卫生监护档案管理制度

PAGE卫生监护档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司卫生监护档案管理，规范档案的建立、保管、使用和销毁等工作，确保员工职业健康信息的完整性、准确性和安全性，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及卫生监护工作的部门、岗位及人员，包括但不限于接触职业病危害因素的员工、从事职业健康检查和职业病诊断的医疗卫生机构、负责职业健康管理的职能部门等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关职业病防治、劳动保护等法律法规及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容应真实反映员工职业健康状况及相关卫生监护工作情况，数据准确、记录完整。3.保密安全原则：对涉及员工个人隐私和商业机密的信息严格保密，确保档案的安全性，防止信息泄露、篡改或丢失。4.动态管理原则：根据员工职业健康状况的变化、工作岗位调整及法律法规要求，及时更新和完善档案内容，实现动态管理。二、档案管理职责分工（一）公司职业健康管理部门1.负责制定和完善卫生监护档案管理制度，并组织实施。2.统筹协调各部门开展卫生监护档案的建立、收集、整理、归档、保管和使用等工作。3.定期对卫生监护档案进行审核和检查，确保档案质量符合要求。4.负责与医疗卫生机构沟通协调，获取员工职业健康检查和职业病诊断等相关资料，并及时归档。5.根据档案信息，分析员工职业健康状况趋势，提出改进措施和建议，为公司职业健康管理决策提供依据。（二）各部门1.负责本部门员工卫生监护档案的初步收集和整理工作，确保员工信息的及时、准确提供。2.配合职业健康管理部门完成档案的审核、归档等工作，并按照要求提供相关补充资料。3.在员工岗位变动、离职等情况下，及时通知职业健康管理部门，协助办理档案交接手续。（三）医疗卫生机构1.按照国家有关规定和技术规范，为公司提供职业健康检查、职业病诊断等医疗卫生服务，并出具真实、准确的报告。2.妥善保管与公司员工相关的医疗卫生记录和资料，并按照要求及时向公司提供复印件或电子文档。3.配合公司职业健康管理部门做好员工职业健康状况的跟踪和反馈工作。三、档案内容（一）员工基本信息1.员工姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式。2.所在部门、岗位、入职时间、劳动合同期限。3.家庭住址、紧急联系人姓名及联系方式。（二）职业健康监护记录1.职业健康检查表每次职业健康检查的机构名称、检查日期、检查项目及结果。检查中发现的异常情况及处理建议。2.职业病诊断证明书（如有）职业病诊断机构名称、诊断日期、诊断结论。职业病诊断过程中涉及的相关资料，如职业史、职业病危害接触史、临床表现、实验室检查结果等。（三）职业病危害因素接触情况1.员工所在工作场所存在的职业病危害因素种类、浓度或强度。2.员工接触职业病危害因素的岗位、接触时间、接触方式及防护措施落实情况。（四）职业健康培训记录1.培训计划、培训内容、培训时间、培训讲师及参加培训人员名单。2.培训效果评估资料，如考试成绩、培训反馈意见等。（五）职业健康监护档案变更记录1.员工岗位变动、离职等情况记录，包括变动或离职时间、新岗位信息等。2.档案内容修改、补充的原因及相关证明材料。（六）其他相关资料1.员工个人提出的职业健康相关申请、报告及处理结果。2.与职业健康监护工作有关的其他文件、资料，如卫生行政部门的监督检查记录、整改通知等。四、档案建立与收集（一）新员工入职1.员工入职时，所在部门应及时将员工基本信息提交给职业健康管理部门。2.职业健康管理部门根据员工工作岗位，确定其是否接触职业病危害因素，并安排相应的职业健康检查。3.医疗卫生机构按照规定进行职业健康检查后，将检查报告及时反馈给职业健康管理部门，职业健康管理部门负责将报告及相关资料整理归档，建立员工卫生监护档案。（二）员工岗位变动1.员工岗位发生变动，涉及接触不同职业病危害因素时，所在部门应在变动后[X]个工作日内通知职业健康管理部门。2.职业健康管理部门根据新岗位的职业病危害因素情况，安排员工进行相应的职业健康检查，并将检查结果及相关资料补充到档案中。（三）定期职业健康检查1.职业健康管理部门按照国家规定的周期，组织接触职业病危害因素的员工进行定期职业健康检查。2.医疗卫生机构在完成职业健康检查后，应及时向公司提供检查报告。职业健康管理部门负责将报告及相关资料整理归档，更新员工卫生监护档案。（四）职业病诊断1.员工被怀疑患有职业病时，所在部门应及时报告职业健康管理部门，并协助员工按照规定程序进行职业病诊断。2.职业健康管理部门负责收集职业病诊断过程中所需的各种资料，包括职业史、职业病危害接触史、临床表现、实验室检查结果等，并将其整理归档，形成完整的职业病诊断档案。五、档案整理与归档（一）整理要求1.档案管理人员应按照档案内容的分类，对收集到的资料进行逐一核对、整理，确保资料齐全、完整。