支付财务制度

PAGE支付财务制度一、总则（一）目的本支付财务制度旨在规范公司支付行为，加强财务管理，确保资金安全、准确、及时地流转，提高资金使用效率，保障公司各项业务的顺利开展，同时符合国家法律法规及相关行业标准要求。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在涉及支付业务时的财务操作与管理。（三）基本原则1.合法性原则支付行为必须严格遵守国家法律法规，确保每一笔支付都具有合法合规的依据，杜绝任何违法违规的支付操作。2.准确性原则支付信息应准确无误，包括收款人信息、支付金额、支付用途等，避免因信息错误导致的资金损失或其他不良后果。3.及时性原则按照业务需求和规定的时间节点及时进行支付，不得拖延支付时间，以维护公司良好的商业信誉，确保业务的正常推进。4.安全性原则加强支付过程中的安全管理，采取必要的风险防控措施，保障资金安全，防止资金被盗刷、挪用等情况发生。5.审批流程规范原则所有支付业务均需按照规定的审批流程进行，明确各级审批权限，确保支付决策的科学性和合理性，避免未经授权的支付行为。二、支付流程与审批（一）支付申请1.业务部门发起业务部门在发生支付业务时，应填写支付申请表，详细说明支付事由、收款人信息、支付金额、支付方式等内容。支付申请表应附相关业务合同、发票、费用明细清单等证明文件，确保支付依据充分。2.信息完整性审核部门负责人对支付申请表及附件进行初步审核，重点检查信息的完整性和准确性。如发现信息不完整或存在疑问，应及时要求业务人员补充或说明情况，确保支付申请资料齐全、真实可靠。（二）审批环节1.部门审批部门负责人审核通过后，将支付申请表提交至相关审批层级。对于一般性费用支付，根据公司授权制度，由相应层级的管理人员进行审批。审批人员应认真审查支付事项的必要性、合理性和合规性，对不符合规定的支付申请予以驳回，并说明理由。2.财务审核财务部门收到经部门审批后的支付申请表后，对支付金额、支付方式、资金来源等进行财务审核。核对支付申请是否符合公司财务预算安排，检查相关费用是否已在预算范围内列支。同时，审核支付方式是否符合公司资金管理规定和风险控制要求。财务人员如发现问题，应及时与业务部门沟通协调，要求其进行修正或补充资料，直至审核通过。3.高层审批对于重大金额的支付或特殊事项的支付，需提交公司高层领导进行最终审批。高层领导应从公司战略、财务状况、风险等多方面综合考虑，做出审慎的决策。（三）支付执行1.支付指令下达经各级审批通过后的支付申请，由财务部门根据审批意见下达支付指令至支付操作人员。支付操作人员应严格按照支付指令进行操作，不得擅自更改支付信息。2.支付方式选择根据业务情况和公司规定，合理选择支付方式，包括但不限于银行转账、支票、电子支付（如网上银行支付、第三方支付平台支付等）。对于大额支付或风险较高的支付业务，应优先考虑银行转账方式，并确保资金到账的安全性和可追溯性。3.支付操作记录支付操作人员在完成支付操作后，应及时记录支付相关信息，包括支付日期、支付金额、收款人账号、支付凭证号码等，并妥善保存支付凭证原件。支付记录应准确、完整，以便日后进行财务核对和审计查询。三、支付方式管理（一）银行转账1.账户管理公司应按照国家法律法规及银行相关规定，开立和使用银行账户。银行账户的开立、变更和撤销需经公司财务负责人审批，并及时向相关部门报备。加强银行账户的安全管理，设置专人负责保管银行账户密码、U盾等重要支付工具，定期更换密码，确保账户信息安全。2.转账流程支付操作人员根据支付指令，登录公司网上银行系统，录入收款人信息、支付金额等转账数据。在提交转账指令前，仔细核对转账信息，确保无误后提交。对于大额转账业务，应采用双人操作复核制度，由另一名财务人员对转账信息进行再次核对确认，防止误操作。转账成功后，及时打印银行转账回单，并与支付申请表进行核对，确保支付金额与回单金额一致。（二）支票支付1.支票领用公司设立支票领用登记簿，由专人负责支票的保管和发放。业务部门因业务需要领用支票时，应填写支票领用申请表，注明支票用途、预计金额、收款人等信息，并经部门负责人审批。支票领用人员在领用支票时，需在支票领用登记簿上签字确认，领取支票后应妥善保管，不得随意转借他人。2.支票填写与使用支票领用人员应按照支付申请表的要求，准确填写支票各项信息，包括收款人名称、金额、日期、用途等。支票金额必须大写，并确保书写规范、清晰无误。在支票使用过程中，严格按照支票有效期使用，不得签发远期支票。如因特殊情况需要更改支票信息，应按照银行规定的程序进行操作，并在支票领用登记簿上注明更改情况。3.支票报销与核销业务完成后，支票领用人员应及时将支票存根及相关发票、费用清单等资料交回财务部门进行报销。财务人员核对支票存根与支付申请表、发票等信息一致后，办理支票核销手续，并在支票领用登记簿上记录核销情况。（三）电子支付1.