医院档案卫生管理制度

PAGE医院档案卫生管理制度一、总则1.1目的为了加强医院档案卫生管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效保护和利用档案资源，为医院的医疗、教学、科研、管理等各项工作提供有力支持，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于医院各科室、部门以及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的卫生管理活动。1.3基本原则1.真实性原则：档案应如实反映医院各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集医院在各个方面形成的档案资料，保证档案的齐全完整。3.系统性原则：按照一定的分类标准和方法，对档案进行科学整理，使其具有系统性和逻辑性。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。5.便利性原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，方便医院员工和相关人员查阅和使用档案。二、档案收集与整理卫生要求2.1收集要求1.明确收集范围医院行政管理档案，包括党、政、工、团等组织形成的文件材料，如会议记录、工作计划、总结、请示报告等。医疗业务档案，涵盖病历、诊断报告、检查检验结果、手术记录、护理记录等。教学档案，如教学计划、教案、学生成绩、实习报告等。科研档案，包括科研项目申报书、研究论文、实验数据、成果鉴定材料等。人事档案，包含员工履历、考核、晋升、奖惩等材料。财务档案，如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。设备档案，包括设备购置合同、说明书、维修记录等。基建档案，如工程规划、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。其他档案，如医院荣誉证书、对外交流材料、捐赠协议等。2.规范收集流程各科室、部门应指定专人负责档案收集工作，定期将本科室形成的文件材料进行整理、分类，移交至医院档案管理部门。档案管理部门应主动与各科室、部门沟通协调，及时了解档案形成情况，督促相关人员按时移交档案。对于重要档案或紧急档案，档案管理部门应提前介入，确保档案的及时收集和妥善保管。2.2整理要求1.分类标准按照医院档案的形成领域和性质，分为行政管理类、医疗业务类、教学类、科研类、人事类、财务类、设备类、基建类等类别。每一大类下可根据具体情况进一步细分二级类目，如医疗业务类可分为门诊病历、住院病历、医技检查报告等。2.整理方法遵循档案形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，按照分类标准进行分类、编号、编目。对每份文件材料进行编页、装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。编制档案目录，包括案卷目录、卷内目录等，目录应清晰准确，便于查找和利用。三、档案保管卫生要求3.1保管场所1.选址要求档案保管场所应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。避免将档案库房设置在地下室或底层，以防潮湿和水淹。2.环境条件档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。配备温湿度监测设备，定期记录温湿度数据，采取有效措施调节温湿度，确保档案保存环境稳定。库房应具备良好的采光和照明条件，避免阳光直射档案，同时设置遮光窗帘和防护设施。保持库房清洁卫生，定期进行清扫，防止灰尘、霉菌等对档案造成损害。3.2档案装具1.选择标准档案装具应选用符合国家标准、质量可靠、便于使用和管理的产品。优先选择具有防火、防潮、防虫、防鼠等功能的档案柜、档案架等装具。2.使用规范按照档案分类和编号顺序，将档案整齐存放在档案装具中，确保档案排列有序，便于查找和存取。定期检查档案装具的完好情况，如有损坏应及时维修或更换，防止档案因装具问题受到损坏。3.3档案保护措施1.防火措施档案库房应配备消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。制定防火制度，严禁在库房内吸烟和使用明火，严禁存放易燃易爆物品。对档案进行防火处理，如采用防火包装材料等，提高档案的防火性能。2.防潮措施在库房内设置除湿设备，如除湿机、干燥剂等，降低空气湿度，防止档案受潮发霉。对纸质档案进行防潮处理，如采用防潮包装材料、放置防霉剂等。定期检查档案的受潮情况，如发现档案有受潮迹象，应及时采取措施进行处理。3.防虫措施保持库房清洁卫生，定期清扫，消除害虫滋生的环境。