制度中采购流程

PAGE财务制度中采购流程一、总则1.目的本采购流程旨在规范公司采购活动，确保采购工作的高效、透明、合规，保障公司利益，满足公司生产经营需求。通过明确采购流程各环节的职责、操作规范和审批程序，加强对采购过程的控制和管理，提高采购质量，降低采购成本，防范采购风险。2.适用范围本流程适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等各类物资及服务的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平竞争的原则，对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，确保采购结果的公正性。效益原则：在保证采购质量的前提下，通过合理的采购策略和方法，降低采购成本，提高采购效益，实现公司利益最大化。透明原则：采购过程应保持透明度，各项采购信息应及时、准确地记录和公开，接受公司内部监督和相关部门的检查。二、采购需求的提出与审批1.需求部门职责各需求部门根据公司生产经营计划、业务发展需求以及实际工作需要，提出采购需求。需求部门应详细填写采购申请表，明确采购物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间、用途等信息。对于重大采购项目或涉及金额较大的采购需求，需求部门应进行可行性研究和成本效益分析，并在采购申请表中提供相关说明。2.审批流程采购申请表由需求部门负责人签字确认后，提交至归口管理部门审核。归口管理部门应根据公司相关规定和业务需求，对采购需求的合理性、必要性、合规性进行审核，并提出审核意见。经归口管理部门审核通过的采购申请表，按照公司授权审批制度，依次提交至相关领导审批。审批权限根据采购金额大小、重要性程度等因素进行划分，确保采购决策的科学性和合理性。对于紧急采购需求，需求部门可在获得相关领导口头批准后先行采购，但事后应及时补办审批手续。三、采购计划的制定1.采购部门职责采购部门根据已审批的采购申请表，结合公司库存情况、市场供应状况、采购周期等因素，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的具体规格、数量、采购时间、交货地点、供应商选择标准等内容。采购部门应定期对采购计划进行跟踪和评估，根据实际情况及时调整采购计划，确保采购工作按计划顺利进行。2.采购计划的审核与调整采购计划制定完成后，提交至归口管理部门进行审核。归口管理部门重点审核采购计划与公司生产经营计划的匹配性、采购数量的合理性、采购时间的准确性等方面，并提出审核意见。根据归口管理部门的审核意见，采购部门对采购计划进行调整和完善。如遇特殊情况需要对采购计划进行重大调整，应重新履行审批程序。四、供应商的选择与管理1.供应商信息收集采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加行业展会等方式，建立供应商信息库。供应商信息库应包含供应商基本信息、联系方式、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等内容。采购部门应对收集到的供应商信息进行整理和分析，筛选出符合公司采购要求的潜在供应商，并将其纳入供应商候选名单。2.供应商评估与选择采购部门组织相关人员对供应商候选名单中的供应商进行评估。评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、交货期等方面。评估可采用实地考察、样品检验、市场调研、供应商问卷调查、与供应商以往合作情况评价等方式进行。根据评估结果，采购部门按照公司制定的供应商选择标准，确定最终的供应商。对于重大采购项目或关键物资的采购，应采用招标、邀请招标、竞争性谈判等方式选择供应商，确保采购过程的公平公正和充分竞争。采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利义务、采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保采购合同的合法性、完整性和有效性。3.供应商管理采购部门建立供应商档案，对供应商的基本信息、采购合同执行情况、产品质量反馈、售后服务记录等进行详细记录和管理。定期对供应商进行考核评价，根据考核结果对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，可给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，应及时采取警告、减少采购份额、暂停合作、终止合作等措施，督促供应商改进提高。采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况、产品质量变化、市场价格波动等信息，以便及时调整采购策略和合同条款。五、采购合同的签订与执行1.采购合同签订采购合同由采购部门负责起草，经公司法律部门审核后，由公司授权代表与供应商签订。采购合同应明确采购物资或服务的详细规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款，确保合同内容准确、完整、合法。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，如需求部门、财务部门、仓储部门等，以便各部门做好相应准备工作。2.采购合同执行采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。如遇供应商交货延迟、产品质量问题等情况，采购部门应及时采取措施，要求供应商限期整改或承担相应违约责任。需求部门应按照采购合同约定，及时验收采购物资或服务。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等方面。验收合格后，需求部门应出具验收报告，并将验收情况反馈给采购部门。财务部门根据采购合同约定和验收报告，及时办理付款手续。付款方式应严格按照合同规定执行，确保公司资金安全和支付合规。六、采购验收与付款1.采购验收采购物资或服务到货后，仓储部门负责组织相关人员进行验收。验收人员应依据采购合同、采购订单、质量标准等文件，对物资的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对和检验。对于重要物资或关键设备的采购，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收，确保验收结果的准确性和可靠性。验收过程中如发现物资存在数量短缺、质量不合格、规格不符等问题，验收人员应及时填写验收不合格报告，并通知采购部门与供应商协商解决。供应商应在规定时间内对不合格物资进行更换或处理，直至验收合格。2.付款采购物资或服务验收合格后，需求部门应及时将验收报告提交至财务部门。财务部门根据采购合同约定和验收报告，审核付款申请，并按照公司资金审批流程办理付款手续。付款方式应根据采购合同约定执行，一般包括预付款、货到付款、验收合格后付款、分期付款等方式。财务部门应严格控制付款进度，确保公司资金安全和支付合规。对于涉及增值税发票的采购业务，财务部门应在收到合规发票后办理付款手续。同时，应加强对发票的审核管理，确保发票的真实性、合法性和有效性。七、采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与执行情况、采购资金的使用情况等，确保采购工作合法合规、高效透明。公司纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购过程中的腐败行为和不正当竞争行为，维护公司利益和市场秩序。各部门应积极配合内部监督工作，及时提供相关资料和信息，主动接受监督检查。2.外部审计公司按照法律法规要求，定期聘请外部审计机构对公司采购活动进行审计。外部审计机构应独立、客观、公正地对采购工作进行审计评价，并出具审计报告。公司应认真对待外部审计意见，及时整改审计发现的问题，不断完善采购管理