公司单据传递财务制度

PAGE公司单据传递财务制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司单据传递流程，确保财务信息的及时、准确、完整，加强财务管理与内部控制，保障公司财务工作的正常运转，维护公司的经济利益。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在经济业务活动中涉及的各类单据传递。3.基本原则准确性原则：单据填写必须真实、准确、完整，确保财务数据的可靠性。及时性原则：各部门应及时传递单据，不得积压，以保证财务核算的及时性。完整性原则：所有涉及经济业务的单据应齐全，不得遗漏关键信息。合规性原则：单据传递必须符合国家法律法规及公司相关财务制度的要求。二、单据分类及定义1.原始凭证发票：包括增值税专用发票、增值税普通发票、普通发票等，是公司购买货物、接受服务等支出的重要凭证。收据：用于收取款项的凭证，如收到客户的预付款、押金等。报销单：员工因公务支出需要报销时填写的单据，详细记录支出的内容、金额等。出入库单：记录公司物资出入库情况的单据，包括入库单、出库单。其他原始凭证：如合同、协议、审批文件等，作为经济业务发生的辅助证明。2.记账凭证由财务部门根据审核无误的原始凭证编制，是登记账簿的直接依据，记录经济业务的会计分录和摘要等信息。三、单据传递流程1.业务发生部门业务人员在经济业务发生时，应及时取得或填制相应的原始凭证。对原始凭证的真实性、准确性、完整性负责，并按照公司规定的格式和内容进行填写。将原始凭证进行初步整理，确保单据清晰、齐全，附上必要的说明和审批文件。在规定的时间内将原始凭证传递至相关审核部门或人员。2.审核部门部门负责人审核收到业务部门传递的原始凭证后，部门负责人应首先对业务的真实性、合理性进行审核。检查原始凭证是否符合公司业务流程和相关规定，审批手续是否齐全。对审核通过的原始凭证签字确认，并在规定时间内传递至下一个环节。财务审核财务人员收到经部门负责人审核的原始凭证后，进行财务审核。重点审核原始凭证的合法性、合规性，包括发票的真伪、报销标准的执行等。对金额计算、会计科目使用等进行准确性审核。如发现问题，及时与业务部门沟通，要求其补充或更正相关信息。审核无误后签字确认，并传递至财务负责人。财务负责人审批财务负责人对经过财务审核的原始凭证进行最终审批。从整体财务状况和公司管理要求出发，对重大支出、异常业务等进行重点把关。审批通过后签字确认，原始凭证进入账务处理环节。3.账务处理部门财务记账人员根据审核通过的原始凭证编制记账凭证。按照会计核算的规范要求，准确填写记账凭证的各项内容，包括日期、摘要、会计科目、金额等。将记账凭证与原始凭证进行核对，确保两者相符，并进行妥善装订和保管。4.其他相关环节（如档案管理等）记账凭证定期传递至档案管理部门。档案管理人员按照档案管理规定对记账凭证及相关原始凭证进行整理、归档、保管，确保档案的安全和完整。四、单据传递时间要求1.业务发生后[X]个工作日内，业务部门应完成原始凭证的整理并传递至部门负责人审核。2.部门负责人应在收到原始凭证后的[X]个工作日内完成审核并传递至财务部门。3.财务人员应在收到原始凭证后的[X]个工作日内完成财务审核，如有问题及时反馈给业务部门。4.财务负责人应在收到财务审核后的原始凭证后的[X]个工作日内完成审批。5.账务处理部门应在原始凭证审核通过后的[X]个工作日内完成记账凭证的编制。6.档案管理部门应在记账凭证编制完成后的[X]个工作日内完成归档工作。五、单据传递方式1.纸质传递对于重要的原始凭证，如发票、合同等，应采用纸质传递方式。业务部门将原始凭证整理后，填写《单据传递清单》，注明单据名称、数量、金额、传递日期等信息，连同原始凭证一并交至下一环节。接收部门在收到纸质单据时，应在《单据传递清单》上签字确认，以明确责任。2.电子传递对于一些便于电子化处理的单据，如报销单等，可以采用电子传递方式。业务部门通过公司指定的财务管理软件或办公自动化系统上传原始凭证及相关信息，生成电子单据。审核部门和财务部门通过系统接收电子单据，并进行在线审核和审批。审核通过后，系统自动记录相关信息，作为账务处理的依据。3.特殊情况处理如遇紧急业务或特殊情况，无法按照正常传递时间和方式进行单据传递时，业务部门应及时与财务部门沟通，并说明原因。经财务部门同意后，可采用特殊的传递方式或延长传递时间，但事后应及时补办相关手续，确保单据传递的完整性和准确性。六、单据审核要点1.原始凭证审核要点真实性：检查原始凭证所反映的经济业务是否真实发生，是否存在虚构交易等情况。合法性：审核原始凭证是否符合国家法律法规和公司相关制度的规定，如发票是否合规、报销是否符合标准等。完整性：查看原始凭证的内容是否完整，包括日期、发票号码、摘要、金额、印章等，是否有遗漏或涂改。准确性：核对原始凭证上的金额计算是否正确，会计科目使用是否恰当。2.记账凭证审核要点与原始凭证相符性：检查记账凭证所记录的内容是否与原始凭证一致，摘要是否准确反映经济业务。会计分录准确性：审核会计科目使用是否正确，借贷方金额是否平衡，记账凭证的编制是否符合会计核算规范。手续完整性：查看记账凭证是否有制单人、审核人、记账人、财务负责人等相关人员的签字，手续是否齐全。七、单据保管1.保管期限原始凭证和记账凭证的保管期限按照国家法律法规和公司档案管理规定执行。一般情况下，会计凭证保管期限为[X]年。涉及税务、审计等重要事项的单据，应按照相关要求延长保管期限。2.保管要求档案管理部门应设立专门的档案保管场所，确保单据存放安全，防止丢失、损坏、霉变等情况发生。对纸质单据应进行分类整理、装订成册，并按照时间顺序和类别进行编号，便于查找和管理。对于电子单据，应进行定期备份，存储在安全可靠的存储介质上，并建立电子档案索引，方便查询和调用。严格限制无关人员接触单据档案，如需查阅或借阅，应按照档案借阅规定办理相关手续，并进行登记。八、监督与检查1.公司财务部门负责对单据传递流程及相关制度的执行情况进行定期监督检查。2.检查内容包括单据传递的及时性、准确性、完整性，审核要点的执行情况，以及单据保管的合规性等。3.对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。4.对违反单据传递财务制度的行为，将按