村级档案管理制度（范本）

村级档案管理制度（范本）第一章总则第一条为真实记录本村政治、经济、文化、生态、社会事务发展轨迹，保障村民知情权、参与权、监督权，依据《中华人民共和国档案法》《村级档案管理办法》及本省实施细则，结合本村实际，制定本制度。第二条村级档案是指在党组织领导、村民自治、集体经济组织运行、公共服务提供等活动中直接形成的、具有保存价值的文字、图表、声像、电子、实物等各种形式的历史记录。第三条档案工作坚持“党管档案、统一领导、分级负责、完整安全、方便利用”原则，实行支部书记负总责、分管干部具体抓、档案员专职管、网格员协同办的四级责任体系。第四条任何部门、组织、个人不得将档案据为己有、擅自销毁、涂改、伪造、买卖或赠送给非授权单位。违反者由村务监督委员会提请村民代表会议讨论，视情节给予通报、扣减绩效、赔偿损失直至移送司法机关处理。第二章机构与人员第五条村“两委”换届后三十日内调整档案工作领导小组，由支部书记任组长，村委会主任任副组长，成员包括组织、纪检、财经、民政、计生、农业、妇联、团支、网格员、乡贤理事会代表等，人数控制在九人以内，名单在村务公开栏公示不少于七日。第六条领导小组下设档案室，配备专职档案员一名，享受村“两委”副职绩效补贴；规模较大、事务较多的自然村可增配兼职档案员一名，按年度事务量给予误工补贴。第七条档案员任职条件：政治立场坚定，初中以上文化程度，熟悉电脑及扫描设备操作，年龄不超过六十周岁，近三年内无违法违纪记录。由村“两委”提名，经村民代表会议差额选举产生，任期与村“两委”同步，可连选连任。第八条档案员职责：（一）起草年度档案工作计划、经费预算和总结；（二）指导各口收集、整理、立卷、归档，检查质量并履行交接手续；（三）负责档案实体和信息系统“八防”（防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠、防磁）；（四）建立查阅、借阅、复制、归还台账，跟踪催还；（五）组织到期鉴定、销毁与续存，编制销毁清册，履行审批程序；（六）每年十一月向乡镇档案主管部门提交年度自查报告及数字化备份；（七）完成领导小组交办的其他任务。第九条档案员离任或辞职须提前三十日书面报告，由村务监督委员会牵头进行离任审计，重点核对案卷数量、编号、电子条目、借出未还文件、库房钥匙、门禁密码、系统账号等，形成《档案移交审计报告》后方可办理离职手续。第十条各口确定一名资料员，名单报档案室备案。资料员负责对口资料日常收集、预整理、目录录入，每季度末与档案员集中交接，双方签字确认。第三章收集与归档范围第十一条村级档案实行“谁形成、谁收集、谁负责”制度，具体范围包括：（一）党务类：支部换届选举、主题党日、三会一课、组织生活会、民主评议党员、发展党员、流动党员管理、党风廉政建设、上级巡察整改等；（二）自治类：村民（代表）会议、村务公开、村规民约修订、红白理事会、乡贤理事会、积分制管理、网格化治理、人民调解、治安巡逻、信访维稳等；（三）财经类：农村集体产权制度改革、股份经济合作社章程、年度财务预决算、收支凭证、集体资产登记、资源发包、工程招投标、合同协议、债权债务、收益分配、补贴发放、审计报告等；（四）基建类：村庄规划、宅基地审批、危房改造、道路硬化、安全饮水、污水治理、厕所革命、绿化亮化、电力通信、小型农田水利、高标准农田、设施农业等；（五）民生类：低保、特困、残疾、老龄、医保、社保、教育、雨露计划、冬春救助、临时救助、退役军人服务、就业培训、妇幼健康、疫情防控、爱国卫生等；（六）农林类：耕地地力补贴、种粮一次性补贴、农机购置补贴、退耕还林、公益林补偿、林下经济、畜禽防疫、秸秆禁烧、防汛抗旱、森林防火、病虫害防治等；（七）文化类：文明村镇创建、道德评议会、星级文明户、好人榜、文艺演出、非遗传承、村史村志、传统村落、文物古迹、乡村旅游、农家书屋、体育健身等；（八）声像实物类：照片、录音、录像、奖牌、锦旗、印章、旧农具、老地契、族谱、碑刻拓片等；（九）电子类：办公自动化系统、农村“三资”监管系统、电子票据、电子邮件、微信工作群记录、短视频账号发布内容等；（十）其他：上级来文、请示报告、批复、会议纪要、调研材料、领导视察、结对帮扶、对口支援、捐赠协议等。第十二条凡涉及村民切身利益、可能产生法律纠纷、具有凭证和查考价值的文件，均应归档；重复文件、过程稿、一般性事务通知无批复的可不归档，但须登记说明。第十三条建立“红色档案”专卷，重点保存革命烈士、老战士、老党员、老模范口述史、勋章、证书、手稿、影像，实行专柜存放、恒温恒湿、数字化抢救。