2.对同一员工的不同时期职业健康监护资料，应按照时间顺序进行排列，便于查阅和管理。3.资料应使用A4纸张打印或复印，字迹清晰、工整，签字盖章齐全。（二）归档方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行归档管理。纸质档案应按照类别和员工姓名顺序依次装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、员工姓名等信息。2.电子档案应按照纸质档案的分类和编号进行存储，建立清晰的目录结构，便于检索和查询。电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。（三）档案编号1.卫生监护档案应进行统一编号，编号规则为：公司名称缩写+年份+部门代码+员工工号+档案类别代码。2.例如：[公司名称缩写]2023010100101，其中“[公司名称缩写]”为公司名称缩写，“2023”为年份，“01”为部门代码，“01001”为员工工号，“01”为档案类别代码（此处假设01代表员工基本信息档案）。（四）归档时间1.新员工卫生监护档案应在职业健康检查报告反馈后[X]个工作日内完成归档。2.员工岗位变动、定期职业健康检查、职业病诊断等资料应在相关工作完成后[X]个工作日内整理归档。六、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的卫生监护档案保管室，确保保管场所安全、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.保管室应配备必要的档案柜、桌椅等设施，并设置明显的标识牌。（二）保管期限1.员工卫生监护档案的保管期限为自员工离职或退休后[X]年。2.职业病诊断档案应永久保管。（三）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.严格限制无关人员进入档案保管室，确需查阅档案的，应按照规定办理借阅手续。七、档案使用与借阅（一）使用范围1.公司职业健康管理部门、各部门负责人及相关工作人员因工作需要，可查阅员工卫生监护档案。2.医疗卫生机构在提供职业健康服务过程中，可根据需要查阅相关员工的卫生监护档案。（二）借阅流程1.借阅人需填写《卫生监护档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅原因、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交给职业健康管理部门负责人审批。3.职业健康管理部门负责人审批通过后，档案管理人员按照申请表的要求提供档案，并做好借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。（三）借阅期限1.一般情况下，档案借阅期限不得超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，借阅人应提前向职业健康管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.借阅人应在规定期限内归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应及时办理续借手续。（四）使用要求1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。2.使用完毕后，借阅人应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。八、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应对档案内容严格保密，不得向无关人员透露员工职业健康信息。2.在档案查阅、借阅过程中，应严格遵守保密规定，对涉及个人隐私和商业机密的信息进行妥善处理。3.对因工作需要接触档案的人员，应进行保密教育，签订保密协议，明确保密责任。（二）安全管理1.加强档案保管场所的安全防范措施，安装必要的安全监控设备，确保档案的安全。2.定期对档案保管设施进行检查和维护，确保其正常运行。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、失窃等突发事件，应及时采取措施，保护档案安全，并按照规定向上级主管部门报告。九、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且无需继续保存的，可按照规定进行销毁。2.因保管不善导致档案损坏、遗失，无法继续使用的，经相关部门批准后可进行销毁。（二）销毁流程1.档案管理人员定期对超过保管期限的档案进行清理，提出销毁意见，并填写《卫生监护档案销毁申请表》。2.申请表经职业健康管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁档案时，应至少有两名档案管理人员在