爱国卫生资料归档管理制度

PAGE爱国卫生资料归档管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织爱国卫生工作资料的规范化管理，确保资料的完整性、准确性和可追溯性，充分发挥资料在工作决策、经验总结、工作指导等方面的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有与爱国卫生工作相关的部门和个人在工作过程中形成的各类资料的归档管理。（三）基本原则1.真实性原则：归档资料必须真实反映爱国卫生工作的实际情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：全面收集、整理工作中产生的各类资料，确保资料无遗漏。3.规范性原则：按照统一的标准和格式进行资料的整理、分类和归档，保证资料的规范性和一致性。4.及时性原则：各项资料应及时归档，避免积压和丢失，确保资料的时效性。二、资料分类及归档要求（一）工作计划与总结1.年度工作计划内容应包括本年度爱国卫生工作的目标、任务、措施、工作安排及责任分工等。由公司/组织爱国卫生工作主管部门制定，经审核批准后印发执行，并报上级主管部门备案。2.阶段性工作计划根据年度工作计划分解制定的季度、月度等阶段性工作计划，明确各阶段的具体工作任务和时间节点。由相关责任部门或项目组制定，报爱国卫生工作主管部门备案。3.工作总结年度工作总结应对全年爱国卫生工作进行全面回顾，总结工作成效、经验教训，分析存在的问题，并提出下一年度的工作改进措施和计划。阶段性工作总结应及时总结本阶段工作完成情况，分析工作中存在的问题，提出下一阶段的工作计划和建议。总结报告应数据详实、内容客观，由各部门或项目组撰写，报爱国卫生工作主管部门审核汇总。（二）活动方案与记录1.爱国卫生活动方案包括环境卫生整治、健康教育宣传、病媒生物防制等各类爱国卫生活动的策划方案。方案应明确活动主题、目标、内容、实施步骤、参与人员及分工、时间安排、经费预算等内容。由活动组织部门制定，报爱国卫生工作主管部门审批后组织实施。2.活动记录详细记录每次爱国卫生活动的开展情况，包括活动时间、地点、参与人员、活动内容、活动成效等。活动记录可采用文字描述、图片、视频等多种形式，确保记录的真实性和完整性。活动结束后，由活动组织部门及时整理活动记录，交爱国卫生工作主管部门归档保存。（三）环境卫生管理资料1.环境卫生检查记录定期对公司/组织办公区域、生产车间、公共区域等进行环境卫生检查的记录，包括检查时间、检查人员、检查区域、存在问题及整改情况等。检查记录应详细、准确，对发现的问题要明确记录，并跟踪整改落实情况。由公司/组织内部设立的环境卫生检查小组负责检查并记录，检查结果报爱国卫生工作主管部门汇总分析。2.环境卫生整治工作资料包括环境卫生整治活动的方案、实施过程记录、整治前后对比照片等。整治工作资料应反映出环境卫生整治的重点区域、整治措施、取得的成效等内容。由环境卫生整治责任部门整理归档，报爱国卫生工作主管部门备案。3.环境卫生设施建设与维护资料记录公司/组织内各类环境卫生设施（如垃圾收集容器、公共厕所、污水处理设施等）的建设、更新、维护情况。资料应包括设施建设或更新的项目计划、预算、施工记录、验收报告，以及设施维护的日常巡查记录、维修记录、保养记录等。由相关责任部门负责收集整理，交爱国卫生工作主管部门归档管理。（四）健康教育资料1.健康教育计划制定年度、季度或月度健康教育工作计划，明确健康教育的目标人群、教育内容、教育方式、实施时间等。计划应根据不同季节、不同人群的特点和需求，有针对性地开展健康教育活动。由健康教育主管部门制定，报爱国卫生工作主管部门审核后组织实施。2.健康教育宣传资料包括宣传海报、宣传手册、宣传单页、电子宣传资料等各类健康教育宣传材料。宣传资料内容应科学、准确、通俗易懂，符合健康教育的相关要求，能够有效传播健康知识和技能。宣传资料的制作、发放和使用情况应进行详细记录，由健康教育主管部门负责整理归档。3.健康教育活动记录记录开展的各类健康教育讲座、培训、咨询、竞赛等活动的情况，包括活动时间、地点、参与人员、活动主题、活动内容、活动效果评估等。活动记录应采用多种方式进行，如签到表、现场照片、活动总结报告等，确保记录的全面性和真实性。活动结束后，由活动组织部门及时将活动记录交健康教育主管部门归档保存。（五）病媒生物防制资料1.病媒生物监测资料定期开展病媒生物密度监测的记录，包括监测时间、监测地点、监测方法、监测结果等。监测资料应按照相关行业标准和规范进行收集整理，采用科学的监测方法，确保监测数据的准确性和可靠性。由病媒生物防制专业人员负责监测并记录，监测结果报爱国卫生工作主管部门分析汇总。2.病媒生物防制方案根据病媒生物监测结果和季节特点，制定病媒生物防制年度、季度或专项工作方案。方案应明确防制目标、防制措施、责任分工、经费预算等内容，确保病媒生物防制工作的科学性和有效性。由病媒生物防制责任部门制定，报爱国卫生工作主管部门审批后组织实施。3.病媒生物防制工作记录记录病媒生物防制措施的实施情况，包括药物投放记录、消杀作业记录、防鼠防蝇设施建设与维护记录等。工作记录应详细记录防制工作的时间、地点、使用药物或设备的名称、数量、操作人员等信息，确保防制工作的可追溯性。由病媒生物防制实施部门整理归档，报爱国卫生工作主管部门备案。（六）爱国卫生工作会议资料1.会议通知包括会议召开的时间、地点、参会人员、会议主题、会议议程等内容的通知文件。会议通知应提前发送给参会人员，确保参会人员能够按时参加会议。由会议组织部门负责起草和发送会议通知，并将通知文件归档保存。2.会议记录详细记录爱国卫生工作会议的讨论内容、决策事项、工作部署等情况。会议记录应准确、完整，对会议讨论的重点问题和形成的决议要详细记录，以便会后跟踪落实。会议结束后，由会议记录人员及时整理会议记录，交爱国卫生工作主管部门审核后归档保存。