卫生院药品耗材采购制度

PAGE卫生院药品耗材采购制度一、总则1.目的为加强卫生院药品耗材采购管理，规范采购行为，确保药品耗材质量，保障医疗安全，控制采购成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院内所有药品、医用耗材的采购活动。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，依法依规进行采购。质量优先原则：优先采购质量可靠、疗效确切、安全性高的药品和耗材。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受内部监督和社会监督。效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、采购组织与职责1.采购领导小组组成：由卫生院领导班子成员、相关职能科室负责人组成。职责：负责制定药品耗材采购政策和规划。审议采购预算、采购计划和重大采购项目。监督采购过程，协调解决采购中的重大问题。2.采购工作小组组成：由药剂科、设备科、财务科等相关人员组成，设组长一名，负责采购工作的具体组织实施。职责：根据临床需求和库存情况，编制药品耗材采购计划。开展市场调研，收集供应商信息，建立供应商档案。组织采购活动，包括招标、谈判、询价等，确定中标供应商。签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同履行中的问题。负责采购文件的整理、归档和保管。3.监督小组组成：由卫生院纪检监察部门人员、职工代表等组成。职责：对采购过程进行全程监督，确保采购活动合法合规。受理采购活动中的投诉举报，调查处理违规行为。定期对采购工作进行评估，提出改进意见和建议。三、采购计划管理1.计划编制依据临床诊疗需求，结合卫生院业务发展规划和年度工作计划。药品耗材库存情况，合理确定采购数量，避免积压和短缺。医保政策和药品目录调整情况。2.计划编制流程临床科室每月[具体时间]前提交下月药品耗材需求计划，详细注明品种、规格、数量、用途等。药剂科、设备科汇总各科室需求计划，结合库存情况进行审核，提出调整建议。采购工作小组根据审核后的需求计划，编制月度采购计划，报采购领导小组审批。3.计划调整因临床需求变化、突发公共卫生事件等特殊情况需要调整采购计划的，由相关科室提出申请，经采购工作小组审核后，报采购领导小组批准。调整后的采购计划应及时通知供应商，并做好记录。四、供应商管理1.供应商选择标准具有合法的经营资质，提供的药品耗材符合国家质量标准和相关行业规范。信誉良好，无不良记录，具备较强的供应能力和售后服务能力。产品质量可靠，价格合理，能够提供优惠的采购条件。具有完善的质量管理体系，能够保证药品耗材的质量稳定性。2.供应商筛选与评估采购工作小组通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理水平、信誉等情况。定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，淘汰不合格供应商。3.供应商档案管理为每个供应商建立档案，并及时更新档案信息。档案内容包括供应商基本信息、资质证明文件、产品目录、质量检验报告、合作记录、评估报告等。采购工作小组负责供应商档案的建立、维护和保管，确保档案信息的完整性和准确性。五、采购方式与程序1.采购方式公开招标采购：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的药品和耗材。邀请招标采购：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的药品和耗材。竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的药品和耗材。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的药品和耗材。询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的药品和耗材。2.采购程序公开招标采购程序采购工作小组编制招标文件，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、交货期、售后服务等内容。在规定媒体上发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格预审，确定符合要求的供应商名单。组织开标、评标会议，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标候选人。采购领导小组根据评标结果，确定中标供应商，并发布中标公告。采购工作小组与中标供应商签订采购合同。邀请招标采购程序采购工作小组根据采购需求，从供应商数据库中选择若干家符合条件的供应商，向其发出邀请招标函。被邀请供应商在规定时间内提交投标文件。采购工作小组组织开标、评标会议，按照招标文件规定的评标标准进行评标，确定中标候选人。采购领导小组根据评标结果，确定中标供应商，并发布中标公告。采购工作小组与中标供应商签订采购合同。竞争性谈判采购程序采购工作小组制定谈判文件，明确采购项目的技术规格、数量质量要求、交货期、售后服务等内容以及谈判程序、评定成交的标准等事项。从供应商数据库中选择不少于三家符合条件且具有代表性的供应商，向其发出谈判邀请。组织谈判会议，与供应商进行谈判，要求供应商在规定时间内提交报价文件和谈判响应文件。根据谈判情况，确定成交候选人。采购领导小组根据谈判结果，确定成交供应商，并发布成交公告。采购工作小组与成交供应商签订采购合同。单一来源采购程序采购工作小组提出单一来源采购申请，说明采购理由、采购项目名称、规格型号、数量、预算金额等内容。采购领导小组对采购申请进行审核，批准后发布单一来源采购公示，公示期不少于五个工作日。