第三方支付平台管理公司如使用第三方支付平台进行支付业务，应选择合法合规、信誉良好的第三方支付平台，并与平台签订合作协议，明确双方的权利义务和安全保障措施。设立专门的第三方支付平台账户，由财务人员负责管理账户信息和支付密码。定期对第三方支付平台账户进行核对和清理，确保账户资金安全。同时，关注第三方支付平台的政策变化和风险提示，及时调整支付策略。2.电子支付操作规范支付操作人员在使用第三方支付平台进行支付时，应严格按照平台操作流程进行操作。输入支付信息时，仔细核对收款人信息、支付金额等内容，确保准确无误。在支付过程中，注意防范网络风险，避免在不安全的网络环境下进行支付操作。如遇支付异常情况，应及时联系第三方支付平台客服人员进行处理，并记录相关情况。支付完成后，及时保存电子支付凭证，并与支付申请表进行核对，确保支付信息一致。同时，定期下载电子支付交易记录，进行备份存档，以便日后查询和审计。四、支付风险防控（一）风险识别与评估1.建立风险识别机制定期对公司支付业务进行风险识别，关注可能影响支付安全和资金流转的内外部因素，包括但不限于法律法规政策变化、市场环境波动、内部管理漏洞、信息系统故障等。2.风险评估与分类对识别出的风险进行评估，根据风险发生的可能性和影响程度进行分类，确定重大风险、重要风险和一般风险。针对不同类型的风险，制定相应的风险应对策略。（二）风险应对措施1.法律法规风险应对加强对国家法律法规及相关行业标准的学习与研究，确保公司支付业务始终符合法律法规要求。定期组织财务人员和业务人员参加法律法规培训，提高法律意识和合规操作水平。设立法律合规岗位或聘请法律顾问，对重大支付业务进行法律审查，提前防范法律风险。对于涉及复杂法律问题的支付事项，及时咨询专业法律意见，确保支付行为合法有效。2.市场风险应对关注市场动态，及时掌握利率、汇率等市场因素的变化情况。对于涉及外汇支付或受市场价格波动影响较大的支付业务，采取适当的风险管理措施，如套期保值、协商固定价格等，降低市场风险对公司资金的影响。建立市场风险预警机制，当市场风险指标达到设定阈值时，及时发出预警信号，提醒相关部门和人员采取应对措施，调整支付策略或业务安排。3.内部管理风险应对完善公司内部支付审批流程和管理制度，明确各部门和人员在支付业务中的职责权限，加强对支付业务的全过程监督和控制。定期对支付审批流程进行评估和优化，确保流程的科学性和有效性。加强财务人员培训，提高其业务水平和风险意识，规范财务操作流程。同时，建立内部审计和监督机制，定期对支付业务进行审计检查，及时发现和纠正内部管理中的问题，防范内部管理风险。4.信息系统风险应对加强公司信息系统建设与维护，确保支付业务相关信息系统的稳定性、安全性和可靠性。定期对信息系统进行安全评估和漏洞扫描，及时修复发现的问题，防止信息泄露和系统故障对支付业务造成影响。建立信息系统应急响应机制，制定应急预案，明确在信息系统出现故障或遭受攻击时的应急处理流程和责任分工。定期组织应急演练，提高应对信息系统风险的能力。五、财务核对与监督（一）财务核对1.定期核对财务部门应定期对支付业务进行核对，确保支付记录与银行对账单、发票、合同等原始凭证一致。每月末，财务人员应编制银行存款余额调节表，对银行账户收支情况进行全面核对，发现问题及时查明原因并进行处理。定期核对往来款项，与供应商、客户进行对账，确认应收账款、应付账款等金额的准确性。对于往来款项中的异常情况及时进行跟踪和清理，防止坏账损失的发生。2.专项核对根据公司业务需求或管理要求，不定期开展专项财务核对工作。例如，针对重大项目支付、集中采购支付等进行专项核对，确保资金使用的合规性和效益性。在专项核对过程中，详细审查支付业务的各个环节，包括审批手续、支付凭证、资金流向等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务监督1.内部审计监督公司内部审计部门定期对支付业务进行审计监督，检查支付业务是否符合公司财务制度和审批流程，资金使用是否合理、合规，有无违规支付、挪用资金等问题。审计人员通过查阅财务凭证、合同文件、支付记录等资料，与相关人员进行访谈，实地核实业务情况等方式开展审计工作。对于审计发现的问题，出具审计报告，并提出整改建议，督促相关部门和人员进行整改。2.外部监督积极配合国家有关部门的监督检查，如税务部门的税收征管检查、财政部门的财务监督检查等。按照要求提供相关支付业务资料，如实反映公司支付业务情况，接受外部监督。关注社会舆论和行业动态，及时了解外部对公司支付业务可能产生的影响。对于可能涉及公司支付业务的舆情信息，及时进行调查核实，并采取相应的应对措施，维护公司良好形象。六、附则（一）解释权本支付财务制度由公司财务部门负责解释。在执行过程中，如遇制度条款理解不一致或出现新的情况需要明确规定时，由财务部门会同相关部门进行研究解释，并报公司管理层批准后执行。（二）修订与补充1