3.会议纪要根据会议记录整理形成的会议纪要，明确会议的主要内容、工作要求、责任分工和下一步工作计划等。会议纪要应简洁明了、重点突出，经会议主持人审核签字后印发给参会人员，并报上级主管部门备案。由爱国卫生工作主管部门负责撰写会议纪要，并将会议纪要归档保存。（七）其他相关资料1.上级部门文件收集整理国家、地方政府及上级主管部门关于爱国卫生工作的政策文件、法规标准、工作要求等。对上级部门文件要进行分类登记，建立文件台账，确保文件的完整性和可查阅性。由爱国卫生工作主管部门负责收集、整理和保管上级部门文件，并及时传达给相关部门和人员。2.工作照片与视频拍摄记录爱国卫生工作开展过程中的重要活动、工作场景、取得的成效等照片和视频资料。照片和视频应注明拍摄时间、地点、内容等信息，确保资料的真实性和可识别性。由相关部门或人员负责拍摄和整理，交爱国卫生工作主管部门统一归档保存。3.表彰奖励资料记录公司/组织在爱国卫生工作中获得的各级表彰奖励情况，包括表彰奖励的名称、时间、授予单位、获奖部门或个人等信息。表彰奖励资料应包括表彰奖励文件、荣誉证书、奖牌等相关材料的复印件或照片。由爱国卫生工作主管部门负责收集整理表彰奖励资料，并进行归档保存。三、资料整理与归档流程（一）资料收集1.各部门和个人按照本制度的要求，负责收集本部门在爱国卫生工作中产生的各类资料。2.资料收集应做到及时、全面，确保资料的完整性。对于重要资料或时效性较强的数据，应优先收集整理。3.收集的资料应保持原始状态，不得随意涂改、伪造或丢失。（二）资料整理1.收集到的资料应按照分类要求进行初步整理，剔除无关资料，确保资料的准确性和相关性。2.对整理后的资料进行编号、编目，建立资料索引，便于查找和管理。3.资料整理应遵循便于保存、查阅和利用的原则，对纸质资料进行分类装订，对电子资料进行分类存储，并建立相应的文件夹结构和命名规则。（三）资料审核1.整理后的资料由各部门负责人进行初审，确保资料内容真实、准确、完整，符合归档要求。2.初审通过的资料交爱国卫生工作主管部门进行复审，复审人员应对资料的规范性、完整性和准确性进行全面审核。3.对于审核中发现的问题，应及时反馈给资料提供部门进行补充、修改或完善，直至审核通过。（四）资料归档1.审核通过的资料按照档案管理的要求进行归档保存。纸质资料应存放在专用的档案柜中，按照类别和时间顺序排列；电子资料应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。2.建立档案目录清单，详细记录档案的名称、类别、编号、归档时间、保管期限等信息，便于查询和管理。3.档案管理人员应定期对归档资料进行检查和清点，确保资料的安全和完整。四、资料查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅爱国卫生资料的，应填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、目的、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报爱国卫生工作主管部门审批。2.爱国卫生工作主管部门根据申请内容进行审核，批准后方可查阅相关资料，并指定专人负责陪同查阅，确保资料的安全和完整。3.涉及公司/组织机密或敏感信息的爱国卫生资料，查阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播或泄露资料内容。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅爱国卫生资料的，应填写《资料借阅申请表》，经所在部门负责人和爱国卫生工作主管部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得在资料上涂改、污损或撕毁。借阅期满后，应按时归还资料，如发现资料丢失或损坏，应及时报告并承担相应责任。4.档案管理人员应对借阅资料进行跟踪管理，及时提醒借阅人员归还资料，并对归还的资料进行检查，确保资料完好无损。五、资料保管与期限（一）保管要求1.设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案资料的安全保管。2.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。3.对电子档案资料应定期进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的存储介质上，并分别存放于不同的地点。（二）保管期限1.爱国卫生工作资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的资料主要包括公司/组织在爱国卫生工作中形成的重要文件、会议纪要、总结报告、表彰奖励资料等，这些资料具有重要的历史价值和查考利用价值，应永久保存。长期保管的资料一般保管期限为[X]年，主要包括工作计划、活动方案、监测数据、防制工作记录等，这些资料在一定时期内对公司/组织的爱国卫生工作具有重要的参考作用，应保存较长时间。短期保管的资料保管期限为[X]年，主要包括一般性的工作通知、宣传资料、临时性的活动记录等，这些资料在短期内具有一定的时效性，保管期限届满后可根据实际情况进行销毁。2.档案管理人员应根据资料的性质和保管期限，定期对档案进行鉴定和清理，对已到保管期限且确无保存价值的资料，按照规定的程序进行销毁。六、资料销毁（一）销毁条件1.已到保管期限且确无保存价值的爱国卫生资料，经档案鉴定小组鉴定后，可进行销毁处理。2.因机构调整、工作变动等原因，不再属于归档范围的资料，也应及时进行清理销毁。（二）销毁程序1.档案管理人员填写《资料销毁申请表》，详细列出拟销毁资料的名称、类别、数量、保管期