行政文件归档管理模板文档分类与存储标准

行政文件归档管理模板文档分类与存储标准一、前言为规范行政文件的全生命周期管理，保证文件分类科学、存储有序、查阅便捷，同时保障文件安全与完整性，特制定本标准。本标准适用于各类组织（如企业、事业单位、机构等）的行政文件归档管理工作，涵盖文件形成、收集、整理、鉴定、存储、借阅及销毁等环节，旨在提升行政文件管理效率，支持组织运营决策。二、适用范围本标准适用于组织内部所有行政类文件，包括但不限于：综合管理类：公文（通知、报告、请示、批复等）、会议纪要、工作计划与总结、规章制度；人力资源类：员工档案、劳动合同、岗位说明书、培训记录、考勤数据；财务行政类：费用报销单、预算方案、审计报告、固定资产台账；对外协作类：合同协议、函件、合作项目资料、外部单位来文；其他类：资质证书、印章管理记录、安全检查文件、后勤保障资料。三、文档分类标准（一）一级分类：按业务属性划分根据文件产生的核心职能，将行政文件分为6个一级类别，具体一级分类代码一级分类名称说明ZH综合管理涉及组织整体运营的通用文件，如公文、会议纪要等HR人力资源员工招聘、培训、薪酬、劳动关系等管理文件CW财务行政预算、报销、审计、资产管理等财务相关行政文件DW对外协作与外部单位（客户、供应商、部门等）的往来文件及合作项目资料AQ安全保障消防、安防、应急预案、安全检查等安全管理文件QT其他未纳入上述类别但需归档的行政文件，如资质证书、后勤记录等（二）二级分类：按文件类型划分在一级分类基础上，按文件具体形态或管理场景划分二级类别，示例：一级分类代码二级分类代码二级分类名称示例文件ZHZH-01公文关于会议的通知、项目请示、事项批复ZHZH-02会议文件年度工作总结会纪要、部门例会记录、专题研讨会材料HRHR-01员工档案入职登记表、学历证书复印件、离职交接单HRHR-02劳动合同劳动协议、续签合同、变更协议CWCW-01费用管理差旅费报销单、办公用品采购申请、月度费用统计表DWDW-01合同协议采购合同、服务协议、保密协议AQAQ-01应急管理消防演练方案、突发事件处理报告、安全检查整改通知书（三）三级分类：按时间或文号划分二级分类文件可进一步按“年份+文号”或“年份+月份”细化，保证文件唯一性。例如：公文类（ZH-01）：2024-ZH-001（2024年第1号公文）、2024-ZH-002……会议纪要（ZH-02）：2024-01月-综合例会、2024-02月-专题研讨会……四、归档操作流程（一）文件收集责任主体：各部门文书为文件收集第一责任人，档案管理员*某负责统筹监督。收集范围：部门在日常工作中形成的、具有保存价值的行政文件（含纸质版和电子版）；外部单位发来的需办理或留存的相关文件（如函件、合作协议）；重要会议、活动后形成的正式记录（如会议纪要、总结报告）。收集时限：月度文件：每月最后1个工作日前完成上月文件收集；年度文件：次年1月10日前完成上一年度重要文件（如总结、计划）收集；专项文件：项目结束后5个工作日内完成相关文件收集。（二）文件整理排序：按文件形成时间顺序或文号大小排列，同一类别文件集中摆放。编页：纸质文件超过2页需加装封面和底页，使用阿拉伯数字从“1”开始连续编页（封面不计数），页码位置统一在右下角。装订：采用不锈钢夹或线装装订，避免使用金属钉（防锈）；电子文件需统一转换为PDF格式，命名格式为“一级分类-二级分类-年份-文号-文件名称”（如：ZH-ZH-01-2024-001关于会议的通知）。（三）文件鉴定保管期限划分：永久：组织发展规划、年度总结、重要合同、董事会决议等；30年：员工档案、财务审计报告、规章制度类文件；10年：日常通知、会议纪要、费用报销单等；临时：5年以下，如会议签到表、临时活动方案（到期可销毁）。鉴定流程：部门文书初拟保管期限，经部门负责人经理审核，档案管理员某复核确认，形成《文件保管期限清单》。（四）文件登记登记工具：采用电子台账（如Excel或档案管理系统）与纸质台账并行登记，保证信息一致。