违反报销财务制度

PAGE违反报销财务制度一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范报销行为，确保公司资金安全、合理、有效使用，特制定本规定。本规定旨在明确公司报销财务制度的各项要求，使全体员工在报销过程中有章可循，保障公司财务工作的正常运转，维护公司利益。2.适用范围本规定适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工以及因工作需要临时借调或参与项目的外部人员。无论是日常办公费用、差旅费、业务招待费还是其他各类费用的报销，均需遵循本制度。3.基本原则真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际发生情况。任何虚假报销行为都将受到严肃处理。合理性原则：费用报销应符合公司的业务实际需求和财务预算安排，具有合理性和必要性。对于不合理的费用支出，公司有权拒绝报销。合规性原则：严格遵守国家法律法规以及公司内部的财务管理制度，确保报销行为符合相关规定。二、报销流程1.费用发生员工在开展业务活动过程中发生费用支出时，应首先明确该费用是否属于可报销范围，并确保取得合法有效的原始凭证。原始凭证应具备以下要素：凭证名称：如发票、收据、车票等，应清晰表明业务内容。填制日期：准确记录费用发生的时间。业务内容：详细描述费用发生的事项，如购买办公用品、出差行程等。金额：大小写金额必须一致，且字迹清晰。填制单位名称：加盖开具凭证单位公章或财务专用章。报销人签名：确保费用发生人对该报销事项的确认。2.填写报销单员工应根据费用发生情况，如实填写公司统一印制的报销单。报销单应包括以下内容：报销日期：填写实际提交报销申请的日期。报销人姓名：填写费用发生人的姓名。部门：注明所属部门。费用明细：详细列出各项费用的名称、金额、用途等。报销金额：汇总各项费用后的总报销金额。附件张数：注明所附原始凭证的张数。报销单填写应字迹工整、内容完整，不得涂改。如有错误，应重新填写。3.部门负责人审批报销人将填写完整的报销单提交给所在部门负责人。部门负责人应根据公司业务情况和费用合理性，对报销事项进行审核。审核要点包括：费用是否与部门工作职责相关，是否符合公司业务需求。报销金额是否合理，有无超标准或不必要的支出。原始凭证是否真实、合法、有效，与报销单内容是否一致。如部门负责人认为报销事项不符合要求，应在报销单上注明原因，并要求报销人补充或更正相关信息。审核通过后，部门负责人签署审批意见并签名。4.财务审核报销单经部门负责人审批后，提交至公司财务部门。财务人员应按照财务制度和相关法律法规，对报销事项进行严格审核。审核内容包括：报销凭证的合法性、合规性，如发票是否为正规发票，是否符合税务规定等。费用报销标准是否符合公司规定，如差旅费、业务招待费等的额度限制。报销单填写是否规范，金额计算是否准确，附件是否齐全。资金支付方式是否符合公司规定，如对公账户支付、现金支付的适用范围等。对于不符合财务规定的报销事项，财务人员有权拒绝报销，并向报销人说明原因。如报销人对财务审核结果有异议，可与财务人员沟通解释，财务人员应根据实际情况进行复核。经财务审核通过后，财务人员签署审核意见并签名。5.总经理审批经财务审核通过的报销单，根据公司审批权限规定，提交至总经理审批。总经理应对重大费用支出、涉及公司战略决策或特殊业务的报销事项进行最终审核。总经理审批要点包括：费用支出对公司业务发展的影响，是否符合公司整体利益。报销事项是否符合公司的财务预算和资金安排。审批意见应明确表示同意报销、不同意报销或要求进一步说明情况等。总经理签署审批意见并签名后，报销单方可进入报销支付环节。6.报销支付报销单经总经理审批通过后，由财务部门按照公司规定的支付方式进行报销款项的支付。支付方式包括：银行转账：对于金额较大或符合对公支付规定的报销款项，通过银行转账方式支付至报销人指定的银行账户。现金支付：对于符合现金支付范围的小额报销款项，可采用现金支付方式。现金支付应严格遵守公司现金管理制度，确保资金安全。财务人员在完成报销支付后，应在报销单上注明支付日期和支付方式，并进行相应的账务处理。三、报销标准1.差旅费交通费用飞机票：根据公司业务需要和职级规定，乘坐飞机的舱位等级应符合相应标准。一般情况下，员工应优先选择经济舱出行，如因特殊业务需要乘坐商务舱或头等舱，需提前经上级领导批准。火车票：根据出差行程和实际需求，选择合适的车次和座位类型。