卫生院采购内部控制制度

PAGE卫生院采购内部控制制度一、总则（一）目的为了加强卫生院采购业务的内部控制，规范采购行为，防范采购风险，提高采购效率，保证采购质量，促进卫生院健康发展，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本卫生院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院所有采购活动，包括医疗设备、药品、耗材、办公用品、后勤物资等各类物资及服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本和效益，优化采购流程，降低采购费用。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督和外部监督，确保采购信息真实、准确、完整。4.不相容职务分离原则：明确采购业务中各环节的职责分工，确保采购计划制定与审批、采购与验收、付款审批与付款执行等不相容职务相互分离，防止舞弊行为。5.制衡性原则：通过建立健全采购内部控制体系，实现各部门之间的相互制约和监督，保障采购活动的规范运行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立卫生院采购领导小组，由院长担任组长，副院长担任副组长，成员包括财务科、医务科、药剂科、设备科、后勤科等相关部门负责人。采购领导小组负责审议和决策重大采购事项，制定采购政策和策略，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门1.设备科：负责医疗设备的采购工作，包括设备的选型、论证、招标、采购合同签订、验收等环节。2.药剂科：负责药品、医用耗材的采购工作，包括药品和耗材的遴选、采购计划制定、采购合同签订、验收等环节。3.后勤科：负责办公用品、后勤物资等非医疗物资的采购工作，包括物资的需求统计、采购计划制定、采购合同签订、验收等环节。（三）各部门职责1.采购领导小组负责制定采购政策和制度，明确采购流程和审批权限。审议重大采购项目的采购计划、采购方式、采购预算等。监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。2.采购执行部门根据本部门业务需求，提出采购申请，编制采购计划。负责采购项目的具体实施，包括市场调研、供应商选择、采购谈判、合同签订等。组织采购项目的验收工作，确保采购物资符合要求。建立采购档案，妥善保管采购相关资料。3.财务科参与采购预算的编制和审核，提供财务方面的专业意见。负责采购资金的支付审核和账务处理，确保资金支付安全、合规。对采购活动进行财务监督，定期检查采购资金的使用情况。4.医务科参与医疗设备、药品、耗材等采购项目的技术论证，提供专业技术意见。协助评估采购物资对医疗质量和医疗安全的影响。5.审计科对采购活动进行内部审计监督，检查采购内部控制制度的执行情况。审查采购项目的合规性、合法性和效益性，对发现的问题提出整改意见。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据业务需求，填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、预算金额、需求时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购执行部门。（二）采购计划编制1.采购执行部门收到采购申请表后，对采购需求进行汇总和分析，结合库存情况，编制采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预算金额、采购时间、采购方式等内容。3.采购计划经采购执行部门负责人审核签字后，提交至采购领导小组审批。（三）采购审批1.采购领导小组对采购计划进行审批，重点审查采购项目的必要性、合规性、预算合理性等。2.对于重大采购项目，采购领导小组应组织相关部门进行论证，必要时听取专家意见。3.采购计划经采购领导小组审批通过后，方可实施采购。（四）供应商选择与管理1.采购执行部门根据采购计划，通过多种渠道选择供应商，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式。2.对供应商进行资格审查，包括营业执照、生产许可证、经营许可证、产品质量认证、信誉状况等方面。3.建立供应商评估机制，定期对供应商的供货质量、价格、交货期、售后服务等进行评估，根据评估结果调整供应商名单。4.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。（五）采购实施1.采购执行部门按照采购合同约定，组织采购活动，确保采购物资按时、按质、按量供应。2.在采购过程中，如遇合同变更、供应商违约等情况，应及时与供应商协商解决，并按照规定程序办理相关手续。3.采购执行部门应定期向采购领导小组汇报采购进展情况，及时反馈采购过程中出现的问题。（六）验收1.采购物资到货后，采购执行部门应及时组织验收。验收人员应包括采购执行部门人员、使用部门人员、质量管理人员等。2.验收人员按照采购合同和相关标准对采购物资的数量、质量、规格、型号等进行检查，填写验收报告。3.对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，应及时与供应商协商退换货或索赔事宜，并做好记录。（七）付款1.采购物资验收合格后，采购执行部门应及时提交付款申请，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料。2.财务科对付款申请进行审核，重点审查采购合同执行情况、发票真实性、金额准确性等。3.付款申请经财务科审核通过后，按照规定程序办理付款手续。对于金额较大的采购项目，应实行银行转账支付。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别机制，定期对采购过程中的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级，为风险应对提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险：密切关注市场动态，加强市场调研，合理预测市场价格波动，采取适当的采购策略，如套期保值、签订长期合同等，降低市场风险。2.供应商风险：加强供应商管理，建立供应商信用档案，定期评估供应商信誉状况；与主要供应商签订战略合作协议，确保供应稳定性；引入多家供应商，避免过度依赖单一供应商。3.质量风险：严格执行采购验收制度，加强对采购物资质量的检验和监督；要求供应商提供质量保证文件，对质量不合格的物资及时进行处理。4.合同风险：加强合同管理，明确合同条款，确保合同的合法性、完整性和有效性；在合同签订前，组织相关部门对合同进行审核，防范合同风险。5.付款风险：严格执行付款审批制度，加强对付款环节的监督，确保付款安全、合规；定期核对往来账款，及时发现和解决付款问题。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监控和分析，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标，如采购价格波动幅度、供应商交货延迟天数、物资验收合格率等，当指标超出预警范围时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购领导小组定期对采购活动进行检查和监督，确保采购政策和制度的执行情况。2.审计科定期对采购项目进行内部审计，审查采购项目的合规性、合法性和效益性，对发现的问题提出整改意见。3.财务科加强对采购资金的管理和监督，定期检查采购资金的使用情况，确保资金安全、合规。（二）外部监督1.接受卫生行政部门、财政部门、审计部门等外部监管部门的监督检查，积极配合提供相关资料。2.主动接受社会监督，通过公开采购信息、设立举报电话等方式，接受社会各界对采购活动的监督。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请表、采购计划、采购合同、供应商资料、验收报告、发票、付款凭证等与采购活动相关的文件和资料。（二）档案保管1.采购执行部门负责采购档案的整理、归档和保管