第四章整理与立卷第十四条归档文件实行“年度—问题—保管期限”复合分类法，先分年度，再分问题，后划定永久、定期30年、定期10年三个保管期限。第十五条纸质文件整理流程：修整—装订—编页—著录—装盒—上架。（一）修整：去除金属物、回形针、塑料封皮，修补破损，对A3图纸折叠成A4幅面，图标外露；（二）装订：采用不锈钢订书钉左侧两钉或三孔一线，装订边距1.5厘米，不压字；（三）编页：凡有图文页面均用铅笔在右下角编写阿拉伯数字，空页不编，错页用“—”划销；（四）著录：使用县档案局统一版式《村级归档文件目录》，项目包括年度、室编件号、机构、文号、责任者、题名、日期、页数、密级、保管期限、载体类型、备注；（五）装盒：采用无酸纸档案盒，厚度5厘米，封面贴《档案盒脊背标签》，盒内附《盒内目录》和《备考表》，备考表注明本盒缺损、修改、补充情况；（六）上架：按年度—期限—盒号顺序自上而下、从左到右摆放，库房配置七层双面密集架，底层距地面15厘米，顶层距天花板不少于50厘米。第十六条电子文件整理执行《电子文件管理暂行办法》，实行“双套制”，即电子档案与纸质档案同步归档、同步鉴定、同步备份。（一）收集：各口在业务系统办结后三日内将PDF/A版式文件、OFD版式文件、元数据XML包提交档案室；（二）检测：档案员使用杀毒软件、格式校验工具、哈希值校验，确保无病毒、格式合规、元数据完整；（三）命名：采用“全宗号—年度—部门代码—保管期限—件号—版本号”六段式命名，如“CZ01—2024—CW—Y—0001—V01”；（四）备份：实行“3—2—1”策略，即至少3份副本、2种介质、1份异地。本地NAS磁盘阵列每日增量备份，移动硬盘每月离线备份，县级政务云每季度逻辑隔离备份；（五）迁移：每五年进行一次存储介质迁移，迁移前后进行可读性检测、完整性校验、迁移记录登记。第十七条声像档案整理：（一）照片：冲印6寸光面照片附说明，包括事由、时间、地点、人物、拍摄者、版权信息；数码照片采用JPEG最高质量压缩，RAW格式一并归档；（二）录音：采用WAV无损格式，采样率48kHz，比特率16bit；（三）录像：采用AVI或MXF封装，H.264编码，码流不低于8Mbps，重要事件同步收集4K版本；（四）存储：使用档案级蓝光光盘，单片容量100GB，寿命大于五十年，光盘盒贴《声像档案标签》，注明全宗、年度、题名、起止时间、容量、制作人、审核人、刻录日期。第十八条实物档案整理：（一）登记：填写《村级实物档案登记表》，包括名称、年代、质地、尺寸、重量、来源、历史价值、保存现状、照片；（二）包装：使用无酸纸、EPE珍珠棉、PE自封袋、樟木箱，密封防尘；（三）上架：根据体积、重量分区存放，易碎品定制防震支架，金属制品涂防锈油；（四）展示：每季度轮换展出不超过实物总量10%，展柜温度18—22℃，湿度45—55%，紫外线强度低于75μW/lm。第五章保管与防护第十九条档案室选址避开低洼、污染源、易燃易爆场所，建筑面积不少于30平方米，净高不低于2.8米，设独立防火分区，耐火等级二级以上。第二十条库房配置：（一）消防：悬挂式超细干粉灭火器6具，烟感、温感复合探测器与村广播室联动，每半年检测一次；（二）温控：1.5匹变频空调两台，设定温度14—24℃，日波动不超过±2℃；（三）除湿：工业除湿机一台，日除湿量不低于50L，湿度控制在45—60%；（四）遮光：安装防紫外线窗帘，窗户贴UV隔热膜，照度不超过50lx；（五）防虫：设置樟木条、驱虫药包，每年五月、九月熏蒸一次，使用环保型植物杀虫剂；（六）防盗：甲级防火防盗门，双锁管理，钥匙分别由档案员和纪检委员保管；窗户外侧安装直径12mm不锈钢防盗网；（七）防雷：屋顶设避雷带，接地电阻小于4Ω，重要设备配置UPS不间断电源，断电续航不少于2小时；（八）防尘：地面铺PVC防静电地板，每日湿拖一次，每月吸尘器清理密集架顶部；（九）防鼠：库房四周设60厘米不锈钢挡鼠板，门口放置超声波驱鼠器，每季度更换粘鼠板；（十）防磁：配置防磁柜两台，存放移动硬盘、磁带、光盘，磁场强度低于2500Gs。第二十一条建立《库房温湿度监测台账》，档案员每日上午、下午各记录一次，超标时两小时内调整并注明原因。第二十二条每两年委托县档案馆进行一次虫霉检测，出具《生物危害评估报告》，发现问题立即隔离、消毒、修复。第六章利用与开放第二十三条档案利用分为阅览、复制、摘录、外借、展览五种方式，优先提供数字化副本，减少原件出库。