卫生用品索证索票制度

PAGE卫生用品索证索票制度一、总则1.目的为加强公司卫生用品采购管理，规范索证索票行为，确保所采购的卫生用品符合质量安全要求，保障消费者健康，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有卫生用品采购活动，包括但不限于卫生纸、卫生巾、纸尿裤、湿巾等各类卫生用品的采购。3.依据本制度依据《中华人民共和国食品安全法》《中华人民共和国产品质量法》《消毒管理办法》《卫生用品生产企业卫生规范》等相关法律法规及行业标准制定。二、索证索票要求1.索证要求采购卫生用品时，应当向供应商索取以下证明文件：营业执照副本复印件，以证明供应商具有合法经营资格。生产许可证副本复印件，确保供应商具备生产卫生用品的资质。产品卫生许可批件复印件，证明该卫生用品经过卫生行政部门许可。产品质量检验报告复印件，以验证产品质量符合相关标准。其他必要的证明文件，如商标注册证、专利证书等。索取的证明文件应当加盖供应商公章或业务专用章，并注明与原件一致，同时留存复印件备查。对于首次合作的供应商，应当要求其提供上述证明文件的原件进行核对，并留存加盖公章的复印件。2.索票要求采购卫生用品时，应当向供应商索取发票。发票应当如实开具，注明卫生用品的名称、规格、数量、单价、金额等信息。发票应当加盖供应商发票专用章，确保发票的真实性和有效性。对于通过电子发票方式提供的发票，应当及时下载并保存，确保能够随时查阅。三,索证索票流程1.采购申请环节采购部门在收到各部门卫生用品采购申请后，应当对采购需求进行审核，确保采购的卫生用品符合公司实际需要和质量要求。在采购申请单中，应当明确标注所采购卫生用品的名称、规格、数量、质量标准等详细信息，以便后续索证索票工作的开展。2.供应商选择环节采购部门应当根据采购需求，通过多种渠道选择合格的供应商。选择供应商时，应当优先考虑具有良好信誉、生产能力和质量保证体系的企业。对拟合作的供应商进行实地考察或资质审核，了解其生产经营状况、质量管理水平、售后服务能力等情况。将考察或审核合格的供应商纳入公司合格供应商名录，并定期进行评估和更新。3.索证索票实施环节在与供应商签订采购合同前，采购人员应当按照索证索票要求，向供应商索取相关证明文件和发票。对索取的证明文件和发票进行认真审核，确保其真实性、完整性和有效性。如发现证明文件或发票存在问题，应当及时与供应商沟通解决。将索取的证明文件和发票原件或复印件整理归档，按照规定的期限妥善保存。保存期限应当符合相关法律法规和行业标准的要求。4.验收环节仓库管理人员在接收卫生用品时，应当对照采购合同、索证索票文件及产品实物进行验收。验收内容包括卫生用品的名称、规格、数量、质量、包装等是否与索证索票文件及采购合同一致。如发现验收不合格的卫生用品，应当及时通知采购部门，并按照公司相关规定进行处理。同时，应当对不合格产品的索证索票文件进行追溯和调查。四、索证索票文件管理1.文件归档采购人员应当对索取的索证索票文件进行分类整理，按照年度、供应商名称等建立档案。档案应当包括供应商营业执照副本复印件、生产许可证副本复印件、产品卫生许可批件复印件产品质量检验报告复印件、发票等相关文件。每份档案应当有明确的标识和目录，便于查阅和管理。2.文件保存期限索证索票文件的保存期限应当符合相关法律法规和行业标准的要求。一般情况下，保存期限不得少于产品保质期满后六个月；没有明确保质期的，保存期限不得少于二年。在保存期限内，应当确保索证索票文件的完整性和可追溯性。如因特殊原因需要提前销毁索证索票文件的，应当按照公司相关规定进行审批，并做好记录。3.文件查阅与使用公司内部人员因工作需要查阅索证索票文件的，应当填写查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应当遵守公司档案管理制度，不得擅自复制、涂改、损毁索证索票文件。如需复制索证索票文件的，应当经档案管理部门同意，并注明用途。索证索票文件作为公司采购管理的重要依据，应当妥善保管，防止丢失、泄露。如发现索证索票文件丢失或泄露的，应当及时采取措施进行补救，并报告公司相关领导。五、监督与检查1.内部监督公司质量控制部门应当定期对采购卫生用品的索证索票情况进行监督检查，确保采购活动符合本制度要求。监督检查内容包括索证索票文件的索取情况、文件的真实性和完整性审查、文件的归档与保存等方面。对监督检查中发现的问题，应当及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。整改完成后，应当进行复查，确保问题得到彻底解决。2.外部监督积极配合政府相关部门对公司卫生用品采购索证索票情况的监督检查，如实提供相关资料和信息。对于政府部门提出的整改意见和要求，应当认真落实，及时整改到位，并将整改情况报告政府部门。关注行业动态和相关法律法规的变化，及时调整公司索证索票制度，确保公司采购活动始终符合外部监管要求。六、责任追究1.对采购人员的责任追究采购人员未按照本制度要求索取索证索票文件的，给予警告处分；情节严重的，给予记过、记大过处分；造成公司经济损失或其他严重后果的，给予降级、撤职、开除处分，并依法追究其法律责任。采购人员索取的索证索票文件存在虚假、伪造等问题，导致公司采购的卫生用品不符合质量安全要求的，给予开除处分，并依法追究其法律责任。同时，公司有权要求采购人员承担相应的经济赔偿责任。2.对供应商的责任追究供应商提供虚假、伪造的索证索票文件的，公司有权解除采购合同，并要求供应商承担相应的法律责任。同时，公司将供应商列入不良供应商名录，不再与其合作。供应商未按照规定提供索证索票文件或提供的文件不完整、不真实的，公司应当要求供应商限期整改；逾期未整改的，公司有权暂停与其合作，并按照合同约定追究其违约责任。3.对其他相关人员的责任追究仓库管理人员、质量控制人员