长途出差可优先考虑高铁二等座，如因时间紧迫或其他特殊原因需要乘坐一等座或软卧，需说明理由并经审批。汽车票：按照实际乘坐的汽车票价报销，如有特殊情况需要乘坐长途大巴的高级座位类型，需提供相关证明并经审批。市内交通费：在出差目的地市内，因工作需要乘坐公共交通工具或出租车的费用，可凭有效票据报销。市内交通费应根据出差天数和实际需求合理控制，一般按照每日一定标准报销，具体标准根据不同地区制定。住宿费用根据出差地区的经济水平和公司规定的住宿标准，选择合适的酒店或住宿场所。住宿费用应按照实际发生金额报销，但不得超过规定的上限。对于一线城市和经济发达地区，住宿标准相对较高；对于二三线城市或经济欠发达地区，住宿标准相应降低。在报销住宿费用时，应提供正规的住宿发票，并注明入住日期、退房日期、房间价格等信息。餐饮补贴为保障员工在出差期间的正常饮食需求，公司给予一定的餐饮补贴。餐饮补贴标准根据出差地区和天数计算，一般按照每日固定金额发放。员工无需提供餐饮发票报销餐饮补贴，但应确保餐饮费用支出真实合理，并符合公司相关规定。2.业务招待费招待范围业务招待费主要用于公司因业务需要招待客户、合作伙伴等相关人员的费用支出。包括但不限于宴请、礼品赠送、娱乐活动等。招待活动应遵循必要性和合理性原则，严禁用于与公司业务无关的个人消费。招待标准根据招待对象的级别、业务重要程度等因素，制定不同的招待标准。一般情况下，招待费用应提前申请并经上级领导批准。宴请标准应根据当地消费水平和招待规格合理控制，避免铺张浪费。礼品赠送应选择具有一定纪念意义且符合公司形象的物品，礼品价值应在规定范围内。娱乐活动应符合法律法规和社会道德规范，费用报销时应提供相关的消费凭证，并注明招待对象、活动内容等详细信息。3.办公用品及设备购置办公用品公司统一采购的办公用品，如文具、纸张、墨盒等耗材，由行政部门根据各部门需求进行定期发放。员工如需额外购置办公用品，应填写办公用品购置申请单，经部门负责人审批后，由行政部门统一采购或指定购买地点。报销办公用品费用时，应提供正规发票，并注明购买物品明细、数量、金额等信息。办公设备办公设备的购置应根据公司实际业务需求和预算安排进行。购置金额较大的办公设备，需提前进行可行性论证，并经公司管理层审批。办公设备购置费用报销时，应提供设备购置合同、发票、验收报告等相关资料，确保设备已实际投入使用且符合公司要求。4.通讯费根据员工的工作岗位和业务需求，制定不同的通讯费报销标准。一般分为固定电话费用报销和移动电话费用报销。固定电话费用：公司为员工配备的办公固定电话费用，按照实际发生金额报销。员工应确保固定电话主要用于公司业务联系，不得用于私人通话。移动电话费用：员工因工作需要使用个人移动电话产生的费用，根据职级和业务需求设定不同的报销额度。报销移动电话费用时，应提供正规的通讯发票，并注明手机号码、通话时长、费用明细等信息。对于非工作期间产生的与工作无关的通话费用，公司不予报销。四、报销期限1.员工应在费用发生后及时进行报销，原则上不得超过[X]个工作日。对于差旅费报销，应在出差返回后[X]个工作日内提交报销申请。2.如因特殊原因未能及时报销，报销人应提前向财务部门说明情况，并取得财务部门同意。未经财务部门同意逾期报销的，财务部门有权拒绝受理。3.对于跨年度的费用报销，应在次年[X]月[X]日前完成报销手续。逾期未报销的，不再受理上一年度的费用报销申请。五、违规处理1.虚假报销如发现员工存在虚假报销行为，即通过伪造、篡改报销凭证或提供虚假业务信息等手段骗取公司报销款项的，公司将追回已报销款项，并视情节轻重给予相应的纪律处分。情节较轻的，给予警告处分，并处以虚假报销金额[X]倍的罚款；情节严重的，解除劳动合同，并依法追究法律责任。2.超标准报销对于员工超标准报销费用的行为，公司将要求报销人退还超出标准部分的金额。同时，根据超标准报销的次数和金额大小，给予相应的批评教育或纪律处分。多次超标准报销且情节严重的，将进行绩效考核扣分或调整岗位等处理。3.报销凭证不合规如报销凭证不符合公司规定或国家法律法规要求，如发票虚假、未加盖公章、内容不完整等，财务部门有权拒绝报销。报销人应及时更换合规的报销凭证重新申请报销。如因报销凭证不合规导致公司遭受经济损失或税务风险的，报销人应承担相应的赔偿责任。4.违反报销流程对于未按照规定的报销流程进行操作的行为，如未经部门负责人审批、财务审核或总经理审批擅自报销等，公司将责令报销人按照正确流程重新办理报销手续。同时，根据情节轻重给予相应的批评