泳池卫生档案管理制度

PAGE泳池卫生档案管理制度一、总则（一）目的为加强泳池卫生管理，确保泳池水质符合相关法律法规和行业标准，保障公众健康与安全，特制定本泳池卫生档案管理制度。（二）依据本制度依据《公共场所卫生管理条例》《游泳场所卫生标准》等相关法律法规及行业标准制定。（三）适用范围本制度适用于本公司/组织所管理的各类泳池。（四）管理原则泳池卫生管理遵循预防为主、科学管理、责任明确、持续改进的原则。二、档案管理职责（一）管理部门公司/组织设立专门的卫生管理部门，负责泳池卫生档案的统一管理工作。（二）职责分工1.档案管理员负责泳池卫生档案的收集、整理、归档、保管和查阅等工作。确保档案资料的完整性、准确性和规范性。2.泳池管理人员负责及时提供与泳池卫生相关的各类原始资料，如水质检测报告、消毒记录、清洁记录等。配合档案管理员做好档案的整理和归档工作。3.卫生主管定期对泳池卫生档案进行审核和检查，确保档案管理工作符合要求。根据档案资料分析泳池卫生状况，提出改进措施和建议。三、档案内容（一）基本信息档案1.泳池概况记录泳池的名称、地址、类型（如公共泳池、酒店泳池、小区泳池等）、规模（面积、容积等）。描述泳池的设计参数，包括水深、水循环系统、过滤设备等情况。2.运营信息记载泳池的开放时间、接待人数上限等运营数据。记录泳池的运营历史，包括开业时间、重大维修或改造记录等。（二）卫生许可证档案1.许可证申领情况保存泳池卫生许可证的申请材料，包括申请书、承诺书、平面图、水质检测报告等。记录卫生许可证的批准文号、有效期等信息。2.许可证变更与延续整理泳池卫生许可证变更（如地址变更、法人变更等）的相关文件和记录。保存卫生许可证延续申请及审批过程中的各类资料。（三）水质检测档案1.日常检测记录详细记录每日泳池水质的检测结果，包括pH值、浑浊度、余氯含量、尿素含量、细菌总数、大肠菌群等指标。注明检测时间、检测人员、检测方法和使用的检测仪器等信息。2.定期检测报告归档泳池定期（如每月、每季度）委托有资质的检测机构进行全面水质检测的报告。对检测报告中的不合格项目进行标注，并记录后续的整改情况。（四）消毒记录档案1.消毒药剂使用记录记录每日泳池消毒药剂的名称、用量、投放时间和投放人员等信息。注明消毒药剂的品牌、规格、有效期等产品信息。2.消毒设备运行记录记载泳池消毒设备（如紫外线消毒器、臭氧发生器等）的开启时间、关闭时间、运行参数等。将设备维护保养记录一并归档，包括维护时间、维护内容、维修更换部件等情况。（五）清洁记录档案1.泳池清洁计划制定并保存泳池定期清洁计划，明确清洁周期、清洁部位和清洁标准。如有临时清洁任务，记录任务发起原因、执行时间和完成情况。2.清洁作业记录详细记录每次泳池清洁作业的过程，包括清洁人员名单、清洁工具使用情况、清洁步骤和清洁效果等。对泳池周边环境（如更衣室地面、淋浴间等）的清洁情况进行同步记录。（六）人员健康档案1.从业人员健康证明收集泳池从业人员（包括救生员、水质处理员、清洁人员等）的健康证明，记录姓名、性别、岗位、健康证编号、发证机构、有效期等信息。建立健康证明到期提醒机制，并及时更新档案。2.培训记录整理泳池从业人员参加卫生知识培训、急救培训等相关培训的记录，包括培训时间、培训内容、培训讲师、考核成绩等。（七）投诉与处理档案1.投诉记录详细记录来自顾客或其他相关方关于泳池卫生问题的投诉内容，包括投诉时间、投诉人姓名或单位、联系方式、投诉事项等。对投诉进行分类整理，以便分析投诉原因和趋势。2.处理记录记录针对投诉采取的处理措施，包括处理时间、处理人员、处理结果等。将顾客对处理结果的反馈情况进行归档，跟踪投诉处理的满意度。四、档案建立与归档（一）资料收集1.泳池管理人员应在日常工作中及时收集各类与泳池卫生相关的资料，并定期移交档案管理员。2.档案管理员负责从外部获取如卫生许可证审批文件、水质检测报告等资料，并确保资料的完整性。（二）整理与分类1.档案管理员按照本制度规定的档案内容分类，对收集到的资料进行整理。2.对每份资料进行编号，编制索引目录，便于查找和管理。（三）归档保存1.将整理好的资料按照类别分别装入档案盒或文件夹，并在盒/夹上标明档案类别和年度。2.档案应存放在专门的档案柜中，保持存放环境干燥、通风、防虫、防火、防盗。五、档案查阅与使用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅泳池卫生档案的，需填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理员处查阅。2.外部相关部门（如卫生监督机构、行业主管部门等）因工作需要查阅档案的，应出具正式的查阅函，经公司/组织负责人批准后，由档案管理员陪同查阅。（二）查阅登记1.建立档案查阅登记制度，查阅人员需详细填写查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容等信息。2.查阅登记记录应妥善保存，以备查询。（三）使用规定1.查阅人员只能在档案管理员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或复制。如需复制，应按照相关规定办理审批手续。2.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。六、档案保管期限（一）短期档案1.泳池日常清洁记录、消毒记录等与日常运营密切相关且时效性较强的档案，保管期限为1年。2.人员健康证明中已过期的部分，在确认新的健康证明已更新后，原过期证明可保存1年作为历史记录，之后予以销毁。（二）中期档案1.泳池水质日常检测记录，保管期限为3年。2.泳池从业人员培训记录，保管期限为3年。3.泳池投诉与处理记录，保管期限为3年。（三）长期档案1.泳池基本信息档案、卫生许可证档案、定期水质检测报告、消毒设备运行记录等重要档案，保管期限为10年。2.涉及泳池重大维修改造、卫生行政处罚等关键事件的档案，应永久保存。七、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且已无继续保存价值的，可进行销毁。2.因不可抗力等特殊原因导致档案损坏、遗失，经鉴定确需销毁的，可办理销毁手续。（二）销毁程序1.档案管理员提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.经卫生主管审核、公司/组织负责人批准后，方可实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，并在销毁记录上签字确认。销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等信息。八、档案信息化管理（一）建立电子档案系统1.公司/组织应建立泳池卫生档案电子管理系统，将纸质档案进行数字化扫描录入，实现档案资料的电子化存储和管理。2.电子档案系统应具备档案分类存储、检索查询、权限管理、备份恢复等功能，确保档案信息的安全和便捷使用。（二）数据维护与更新1.档案管理员应定期对电子档案系统中的数据进行维护和更新，确保数据与纸质档案一致。2.及时录入新产生的档案资料，删除已销毁或过期的档案信息，并对系统数据进行备份，防止数据丢失。九、监督与考核（一）内部监督1.卫生主管定期对泳池卫生档案管理工作进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、规范性，以及档案查阅、使用、保管等制度的执行情况。2.对检查中发现的问题及时提出整改意见，督促档案管理员和相关责任人进行整改，并跟踪整改效果。（二）考核机制1.将泳池卫生档案管理工作纳入公司/组织对相关部门和人员的绩效考核体系，设定合理的考核指标和权重。2.对档案管理工作表现优秀