第二十四条本村村民持有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，说明利用目的、内容、范围，经档案员初审、村委会主任批准后，即可在阅览室免费查阅。第二十五条外单位人员须持单位介绍信和本人身份证件，经村“两委”会议集体讨论同意，报乡镇档案主管部门备案后方可查阅，涉密档案须报县级档案局审批。第二十六条档案原件原则上不外借，特殊情况需外借时，须经村民代表会议表决通过，借期不超过七天，借出前拍照留存，归还时逐页核对，缺损、污损按每页200元赔偿，造成无法修复的按《档案价值评估表》全额赔偿。第二十七条查阅者禁止在档案上勾画、涂改、撕页、拍照开闪光灯，违规者终止查阅，情节严重者移交公安机关处理。第二十八条档案室设立政府信息公开查阅点，主动公开集体财务收支、债权债务、惠农补贴、宅基地审批、低保名单等，利用者可通过触摸屏自助查询，系统自动生成带水印、二维码、电子签章的打印件，确保与原件一致。第二十九条编制《村级档案利用效果汇编》，每年收集利用案例不少于十篇，包括化解土地纠纷、确认工龄、申请低保、修编村志、研学教育等，作为档案价值鉴定和年度考核依据。第七章鉴定与销毁第三十条档案鉴定分为首次鉴定和期满鉴定。首次鉴定在归档前完成，期满鉴定在保管期限届满当年十一月进行。第三十一条成立由村“两委”、村务监督委员会、老党员、退休教师、乡镇档案干部组成的七人鉴定小组，实行一人一票、过半数通过制，组长由乡镇档案干部担任。第三十二条鉴定流程：（一）档案员提前三十日编制《到期档案鉴定清册》，列明年度、目录号、案卷号、题名、期限、页数；（二）鉴定小组逐卷逐页审查，必要时邀请利益相关村民旁听；（三）对仍有保存价值的，重新划定保管期限，在目录备注“续存”并注明新期限；（四）对确无保存价值的，填写《档案销毁审批表》，在村务公开栏公示不少于七个工作日；（五）公示无异议后，报乡镇人民政府和县级档案局审批；（六）批准销毁的，由两人以上监销，使用碎浆机或焚烧炉，确保无法复原，监销人签字并拍照存档；（七）销毁后编制《档案销毁报告》，永久保存，并报县档案馆备案。第八章信息化与统计第三十三条使用县档案局配发的“村档通”系统，功能涵盖收集、整理、检索、统计、鉴定、利用、备份、迁移全流程，实行村级账号、县级监管、省级汇聚三级架构。第三十四条建立《村级档案统计台账》，包括库房面积、密集架组数、档案门类、案卷数量、电子容量、数字化率、利用人次、鉴定销毁、设备购置、经费收支等，每年十二月二十五日前上报。第三十五条推进“村档e查”微信小程序，村民实名注册后可远程检索公开档案，系统调用公安人脸识别接口，确保人证一致；对敏感信息自动脱敏，如身份证号、银行账号、健康信息中间字段用“*”替代。第三十六条与县大数据中心共享交换平台对接，实现宅基地审批、人口户籍、耕地补贴、股权分红等数据“一键归档”，减少重复录入，提升数据质量。第九章安全与保密第三十七条建立《档案安全应急预案》，包括火灾、水灾、盗窃、网络攻击、病毒爆发、系统瘫痪、虫蛀霉变七类场景，每年六月组织一次演练，演练过程全程录像并归档。第三十八条档案信息系统实行等级保护二级，部署防火墙、入侵检测、日志审计、数据脱敏、双因子认证，密码长度不少于十二位，含大小写字母、数字、特殊字符，每季度更换一次。第三十九条涉密档案单独设库，配备密码柜，编号前缀加“M”，使用登记实行“双人双锁”，监控摄像头覆盖全区域，录像保存不少于三个月。第四十条发生档案安全事故，档案员须在30分钟内向村“两委”和乡镇档案主管部门电话报告，2小时内提交书面快报，24小时内提交调查报告和整改方案，事故处理结果在村务公开栏公示。第十章考核与奖惩第四十一条档案工作纳入村“两委”年度目标考核，分值占绩效考核总分10%，考核结果与干部报酬、评先评优、项目资金挂钩。第四十二条考核指标：（一）收集完整率≥98%；（二）整理规范率≥99%；（三）数字化率≥95%；（四）库房安全合格率100%；（五）利用服务满意度≥90%；（六）鉴定销毁程序合规率100%。第四十三条对年度考核优秀的档案员，授予“荣誉村民”称号，一次性奖励1000元，优先推荐为县“两代表一委员”；对考核不合格的，扣减绩效30%，限期整改，连续两次不合格的调整岗位。第四十四条对提供重要档案线索、捐赠珍贵史料、协助抢救破损档案的村民，给予通报表扬和适当物质奖励，并在村史馆镌刻留名。第十一章教育培训与宣传第四十五条建立“村级档案学习日”，定于每年六月九日与十二月十日，组织“两委”成员、资料员、网格员、乡贤代表参加，学习