医疗卫生机构采购制度

PAGE医疗卫生机构采购制度一、总则（一）目的为加强医疗卫生机构采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、公开、公正、公平，提高采购资金使用效益，保障医疗卫生机构临床需求和医疗质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医疗卫生机构内所有采购活动，包括但不限于医疗设备、医用耗材、药品、办公用品、后勤物资等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求。2.合规性原则：采购流程应符合医疗卫生机构内部管理规定和行业标准。3.公开性原则：采购信息应在规定范围内公开，接受监督。4.公正性原则：对待所有供应商一视同仁，确保公平竞争。5.效益性原则：追求采购资金的合理使用，提高采购效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由医疗卫生机构领导班子成员、相关职能部门负责人等组成。负责审议采购政策、重大采购项目和采购预算，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关职能部门负责采购具体执行工作。其职责包括：1.制定采购计划和采购方案。2.组织采购活动的实施，包括招标、谈判、询价等。3.对供应商进行资格审查和评估。4.签订采购合同并跟踪合同执行情况。5.整理和归档采购文件。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量等要求，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核和财务管理，监督采购资金的使用情况。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购资金的使用效益等。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门业务发展规划和实际工作需要，于每年规定时间内编制下一年度采购预算。2.采购预算应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并详细说明采购理由和预期效益。3.采购部门对各需求部门提交的采购预算进行汇总、审核和平衡，结合医疗卫生机构整体财务状况和发展战略，形成年度采购预算草案。（二）预算审批年度采购预算草案经采购领导小组审议通过后，报医疗卫生机构领导班子审批。审批通过后的采购预算作为年度采购活动的控制依据。（三）预算调整在预算执行过程中，因业务发展需要或其他特殊原因确需调整采购预算的，由需求部门提出申请，说明调整理由和调整金额。采购部门审核后，报采购领导小组审批。经批准的预算调整应及时通知相关部门。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据实际需求填写采购申请表，详细注明采购物品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表经需求部门负责人签字确认后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.根据采购金额大小，按照医疗卫生机构内部审批权限规定，分别报相关领导审批。采购金额较小的项目由采购部门负责人审批；采购金额较大的项目需经采购领导小组审批。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的项目。采购部门应按照相关法律法规规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购部门应向不少于三家符合相应资格条件的供应商发出投标邀请书，并组织招标活动。4.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购部门应成立谈判小组，与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。6.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向不少于三家供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（四）供应商选择与管理1.供应商资格审查采购部门对参与采购项目的供应商进行资格审查，要求供应商提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩证明等相关资料。审查供应商的经营范围、生产能力、技术水平、信誉状况等是否符合采购要求。2.供应商评估建立供应商评估机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评估。评估结果作为供应商选择和合作的重要依据。3.供应商选择根据采购项目要求和供应商评估情况，从合格供应商名单中选择合适的供应商参与采购活动。选择供应商时应综合考虑供应商的报价、产品质量、信誉、售后服务等因素，确保选择到最优供应商。（五）采购合同签订1.采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购物品或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应进行合同审核。财务部门、法务部门等相关部门对合同条款进行审核，确保合同合法合规、风险可控。审核通过后的合同由采购部门负责人签字盖章，并加盖医疗卫生机构公章。（六）采购验收1.需求部门负责组织采购物品或服务的验收工作。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物品的数量、质量、规格型号等进行逐一核对。2.验收合格后，验收人员应填写验收报告，签字确认验收结果。验收报告应包括采购项目名称、供应商名称、采购合同编号、验收日期、验收内容、验收结论等信息。3.对验收不合格的采购物品或服务，需求部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或重新提供合格产品。如供应商拒不履行义务，医疗卫生机构可按照采购合同约定追究供应商的违约责任。（七）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。2.采购付款应严格执行财务审批制度，确保付款流程规范、资金安全。对于大额采购付款，应实行集体决策制度。五、采购信息管理（一）采购信息发布1.采购部门应通过医疗卫生机构内部网站、公告栏等渠道，及时发布采购信息，包括采购项目名称、采购方式、采购需求、供应商资格要求、报名时间、开标时间等内容。2.对于公开招标项目，采购部门应按照相关法律法规规定，在指定的媒体上发布招标公告，确保招标信息公开、透明。（二）采购文件管理1.采购部门应妥善保管采购过程中产生的各类文件，包括采购申请表、采购预算、采购招标文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告等。2.采购文件应按照类别和时间顺序进行整理归档，建立电子和纸质档案，便于查询和追溯。档案保存期限应符合相关法律法规和医疗卫生机构内部规定要求。（三）采购信息统计与分析1.采购部门应定期对采购信息进行统计分析，包括采购项目数量、采购金额、采购方式、供应商分布等情况。2.通过采购信息统计与分析，总结采购工作经验教训，发现存在的问题和不足，为改进采购管理工作提供数据支持和决策依据。六、监督与审计（一）内部监督1.医疗卫生机构内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况。2.设立举报信箱和举报电话，接受医疗卫生机构内部员工对采购活动中违规行为的举报。对举报内容进行调查核实，依法依规处理违规行为。（二）外部监督1.积极接受上级主管部门