卫生保健记录管理制度

PAGE卫生保健记录管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织卫生保健记录管理，确保卫生保健工作的规范化、科学化，保障员工的身体健康，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及卫生保健记录的部门和人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家相关法律法规以及卫生保健行业标准，确保记录管理工作合法合规。2.真实准确原则：记录内容必须真实反映卫生保健工作实际情况，数据准确无误。3.完整规范原则：记录应涵盖卫生保健工作的各个环节，格式规范统一，便于查询和使用。4.安全保密原则：妥善保管记录，防止信息泄露，确保员工隐私得到保护。二、记录内容与分类（一）员工健康档案1.个人基本信息：包括姓名、性别、年龄、联系方式、岗位等。2.健康体检记录：入职体检、年度体检、专项体检等结果。3.疾病史：既往病史、家族病史等。4.职业病防治记录：从事接触职业病危害作业员工的职业健康监护档案，包括上岗前、在岗期间、离岗时的健康检查记录，职业病诊断、鉴定资料等。（二）卫生保健工作计划与总结1.年度卫生保健工作计划：明确目标、任务、措施和实施步骤。2.季度、月度卫生保健工作计划：根据年度计划细化分解，确保各项工作有序推进。3.卫生保健工作总结：对一定时期内卫生保健工作进行全面回顾、分析和评估，总结经验教训，提出改进措施。（三）卫生检查记录1.办公区域卫生检查记录：包括环境卫生、办公设备清洁等情况。2.食堂卫生检查记录：食品卫生、餐具消毒、环境卫生等方面的检查结果。3.饮用水卫生检查记录：水质检测、饮水机清洁消毒等记录。（四）健康教育记录1.健康教育活动计划：每次活动的主题、时间、地点、参与人员等安排。2.健康教育讲座记录：讲座内容、讲师信息、参与人数、反馈情况等。3.健康宣传资料发放记录：资料名称、发放时间、发放对象、数量等。（五）突发公共卫生事件记录1.事件报告记录：事件发生时间、地点、经过、报告人等信息。2.应急处置记录：采取的措施、处理过程、结果等。3.后续跟踪记录：对事件影响的持续关注和处理情况。三、记录的填写与收集（一）填写要求1.记录人员应使用蓝黑墨水或碳素笔填写，字迹清晰、工整，不得随意涂改。如有错误需要更正，应在原记录上划双线，在其上方填写正确内容，并签名确认。2.记录内容应客观、真实、准确、完整，不得遗漏重要信息。对于不确定的内容，应及时核实后填写。3.按照规定的格式和项目进行填写，确保记录的规范性和一致性。（二）收集流程1.各部门负责本部门相关卫生保健记录的收集整理工作。2.员工健康档案由人力资源部门或负责健康管理的部门统一收集，相关部门协助提供员工的健康体检报告、疾病诊断证明等资料。3.卫生检查记录由负责卫生检查的人员定期收集汇总，检查记录应详细记录检查时间、地点、检查项目、发现问题及整改情况等。4.健康教育记录由组织健康教育活动的部门负责收集，包括活动策划方案、讲座资料、宣传资料发放清单等。5.突发公共卫生事件记录由事件处理部门及时收集整理，确保记录的及时性和完整性。（三）收集时间1.员工健康档案应在员工入职时及时建立，并在体检结果出具后一周内更新完善。年度体检报告应在体检结束后两周内收集归档。2.卫生检查记录应在每次检查结束后三个工作日内收集汇总。3.健康教育记录应在每次活动结束后一周内收集整理。4.突发公共卫生事件记录应在事件处理过程中实时记录，事件结束后三个工作日内完成全面收集归档。四、记录的整理与归档（一）整理要求1.收集后的记录应进行分类整理，按照记录的类别和时间顺序排列。2.对记录中的重复内容、无效信息进行清理，确保记录的简洁性和有效性。3.检查记录的完整性，对缺失的信息及时进行补充或核实。（二）归档方式1.采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行归档。纸质档案应分类装订成册，编制目录，便于查找。电子档案应按照统一的命名规则进行存储，建立索引目录，确保电子档案的可检索性。2.员工健康档案应每人一档，按照部门和岗位顺序排列存放。卫生保健工作计划与总结、卫生检查记录、健康教育记录、突发公共卫生事件记录等应按照年度分类归档。（三）归档地点1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫等功能。档案存放地点应保持清洁、干燥、通风良好。2.电子档案应存储在服务器或专用存储设备上，并定期进行备份。备份存储地点应与主存储地点分离，以防止数据丢失。五、记录的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅卫生保健记录的，应填写《卫生保健记录查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及员工个人隐私的健康档案信息，未经员工本人书面同意，不得随意查阅。因工作特殊需要查阅的，应经员工本人同意，并严格遵守保密规定。（二）查阅流程1.查阅申请人填写《卫生保健记录查阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，申请表交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表提供相应的记录，并安排专人陪同查阅，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照记录内容。4.查阅结束后，查阅人员应在《卫生保健记录查阅登记表》上签字确认，档案管理部门对记录进行核对，确保记录无损坏、丢失等情况。（三）借阅规定1.原则上不允许借阅卫生保健记录。如有特殊情况需要借阅的，应填写《卫生保健记录借阅申请表》，说明借阅原因、借阅期限、归还时间等，经公司/组织主管领导审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的记录，不得转借他人，不得在记录上涂改、标记、污损。借阅结束后，应按时归还档案管理部门，并办理归还手续。六、记录的保存期限（一）员工健康档案1.员工入职体检档案应保存至员工离职后[X]年。2.年度体检档案应长期保存。3.职业病防治记录应按照国家相关法律法规要求保存，一般为员工离开接触职业病危害作业岗位后[X]年。（二）卫生保健工作计划与总结保存期限为[X]年。（三）卫生检查记录保存期限为[X]年。（四）健康教育记录保存期限为[X]年。（五）突发公共卫生事件记录保存期限为事件处理结束后[X]年。七、记录的安全与保密（一）安全管理1.档案管理部门应采取必要的安全措施，确保记录的安全存储。定期对档案存储设备进行检查维护，防止因设备故障导致记录损坏或丢失。2.加强对档案存放地点的安全防范，安装防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保记录的物理安全。3.对电子档案应设置不同级别的访问权限，防止未经授权的人员访问和修改记录内容。定期对电子档案进行备份，并异地存储，以应对可能出现的数据灾难。（二）保密措施1.所有涉及卫生保健记录管理的人员应严格遵守保密规定，不得泄露记录中的任何信息。2.在查阅、借阅记录时，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。查阅人员不得在非规定场所谈论记录内容，借阅人员归还记录时应确保记录的保密性。3.对因工作需要接触卫生保健记录的外部人员，如合作医疗机构、体检机构等，应签订保密协议，明确其保密责任和义务。4.如发现记录信息泄露事件，应立即采取措施进行调查处理，及时挽回损失，并追究相关人员的责任。八、记录的销毁（一）销毁条件1.记录保存期限已满，且按照规定无需继续保存的。2.记录因损坏、遗失等原因无法使用，且已无保存价值的。（二）销毁流程1.档案管理部门定期对到期或无保存价值的记录进行清理，填写《卫生保健记录销毁申请表》，注明记录名称、数量、保存期限、销毁原因等信息。2.《卫生保健记录销毁申请表》经公司/组织主管领导审批后，方可进行销毁。3.销毁记录时，应至少由两名专人负责监销，并在《卫生保健记录销毁登记表》上签字确认。销毁方式可采用粉碎、焚烧等方式，确保记录信息无法恢复。4.销毁记录后，应将《卫