公示无异议后，采购工作小组与供应商进行协商，确定采购价格和合同条款。签订采购合同。询价采购程序采购工作小组向不少于三家符合条件的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。供应商在规定时间内提交报价文件。采购工作小组对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。签订采购合同。六、采购合同管理1.合同签订采购工作小组应在确定中标或成交供应商后，及时与其签订采购合同。合同内容应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等条款，确保合同条款明确、具体、合法有效。2.合同审核采购合同签订前，应提交财务科、法务部门等相关科室进行审核。审核重点包括合同条款的合法性、完整性、准确性，以及合同风险防范等方面。审核通过后，方可签订合同。3.合同执行采购工作小组负责跟踪合同执行情况，及时掌握供应商的交货进度、质量状况等信息。供应商应按照合同约定的时间、地点、数量、质量等要求履行交货义务。如遇特殊情况需要变更合同条款的，应提前与采购方协商一致，并签订补充协议。采购方应按照合同约定及时支付货款，不得无故拖欠。4.合同变更与解除在合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同应按照原合同签订程序进行审核，并做好相关记录。5.合同归档采购合同签订后，采购工作小组应及时将合同文本及相关资料整理归档，妥善保管。合同档案应包括合同正本、副本、补充协议、验收报告、付款凭证等，保存期限按照国家有关规定执行。七、采购验收管理1.验收组织成立采购验收小组，由药剂科、设备科、质量控制部门等相关人员组成。验收小组负责制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收流程等内容。2.验收标准药品验收应按照国家药品质量标准、药品说明书及相关法律法规要求进行，重点检查药品的外观、包装、标签、说明书、批准文号、有效期、质量检验报告等内容。医用耗材验收应按照产品标准、行业规范及采购合同要求进行，检查耗材的规格型号、数量、质量、性能、包装等是否符合要求。3.验收流程供应商交货前，应提前通知采购方验收小组。验收小组在收到通知后，应及时组织验收。验收时，验收人员应按照验收标准对药品耗材进行逐一检查，核对数量、规格型号等信息，并做好验收记录。对验收合格的药品耗材，验收小组应出具验收报告；对验收不合格的，应及时通知供应商，并要求其限期整改或退换货。验收合格的药品耗材方可入库或投入使用，验收记录应作为付款和质量追溯的依据。八、采购付款管理1.付款原则严格按照采购合同约定的付款方式和时间支付货款，不得无故拖延或提前支付。付款前，应审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、合法合规。2.付款流程供应商提交付款申请，附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证。采购工作小组对付款申请进行审核，核实相关凭证的真实性、完整性和准确性。审核通过后，提交财务科办理付款手续。财务科按照合同约定的付款方式和时间，将货款支付给供应商。3.付款监督财务科应定期对采购付款情况进行统计和分析，确保付款工作规范有序。监督小组对采购付款过程进行监督，防止出现违规付款行为。九、采购风险管理1.风险识别与评估采购工作小组应定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括质量风险、价格风险、供应风险、合同风险、法律风险等。分析风险产生的原因、可能造成的影响及风险发生的可能性，确定风险等级。2.风险应对措施质量风险应对措施：加强供应商质量管理，严格审核供应商资质和产品质量，增加检验检测频次，建立质量追溯机制。价格风险应对措施：开展市场调研，掌握价格动态变化，合理确定采购价格，通过招标、谈判等方式争取优惠价格，签订价格调整条款。供应风险应对措施：与主要供应商建立长期稳定合作关系，拓宽供应渠道，建立应急供应机制，确保紧急情况下药品耗材的供应。合同风险应对措施：加强合同管理，严格审核合同条款，明确双方权利义务，及时跟踪合同执行情况，防范合同纠纷。法律风险应对措施：加强法律法规学习，提高法律意识，在采购活动中严格遵守法律法规，咨询法律顾问，确保采购行为合法合规。3.风险监控与预警建立采购风险监控机制，定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时发现新的风险因素。设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。十、采购信息管理1.信息收集采购工作小组应收集与采购活动相关的各类信息，包括药品耗材市场价格信息、供应商信息、采购政策法规信息、临床需求信息等。定期对收集到的信息进行整理和分析，为采购决策提供依据。2.信息发布通过卫生院内部网站、公告栏等渠道，及时发布药品耗材采购政策、采购计划、中标成交信息等，确保信息公开透明。向供应商发布采购需求、招标公告、谈判文件等信息，保证供应商能够及时了解采购动态。3.信息保密对涉及采购活动的商业秘密、供应商信息、临床需求信息等予以保密，防止信息泄露。严格控制信息的访问权限，确保只有授权人员能够查阅和使用相关信息。十一、监督与考核1.监督检查监督小组定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序执行情况、合同签订与履行情况、验收情况、付款情况、信息管理情况等。对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。2.内部审计财务科定期对采购资金使