幼儿园卫生档案资料管理制度

PAGE幼儿园卫生档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园卫生档案资料管理，规范档案资料的收集、整理、归档、保管和利用，确保幼儿园卫生工作的科学性、规范性和系统性，保障幼儿的健康成长，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本幼儿园全体教职工及与幼儿园卫生工作相关的各类活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案资料应如实反映幼儿园卫生工作的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与幼儿园卫生工作有关的各类资料，保证档案资料的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案资料的整理、归档和管理，确保档案资料的规范性和一致性。4.保密性原则：对涉及幼儿个人隐私、幼儿园敏感信息等档案资料，严格保密，防止信息泄露。二、档案资料管理职责（一）管理部门及职责1.幼儿园卫生管理小组负责统筹规划幼儿园卫生档案资料管理工作，制定档案资料管理工作计划和目标。定期检查档案资料管理工作的执行情况，对存在的问题及时提出整改意见。协调各部门之间在档案资料管理工作中的关系，确保档案资料管理工作的顺利开展。2.保健室作为幼儿园卫生档案资料的归口管理部门，具体负责档案资料的收集、整理、归档、保管和利用工作。建立健全档案资料管理制度和流程，明确档案资料管理岗位的职责和工作要求。定期对档案资料进行分类整理、编目装订，确保档案资料的整齐有序。负责档案资料的数字化管理工作，建立电子档案数据库，提高档案资料的检索和利用效率。（二）各部门职责1.教学部门负责收集、整理本部门开展卫生教育活动的相关资料，如教案、课件、活动照片等，并及时移交保健室归档。在日常教学活动中，配合保健室做好幼儿健康档案信息的更新和维护工作。2.后勤部门负责收集、整理幼儿园环境卫生管理、食品卫生管理、饮用水卫生管理等方面的资料，如卫生检查记录、消毒记录、食品采购索证资料等，并按时移交保健室。按照档案资料管理要求，做好本部门相关档案资料的保管和保密工作。3.班级教师负责收集、整理本班幼儿的健康信息资料，如幼儿体检报告、预防接种记录、因病缺勤追踪记录等，并及时上报保健室。协助保健室做好班级卫生消毒工作记录、幼儿个人卫生习惯培养记录等资料的收集和整理工作。三、档案资料的收集（一）收集内容1.幼儿健康档案幼儿入园体检报告、定期体检报告、视力筛查报告、听力筛查报告等。幼儿预防接种证及接种记录。幼儿因病缺勤追踪记录，包括缺勤日期、原因、诊治情况等。幼儿个人卫生习惯培养记录，如洗手、刷牙、剪指甲等情况。2.环境卫生档案幼儿园环境卫生检查记录，包括教室、寝室、食堂、卫生间等区域的卫生状况检查记录。幼儿园消毒记录，包括空气消毒、物表消毒、餐具消毒等记录。幼儿园环境卫生监测报告，如空气质量检测报告、水质检测报告等。3.食品卫生档案食品采购索证资料，包括食品供应商资质证明、食品采购发票、食品检验报告等。食品加工过程记录，如食品加工操作流程、食品留样记录等。食堂从业人员健康证明及培训记录。食品安全自查记录及整改报告。4.饮用水卫生档案饮用水卫生许可证及水质检测报告。饮水机清洗消毒记录。饮用水卫生巡查记录。5.卫生教育档案卫生教育教案、课件、活动计划及总结。卫生教育活动照片、视频等资料。幼儿卫生知识测试成绩及试卷。6.突发公共卫生事件档案突发公共卫生事件应急预案及演练记录。事件发生时的相关报告、调查记录、处理措施及结果等资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案资料收集内容的要求，及时、准确地收集本部门相关的档案资料，并确保资料的真实性和完整性。2.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整、签字盖章齐全。如有复印件，应注明原件存放处，并加盖提供复印件部门的公章。3.对于电子档案资料，应确保其格式规范、内容完整，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）收集时间1.幼儿健康档案资料应在幼儿入园、体检、预防接种、因病缺勤等情况发生后及时收集，并于每月底汇总上报保健室。2.环境卫生档案资料、食品卫生档案资料、饮用水卫生档案资料应按照相关工作要求及时收集，如卫生检查记录应在每次检查后及时整理归档，食品采购索证资料应在采购食品时同步收集。3.卫生教育档案资料应在卫生教育活动开展前后及时收集，活动结束后一周内整理归档。4.突发公共卫生事件档案资料应在事件发生后立即启动收集程序，相关资料应随时收集、随时整理、随时归档。