乡镇卫生院后勤采购制度

PAGE乡镇卫生院后勤采购制度一、总则（一）目的为加强乡镇卫生院后勤采购管理，规范采购行为，确保采购工作公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保障卫生院各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇卫生院后勤物资、设备、服务等所有采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关政策，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购信息公开，采购过程透明，接受各方监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争环境，让符合条件的供应商平等参与采购活动。4.效益原则：追求采购资金的最大使用效益，降低采购成本。5.质量优先原则：优先采购质量可靠、符合卫生院需求的物资和服务。二、采购组织与职责（一）采购领导小组成立以卫生院院长为组长，副院长、财务人员、相关科室负责人等为成员的采购领导小组。负责审议采购计划、采购预算，对重大采购项目进行决策，监督采购过程。（二）采购部门明确专门的采购部门或指定专人负责采购工作。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规。其职责包括：1.根据卫生院需求，编制采购计划和采购预算。2.收集供应商信息，建立供应商库。3.组织实施采购活动，包括发布采购公告、邀请供应商、开标评标等。4.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.整理采购文件和资料，归档保存。（三）需求科室各需求科室负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。（四）财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的支付，对采购项目进行财务核算和审计。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各需求科室应于每年年底前，根据下一年度工作任务和业务发展需求，编制采购需求计划，报采购部门汇总。2.采购部门结合各科室需求计划，综合考虑库存情况、资金状况等因素，编制年度采购计划，提交采购领导小组审议。3.年度采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。（二）采购预算管理1.采购预算应根据采购计划编制，确保采购资金的合理安排。2.采购预算需经卫生院财务部门审核，并报采购领导小组批准。3.采购过程中，严格控制预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况确需调整预算，应按规定程序办理审批手续。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商投标，按照规定的评标标准和方法确定中标供应商。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。由采购部门向符合条件的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。3.竞争性谈判：当招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，不能事先计算出价格总额的项目，可采用竞争性谈判方式。采购部门与不少于三家的供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商。4.单一来源采购：只能从唯一供应商处采购的，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目，可采用单一来源采购方式。采购部门与供应商就采购价格、数量、质量等进行协商，直接签订采购合同。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式。采购部门向多家供应商发出询价单，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。（二）采购程序1.采购申请：需求科室填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、用途等，经科室负责人签字后提交采购部门。2.采购审批：采购部门对采购申请进行审核，符合采购计划和预算的，报采购领导小组审批。3.采购实施：公开招标项目：采购部门发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标，向中标供应商发出中标通知书。邀请招标项目：采购部门向邀请的供应商发出投标邀请书，发售招标文件，组织开标、评标、定标，向中标供应商发出中标通知书。竞争性谈判项目：采购部门成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商，签订采购合同。单一来源采购项目：采购部门与供应商协商一致后，签订采购合同。询价项目：采购部门向供应商发出询价单，供应商报价后，采购部门根据报价确定成交供应商，签订采购合同。4.合同签订：采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等。5.验收付款：验收：需求科室按照合同要求对采购物资或服务进行验收，填写验收报告。验收合格的，出具验收合格证明；验收不合格的，及时与供应商协商解决。付款：财务部门根据验收报告和采购合同，按照规定的付款方式和时间支付采购款项。五、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩信誉等。2.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商库。3.对拟进入供应商库的供应商进行实地考察和评估，了解其生产经营状况、产品质量、售后服务等情况，综合评价后确定是否纳入供应商库。（二）供应商考核1.定期对供应商进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.采购部门根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于不合格的供应商及时淘汰。（三）供应商激励1.建立供应商激励机制，对在产品质量、交货期、价格优惠等方面表现突出的供应商给予适当的奖励，如表彰、增加订单量等。2.加强与供应商的沟通与合作，共同解决采购过程中出现的问题，促进双方长期稳定发展。六、采购合同管理（一）合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应经卫生院法律顾问审核，确保合同合法合规。（二）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的交货进度、质量状况等信息。2.供应商应按照合同约定履行义务，按时、按质、按量交付采购物资或服务。如遇特殊情况需要变更合同条款的，应经双方协商一致，并签订书面补充协议。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。2.合同变更或解除后，采购部门应及时调整采购计划和预算，并做好相关善后工作。（四）合同纠纷处理1.如在合同履行过程中发生纠纷，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以根据合同约定申请仲裁或向人民法院提起诉讼。2.采购部门应积极配合卫生院相关部门处理合同纠纷，维护卫生院的合法权益。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购过程中可能存在的风险包括供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。2.采购部门应定期对采购活动进行风险评估，识别潜在风险。（二）风险应对1.针对不同的风险，采取相应的应对措施。如对于供应商违约风险，加强对供应商的管理和监督，签订详细的合同条款，明确违约责任；对于质量风险，加强验收环节管理，要求供应商提供质量保证文件等。2.建立风险预警机制，及时发现和处理风险事件，降低风险损失。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购领导小组定期对采购工作进行监督检查，确保采购活动符合规定程序和要求。2.内部审计部门定期对采购项目进