卫生应急档案管理制度

PAGE卫生应急档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司卫生应急档案管理，规范卫生应急档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，有效维护卫生应急工作的真实记录和历史资料，提高卫生应急管理水平，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在应对各类突发公共卫生事件、自然灾害等卫生应急工作中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映卫生应急工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。2.完整性原则：全面收集卫生应急工作各个环节的相关资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、归档和管理，确保档案管理工作的标准化、规范化。（四）管理职责1.公司卫生应急管理部门负责制定和完善卫生应急档案管理制度，并组织实施。指导、监督各部门卫生应急档案的收集、整理、归档工作。负责集中保管公司重要的卫生应急档案，并提供档案利用服务。2.各部门负责本部门卫生应急档案的收集、整理、归档工作，并定期向公司卫生应急管理部门移交。配合公司卫生应急管理部门做好档案的保管、利用等工作。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.应急预案及相关文件：包括公司制定的各类卫生应急预案、修订记录、上级部门下发的相关政策文件等。2.应急处置记录：事件报告记录：包括事件发生时间、地点、经过、危害程度等信息的报告文件。应急响应记录：启动应急响应的文件、指令，响应级别调整记录等。现场处置记录：现场救援方案、措施、过程记录，人员伤亡情况、救治情况记录等。物资调配记录：应急物资的种类、数量、调配时间、去向等记录。人员行动记录：参与应急处置人员的名单、任务分配、行动轨迹等记录。3.监测与预警资料：日常监测数据：各类公共卫生监测指标数据、疫情监测数据等。预警信息：发布的预警级别、内容、时间等记录。4.培训与演练资料：培训计划、教材、课件等。演练方案、脚本、总结报告等。5.与外部机构的沟通协调资料：与政府部门、医疗机构、专业救援队伍等外部机构的往来文件、会议记录、合作协议等。6.其他相关资料：如媒体报道、社会捐赠记录、事件评估报告等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责卫生应急档案的收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏重要信息。3.对于纸质档案，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明出处。4.对于电子档案，应确保数据的真实性、完整性和可读性，定期进行备份。（三）整理方法1.分类：按照卫生应急工作的流程和内容，将档案分为应急预案类、应急处置类、监测与预警类、培训与演练类、沟通协调类、其他类等六大类。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年份、顺序号等信息，便于查询和管理。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。4.装订：对于纸质档案，应进行整齐装订，去除金属物，确保档案的牢固和整齐。三、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在卫生应急工作结束后[X]个工作日内，将整理好的档案移交至公司卫生应急管理部门。2.公司卫生应急管理部门应及时对接收的档案进行审核，对不符合归档要求的档案，应退回原部门重新整理。3.归档的档案应按照分类和编号顺序进行排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年份、起止编号等信息。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大卫生应急事件、具有重要历史价值和法律凭证作用的档案，如应急预案的原始版本、重大事件的评估报告等，应永久保管。2.定期保管：其他档案根据其重要程度和使用频率，确定保管期限为[X]年或[X]年。保管期限届满后，经鉴定可以销毁的档案，应按照规定程序进行销毁。（三）保管场所1.公司应设立专门的卫生应急档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（四）保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。2.定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.对电子档案应进行加密存储，并定期进行数据备份，备份数据应异地存放。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理部门负责人批准，并进行登记。四、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，不得损害公司利益和他人合法权益。2.档案利用应根据工作需要，严格履行审批手续，确保档案信息的合理使用。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅卫生应急档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司卫生应急管理部门查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人、公司卫生应急管理部门负责人和公司分管领导签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：如需复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等信息，经所在部门负责人和公司卫生应急管理部门负责人签字同意后，并按照规定进行登记。复制的档案应加盖档案管理部门印章，确保与原件具有同等效力。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出公司或转借他人。不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.查阅、借阅档案后，应及时归还档案管理部门，并办理归还手续。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。3.档案管理人员应严格遵守档案利用制度，不得擅自扩大档案利用范围或泄露档案机密信息。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由公司卫生应急管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限，对到期档案进行审查，判断其是否仍具有保存价值。2.对于已失去保存价值的档案，应重点审查其是否涉及公司机密、法律纠纷或其他需要长期保存的事项。3.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（三）销毁程序1.编制销毁清册：档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一核对，编制《档案销毁清册》，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。2.审批：《档案销毁清册》经公司卫生应急管理部门负责人、公司分管领导签字同意后，方可进行销毁。3.销毁实施：档案销毁应在档案管理部门指定的地点进行，由专人负责监销。销毁方式可采用焚烧、粉碎等