大学文件管理制度范本(3篇)

第1篇第一章总则第一条为加强大学文件管理工作，确保文件的安全、准确、及时传递和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于我校所有文件的管理，包括但不限于公文、报告、通知、请示、批复、会议纪要、合同、协议等。第三条文件管理工作应遵循以下原则：1.集中统一管理原则：文件实行集中统一管理，确保文件的安全、完整和有效利用。2.分级管理原则：根据文件的重要性和密级，实行分级管理。3.依法管理原则：严格按照国家法律法规和学校规章制度进行文件管理。4.保密原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件，严格保密。第二章文件分类与归档第四条文件分类1.按文件性质分类：分为行政文件、教学文件、科研文件、财务文件、人事文件、外事文件等。2.按文件密级分类：分为绝密、机密、秘密、内部文件和公开文件。第五条文件归档1.归档范围：所有具有保存价值的文件，包括但不限于重要会议文件、重大决策文件、重要合同协议、人事档案、财务档案等。2.归档时间：文件形成后，应在规定的时间内归档。3.归档要求：归档文件应完整、准确、规范，并附有必要的文件目录和说明。第三章文件收发与传递第六条文件收发1.收文：各部门接收文件时，应认真核对文件内容、密级和签收人，并在签收单上签字。2.发文：各部门发文前，应进行文件审核，确保文件内容准确、规范，并按照规定格式打印、盖章。第七条文件传递1.内部传递：校内文件传递应通过内部通讯系统或专人送达。2.外部传递：对外文件传递应通过邮政、快递或专人送达，并确保文件安全。第四章文件保管与利用第八条文件保管1.文件柜：文件柜应放置在安全、干燥、通风的地方，并定期检查文件柜的完好情况。2.电子文件：电子文件应定期备份，并采取必要的安全措施，防止数据丢失或损坏。第九条文件利用1.查阅：文件查阅应遵守相关规定，未经批准，不得擅自复制、摘抄文件内容。2.借阅：借阅文件应填写借阅单，并按时归还。第五章文件销毁第十条文件销毁1.销毁范围：失去保存价值或保密期限届满的文件，应予以销毁。2.销毁程序：销毁文件应按照规定程序进行，并由专人监督。第六章责任与奖惩第十一条文件管理人员应履行以下职责：1.负责文件的管理、保管和利用。2.负责文件的归档和销毁。3.负责文件的保密工作。第十二条对违反本制度的行为，将视情节轻重给予批评教育、通报批评、经济处罚或纪律处分。第十三条对在文件管理工作中表现突出的个人和集体，给予表彰和奖励。第七章附则第十四条本制度由学校办公室负责解释。第十五条本制度自发布之日起施行。---注：以上范本仅供参考，具体内容应根据学校实际情况进行调整。第2篇第一章总则第一条为加强大学文件管理工作，确保文件管理的规范化、科学化、制度化，提高文件管理的效率和质量，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于我校各部门、各单位、各学院及全体教职工的文件管理工作。第三条文件管理工作应遵循以下原则：1.法规性原则：严格按照国家法律法规和学校规章制度执行文件管理工作。2.完整性原则：确保文件材料的完整、准确、安全。3.效率性原则：提高文件处理的速度和效率。4.安全性原则：确保文件资料的安全，防止失密、泄密。第二章文件分类与归档第四条文件分类1.按文件来源分类：分为校内文件、校外文件、内部文件、外发文件等。2.按文件性质分类：分为规范性文件、计划性文件、总结性文件、业务性文件、资料性文件等。3.按文件形式分类：分为纸质文件、电子文件、声像文件等。第五条文件归档1.归档范围：所有具有保存价值的文件，包括学校各部门、各单位、各学院在工作中形成的文件材料。2.归档时间：文件形成后，应在规定的时间内归档。3.归档要求：归档文件应按照分类、编号、装订等要求进行整理，确保文件材料的完整性和可查性。第三章文件收发与管理第六条文件收发1.文件收发部门：学校设立文件收发室，负责文件的收发、登记、传递等工作。2.收发程序：文件收发应按照规定的程序进行，确保文件的安全和准确。3.收发要求：收发人员应熟悉文件管理规章制度，严格执行文件收发规定。第七条文件管理1.文件保管：文件应存放在安全、干燥、通风的场所，防止文件损坏、丢失。2.文件查阅：查阅文件应填写查阅登记表，经批准后方可查阅。3.文件销毁：文件销毁应严格按照规定程序进行，防止文件泄密。第四章文件保密第八条文件保密原则1.