四、档案资料的整理（一）分类标准1.按照档案资料的性质和用途，分为幼儿健康档案、环境卫生档案、食品卫生档案、饮用水卫生档案、卫生教育档案、突发公共卫生事件档案六大类。2.每大类档案资料再根据具体内容进行细分，如幼儿健康档案可细分为入园体检档案、定期体检档案、预防接种档案等。（二）整理方法1.对收集到的档案资料进行分类筛选，剔除重复、无效的资料。2.按照分类标准对档案资料进行排序，同一类资料应按照时间顺序或重要程度排列。3.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号可采用年份+类别+流水号的方式，如2023YJ001，表示2023年幼儿健康档案中的第1份资料。4.编制档案资料目录，目录应包括资料编号、资料名称、日期、来源等信息，以便快速检索和查阅档案资料。（三）装订要求1.对整理好的档案资料进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅和保存。2.装订顺序应按照档案资料目录的顺序排列，每类资料之间可使用分隔页进行区分。3.对于纸张较大或较多的档案资料，可采用折叠或缩印的方式进行整理，使其规格统一，便于装订。五、档案资料的归档（一）归档流程1.各部门整理好的档案资料应在规定时间内移交保健室。移交时，双方应填写档案资料移交清单，清单应包括资料名称、数量、移交日期等信息，并签字确认。2.保健室收到各部门移交的档案资料后，按照分类标准进行再次审核和整理，确保档案资料的准确性和完整性。3.审核整理后的档案资料应及时归档，存放在专门的档案柜中，并建立档案资料存放索引，注明档案资料的类别、存放位置等信息，便于查找和管理。（二）归档期限1.每月底前，各部门应将本月收集整理的档案资料移交保健室归档。2.对于年度性的档案资料，如年度卫生工作总结、年度卫生教育计划等，应在次年1月底前归档。3.突发公共卫生事件档案资料应在事件处理结束后一周内归档。六、档案资料的保管（一）保管场所1.设立专门的档案保管室，档案保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保档案资料的安全存放。2.档案保管室内应配备必要的档案柜、档案架、温湿度计、灭火器等设备，便于档案资料的分类存放和管理。（二）保管要求1.纸质档案保管档案资料应分类存放在档案柜中，每个档案柜应标明存放档案资料的类别和范围。定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理，如档案资料有破损、霉变等情况，应及时进行修复或更换。按照档案资料的保管期限，对到期档案进行鉴定和销毁，销毁时应填写档案资料销毁清单，经相关领导批准后，由专人负责监销，并在清单上签字确认。2.电子档案保管建立电子档案数据库，对电子档案资料进行分类存储，并设置相应的权限管理，确保电子档案资料的安全和保密。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放在不同的地点，防止数据丢失。对电子档案数据库进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。定期检查电子档案的可读性，发现问题及时处理。（三）保管期限1.幼儿健康档案：长期保存。2.环境卫生档案：一般保存3年。3.食品卫生档案：一般保存3年，涉及食品安全事故的档案资料应永久保存。4.饮用水卫生档案：一般保存3年。5.卫生教育档案：一般保存3年。6.突发公共卫生事件档案：永久保存。七、档案资料的利用（一）查阅权限1.幼儿园教职工因工作需要查阅档案资料时，应填写档案资料查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到保健室查阅。2.外单位人员因工作需要查阅档案资料时，应持单位介绍信，经幼儿园主管领导批准后，在保健室工作人员的陪同下查阅。查阅过程中，应严格遵守档案资料查阅规定，不得擅自摘抄、复制、拍照或传播档案资料内容。（二）查阅流程1.查阅申请人填写档案资料查阅申请表，并提交给所在部门负责人审核签字。2.部门负责人审核通过后，将申请表交至保健室。保健室工作人员根据申请表内容，查找相应的档案资料，并提供给查阅申请人。3.查阅申请人应在指定地点查阅档案资料，查阅时间一般不得超过2小时。如需复印或摘抄档案资料，应经保健室工作人员同意，并按照规定进行登记。4.查阅结束后，查阅申请人应将档案资料归还保健室，并在档案资料查阅登记表上签字确认。（三）利用范围1.为幼儿园卫生工作决策提供依据，如通过分析幼儿健康档案资料，了解幼儿健康状况，制定针对性的卫生保健措施。2.用于幼儿园卫生工作的总结和评估，如根据环境卫生档案资料、食品卫生档案资料等，总结卫生工作经验，发现存在的问题，为改进工作提供参考。3.作为卫生教育教学资源，如利用卫生教育档案资