登记信息：包含文件编号、标题、形成日期、页数、密级（普通/秘密/机密）、保管期限、归档部门、归档人、存储位置（纸质柜号/电子路径）。登记时限：文件收集完成后2个工作日内完成登记，电子台账实时更新。（五）文件存储纸质文件存储：存放环境：专用档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；存放要求：按“一级分类-二级分类-年份”顺序排列，柜外张贴分类标签（如“ZH-综合管理-2024”），柜内放置防虫剂；密级文件：存放于带锁保密柜，钥匙由档案管理员某和部门负责人经理共同保管。电子文件存储：存储路径：服务器按“一级分类/二级分类/年份/文号”建立文件夹（如：ZH/ZH-01/2024/2024-ZH-001）；备份要求：每月进行本地备份+异地备份（如云存储），防止数据丢失；权限管理：根据密级设置查阅权限（如普通文件全员可查，秘密文件仅部门负责人及以上可查）。（六）文件借阅借阅流程：借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅文件名称、用途、借阅期限（最长不超过15天）；部门负责人经理审批→档案管理员某登记→领取文件（涉密文件需经分管领导*总审批）。借阅要求：借阅期间不得涂改、勾画、拆借文件，不得转借他人；电子文件仅限在指定设备查阅，禁止或拷贝（经审批的特殊用途除外）；归还时档案管理员*某检查文件完整性，确认无误后销借阅记录。（七）文件销毁销毁条件：达到保管期限且无继续保存价值的文件，或失去查考价值的失效文件。销毁流程：档案管理员*某编制《档案销毁清单》，注明文件名称、文号、保管期限、销毁原因；由分管领导总、档案管理员某、监销人*专员共同监销，纸质文件采用碎纸机销毁，电子文件彻底删除并覆盖存储；《档案销毁清单》需经监销人签字确认，存档永久保存。五、模板表格（一）文件归档登记表（示例）文件编号文件标题形成日期页数密级保管期限归档部门归档人存储位置（柜号/路径）备注ZH-ZH-01-2024-001关于召开2024年度工作总结会的通知2024-01-053普通10年综合管理部*文纸质：A01-01-2024/电子：\2024\2024-ZH-001HR-HR-01-2023-056张*劳动合同变更协议2023-12-102普通30年人力资源部*芳纸质：B02-03-2023/电子：\2023\2023-HR-056续签合同（二）档案借阅申请表（示例）借阅人部门联系方式借阅日期归还日期*明业务一部2024-03-012024-03-10借阅文件名称及编号用途审批人备注2023-DW-01-012项目合作协议（副本）项目进度核对*经理仅限查阅（三）档案销毁清单（示例）序号文件名称文件编号保管期限销毁原因销毁日期监销人备注12022年Q3费用报销单CW-CW-01-2022-08910年保管期限已满2024-02-20专、某纸质销毁2临时活动方案（2021年）ZH-ZH-02-2021-045临时失去查考价值2024-02-20专、某电子删除六、管理规范与注意事项（一）日常管理要求动态更新：每年12月对分类标准、保管期限进行评估，根据组织业务变化调整，保证分类科学性。定期检查：每季度对档案室环境（温湿度、防火设备）和电子文件备份情况进行检查，形成《档案检查记录表》。人员培训：每年组织1-2次档案管理培训，重点讲解分类标准、操作流程及保密要求，提升文书人员专业能力。（二）风险防控完整性管控：文件归档时需核对附件是否齐全（如会议纪要需附参会人员签到表），避免遗漏关键信息。保密管理：涉密文件需单独登记、专柜存放，借阅需经分管领导审批并全程记录，严禁非授权查阅。灾难预防：档案室配备应急照明、灭火器，电子文件定期测试备份文件可恢复性，保证突发情况下数据安全。（三）责任追究对未按时收集、整理文件导致文件遗失的，追究部门文书责任；对借阅期间损坏、泄密文件的，根据情节轻