严格保密制度：对涉及国家秘密、学校秘密和个人隐私的文件，应严格执行保密制度。2.保密责任：各部门、各单位、各学院应明确保密责任，加强保密教育。第九条文件保密措施1.文件标识：对涉密文件进行标识，明确保密等级。2.文件传递：涉密文件传递应通过安全渠道，确保文件安全。3.文件使用：涉密文件使用应严格控制范围，防止文件泄密。第五章文件信息化管理第十条文件信息化建设1.建立文件信息化管理系统：利用现代信息技术，建立文件信息化管理系统，提高文件管理效率。2.文件数字化：将纸质文件数字化，实现文件资源的共享。第十一条文件信息化管理要求1.文件信息化管理人员应熟悉信息化管理技术，提高信息化管理水平。2.文件信息化管理系统应具备安全、稳定、可靠的特点。第六章文件归档与档案管理第十二条文件归档1.归档时间：文件形成后，应在规定的时间内归档。2.归档要求：归档文件应按照分类、编号、装订等要求进行整理，确保文件材料的完整性和可查性。第十三条档案管理1.档案室建设：学校设立档案室，负责档案的保管、整理、利用等工作。2.档案保管：档案应存放在安全、干燥、通风的场所，防止档案损坏、丢失。3.档案利用：档案利用应严格按照规定程序进行，确保档案安全。第七章奖励与处罚第十四条奖励1.对在文件管理工作中表现突出的个人或集体，给予表彰和奖励。2.对在文件管理工作中做出突出贡献的个人，给予物质奖励。第十五条处罚1.对违反文件管理规定的个人或集体，给予批评教育或行政处分。2.对造成文件丢失、损坏、泄密等严重后果的个人，依法追究法律责任。第八章附则第十六条本制度由学校办公室负责解释。第十七条本制度自发布之日起施行。（注：本范本仅供参考，具体内容可根据实际情况进行调整。）第3篇第一章总则第一条为加强大学文件管理工作，确保文件管理的规范化、科学化、制度化，提高文件管理效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。第二条本制度适用于我校各部门、各单位及全体教职工的文件管理工作。第三条文件管理工作应遵循以下原则：1.法规性原则：严格按照国家法律法规和学校规章制度执行文件管理工作。2.完整性原则：确保文件内容的完整、准确、系统。3.安全性原则：确保文件安全，防止失密、泄密。4.效率性原则：提高文件管理效率，确保文件及时、准确地为学校各项工作服务。第二章文件分类与归档第四条文件分类1.按文件来源分类：可分为内部文件、外部文件、上级文件、下级文件等。2.按文件性质分类：可分为行政文件、教学文件、科研文件、财务文件、人事文件等。3.按文件载体分类：可分为纸质文件、电子文件等。第五条文件归档1.归档范围：凡我校各部门、各单位形成的具有保存价值的文件，均应归档。2.归档时间：文件形成后，应在规定时间内归档。3.归档要求：归档文件应完整、准确、系统，符合档案规范要求。第三章文件管理职责第六条文件管理职责1.文件形成部门：负责文件的形成、审核、签发、分发等工作，确保文件内容准确、完整。2.文件管理部门：负责文件的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.文件使用部门：负责文件的接收、保管、使用、归还等工作。第四章文件收发与传递第七条文件收发1.文件收发人员应认真核对文件，确保文件准确无误。2.文件收发应及时，不得延误。3.文件收发应做好登记工作，包括文件名称、文号、收发时间、收发人员等。第八条文件传递1.文件传递应选择合适的传递方式，确保文件安全、及时送达。2.文件传递过程中，应做好保密工作，防止失密、泄密。3.文件传递后，应及时做好登记工作。第五章文件保管与利用第九条文件保管1.文件保管人员应定期检查文件，确保文件安全、完整。2.文件保管应做好防潮、防霉、防火、防盗等工作。3.文件保管应建立档案库房，确保档案库房安全、整洁。第十条文件利用1.文件利用应遵循“依法、合规、便民、高效”的原则。2.文件利用应做好登记工作，包括文件名称、文号、利用时间、利用人员等。3.文件利用应确保文件安全，不得擅自复制、翻印、外传。第六章文件销毁第十一条文件销毁1.文件销毁应严格按照国家法律法规和学校规章制度执行。2.文件销毁前，应进行鉴定，确认文件已无保存价值。3.文件销毁应采取安全、环保的方式，确保文件安全销毁。第七章奖励与处罚第十二条奖励1.对在文件管理工作中表现突出的个人或集体，给予表彰和奖励。2.对在文件管理工作中做出突出贡献的个人或集体，给予物质奖励。第十三条处