卫生系统档案规范化管理制度

PAGE卫生系统档案规范化管理制度一、总则（一）目的为加强卫生系统档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，为卫生事业发展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本卫生系统内各单位、部门及全体工作人员形成的各类档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，由专门的档案管理机构或人员负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确地反映卫生工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集和保存各类档案，保证档案的齐全和完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露。5.服务性原则：充分发挥档案的作用，为卫生系统各项工作提供优质高效的服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责全系统档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案的规范化管理。2.做好档案的保管工作，维护档案的安全和完整，防止档案损坏、丢失和泄密。3.开展档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用，及时为利用者提供档案信息。5.参与档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.定期对档案管理工作进行总结和分析，不断完善档案管理制度和工作流程。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案：包括上级文件、本单位文件、会议记录、工作计划与总结、统计报表等。2.医疗业务类档案：如病历、诊断报告、手术记录、护理记录、科研项目资料等。3.人事档案：个人履历、考核评价、奖惩情况、工资待遇等。4.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.设备档案：设备购置合同、说明书、维修记录、报废处理等。6.基建档案：工程项目立项、设计图纸、施工资料、竣工验收等。7.其他档案：如宣传资料、外事活动记录等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照规定的时间和要求，及时将本部门形成的档案移交档案管理部门。2.收集的档案应齐全完整，字迹清晰，载体质量符合要求。3.对重要的、具有长期保存价值的档案，应同时收集电子版本。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等进行分类，可分为党群工作类、行政管理类、业务管理类、人事管理类、财务管理类、设备管理类、基建管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、编号、日期、保管期限等。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放于档案架上，排列整齐，便于查找。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据安全。（三）库存管理1.建立档案库存管理制度，定期对档案进行清点和核对，确保账实相符。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，保证档案的完整性。3.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，提出拟销毁档案的清单，报本单位领导审批。2.对批准销毁的档案，应进行登记造册，注明档案名称、数量、销毁时间等。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册存档。六、档案的统计与利用（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和本单位领导汇报档案工作情况。（二）利用服务1.档案管理部门应积极开展档案利用服务工作，为利用者提供便捷、高效的服务。2.利用档案时，利用者应填写利用登记表，注明利用目的、档案名称、数量等。3.档案管理人员应根据利用者的需求及时提供档案，并做好利用记录。4.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，限制利用范围。七、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平，为卫生系统的信息化建设提供支持。（二）建设内容1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用等业务流程的信息化管理。2.推进档案数字化工作，对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。3.加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息安全。（三）实施步骤1.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和实施步骤。2.组织开展档案数字化工作，按照标准规范进行档案扫描、图像处理、数据挂接等操作。3.建立档案管理信息系统，进行系统测试和上线运行。4.加强档案信息化人才培养，提高档案管理人员的信息化技能。八、监督与检查（一）监督机制建立健全档案管理监督机制，定期对各单位、部门的档案管理工作进行检查和评估。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作的开展情况。3.档案信息化建设情况。4.档案安全保密措施的落实情况。（三）结果处理