在库房内放置防虫药品，如樟脑丸、驱虫剂等，防止害虫侵害档案。对档案进行防虫处理，如采用防虫包装材料、喷洒防虫药剂等。定期检查档案的防虫情况，如发现害虫，应及时采取措施进行杀灭。4.防鼠措施封堵库房门窗、通风口等孔洞，防止老鼠进入库房。在库房内放置防鼠设备，如鼠夹、鼠药、挡鼠板等，防止老鼠啃咬档案。定期检查档案的防鼠情况，如发现档案有被鼠咬的痕迹，应及时进行修复和处理。5.防盗措施档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，确保库房安全。制定防盗制度，加强库房安全管理，严禁无关人员进入库房。对档案管理人员进行安全教育，提高其安全意识，防止档案被盗。四、档案利用卫生要求4.1利用流程1.申请登记医院员工或相关人员因工作需要查阅、借阅档案，应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、数量等信息。申请表经所在科室、部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。2.审核批准档案管理部门对申请表进行审核，根据档案的密级和利用范围，确定是否批准利用申请。对于涉及机密、绝密的档案，应严格按照保密规定进行审批，经医院主管领导批准后方可查阅、借阅。3.查阅借阅经批准后，档案管理人员按照申请表的要求，为利用者提供档案查阅、借阅服务。查阅档案时，利用者应在档案管理部门指定地点进行，不得擅自将档案带出库房。借阅档案时，利用者应填写借阅登记表，注明借阅期限、归还日期等信息，并办理借阅手续。4.归还验收利用者应在规定的借阅期限内归还档案，档案管理人员对归还的档案进行验收，检查档案是否完整、有无损坏等情况。如发现档案有损坏、丢失等情况，利用者应承担相应的责任，并及时采取措施进行处理。4.2利用卫生注意事项1.保持档案整洁利用者在查阅、借阅档案时，应保持手部清洁，避免触摸档案表面，防止污渍、汗渍等污染档案。如需在档案上进行标记或摘录，应使用铅笔或中性笔，并在规定的位置进行，不得随意涂改档案内容。2.防止档案损坏利用者应爱护档案，不得折叠、撕毁、污损档案，不得在档案上乱写乱画。在查阅档案时，如需复印或拍照，应按照档案管理部门的规定进行操作，确保档案的安全。3.遵守保密规定利用者应严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容，不得将档案转借他人或用于非工作目的。对于涉及医院机密、患者隐私等敏感信息的档案，利用者应采取必要的保密措施，防止信息泄露。五、档案信息化卫生管理5.1数据录入与维护1.录入要求档案管理人员应按照档案整理规范，将档案信息准确录入计算机系统，确保数据的完整性和准确性。在录入过程中，应认真核对档案内容，避免录入错误信息。2.维护措施定期对档案信息化系统中的数据进行备份，防止数据丢失。及时更新档案信息，确保系统数据与实际档案情况一致。对系统进行维护和升级，保证系统的正常运行，提高数据处理效率。5.2信息安全管理1.网络安全建立档案信息化网络安全防护体系，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。对档案信息化系统的网络访问进行严格控制，设置用户权限，只有授权人员才能访问相关数据。2.数据安全对档案信息化系统中的数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。制定数据安全管理制度，加强对数据备份、恢复、存储等环节的管理，防止数据丢失和损坏。定期对档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和解决安全隐患。六、档案管理人员卫生职责6.1健康要求1.定期体检档案管理人员应每年进行一次身体健康检查，确保身体健康状况符合档案管理工作的要求。2.健康防护档案管理人员在工作过程中，应注意自身健康防护，如佩戴口罩、手套等，防止接触有害物质。6.2卫生工作规范1.库房清洁档案管理人员应定期对档案库房进行清洁卫生打扫，保持库房整洁干净。2.设备维护负责档案管理设备的日常维护和清洁，确保设备正常运行，如定期清洁档案装具、温湿度监测设备等。3.个人卫生档案管理人员应保持良好的个人卫生习惯，勤洗手、勤换工作服，保持工作环境的卫生整洁。七、监督与检查7.1监督机制1.内部监督医院成立档案卫生管理监督小组，定期对档案卫生管理工作进行检查和监督，发现问题及时督促整改。2.自我监督档案管理部门应建立自我监督机制，定期对自身工作进行自查自纠，不断提高档案卫生管理水平。7.2检查内容与频率1.检查内容档案收集、整理、保管、利用等环节的卫生管理情况。档案库房的环境条件、档案装具的使用情况、档案保护措施的落实情况等。档案信息化系统的运行情况和数据安全情况。档案管理人员的卫生职责履行情况。2.检查频率档案卫生管理监督小组每年至少进行一次全面检查。档案管理部门每月进行一次