公共卫生会议工作制度

PAGE公共卫生会议工作制度一、总则（一）制度目的为了规范公共卫生会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性和有效性，促进公共卫生工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有与公共卫生相关的会议，包括但不限于疫情防控工作会议、卫生监督工作会议、疾病预防控制工作会议、健康教育与促进工作会议等。（三）会议原则1.合法性原则：会议的组织与决策必须符合国家法律法规以及相关行业标准要求。2.高效性原则：精简会议流程，提高会议效率，确保会议能够及时、准确地传达信息，解决问题。3.科学性原则：依据科学的方法和数据进行分析与决策，确保公共卫生工作的科学性和专业性。4.民主性原则：充分听取各方意见，鼓励参会人员积极参与讨论，保障决策的民主性。二、会议组织与准备（一）会议计划制定1.根据公共卫生工作的实际需求和重要事项，提前制定年度、季度和月度会议计划。会议计划应明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等内容。2.对于临时性的重要公共卫生事件，应及时制定专项会议计划，确保能够迅速组织召开会议，应对突发情况。（二）会议通知1.会议通知应提前[X]个工作日发出，确保参会人员有足够的时间准备。通知内容应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、会议要求等信息。2.对于重要会议，应采用多种通知方式，如邮件、短信、内部通讯软件等，确保通知能够准确传达给参会人员。同时，应要求参会人员确认是否能够参加会议，对于不能参加的人员，应及时了解原因，并根据情况进行调整。（三）会议资料准备1.根据会议主题和议程，准备相关的会议资料，如工作报告、数据分析报告、政策文件、会议讨论稿等。会议资料应内容准确、逻辑清晰、格式规范。2.在会议召开前，将会议资料提前发放给参会人员，以便参会人员能够提前了解会议内容，做好发言准备。对于需要现场发放的资料，应确保数量充足，并安排专人负责发放。（四）会议场地布置1.根据会议规模和类型，选择合适的会议场地。会议场地应具备良好的通风、采光条件，音响、投影等设备齐全，能够满足会议的需求。2.提前对会议场地进行布置，摆放好桌椅、名牌、资料等物品，确保会议场地整洁、有序。对于重要会议，可根据会议主题和氛围进行适当的装饰。（五）会议设备调试1.在会议召开前，对会议所需的设备进行调试，确保音响、投影、灯光等设备正常运行。同时，应准备好备用设备，以防出现突发故障。2.安排专人负责会议设备的操作和维护，确保会议过程中设备能够正常使用，不出现技术问题影响会议进行。三、会议议程与主持（一）会议议程安排1.会议议程应根据会议主题和目的进行合理安排，一般应包括会议开场、工作报告、议题讨论、决策形成、会议总结等环节。2.在会议议程中，应明确每个环节的时间安排，确保会议能够按照预定的时间进行。同时，应预留一定的时间用于参会人员提问和讨论，充分听取各方意见。（二）会议主持1.会议主持应由具备丰富公共卫生工作经验和良好沟通能力的人员担任。主持人应熟悉会议议程和内容，能够引导会议顺利进行。2.在会议开场时，主持人应简要介绍会议目的、议程和参会人员，营造良好的会议氛围。在会议过程中，主持人应把控会议节奏，引导参会人员围绕议题进行讨论，避免出现跑题、争吵等情况。对于讨论过程中出现的分歧，主持人应及时进行协调和引导，确保会议能够达成共识。在会议结束时，主持人应总结会议内容，明确下一步工作安排。四、会议记录与纪要（一）会议记录1.安排专人负责会议记录，记录人员应具备良好的文字记录能力和理解能力，能够准确、完整地记录会议内容。2.会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言内容、讨论结果、决策事项等信息。记录内容应详细、准确，尽量采用原话记录，确保能够真实反映会议情况。3.在会议过程中，记录人员应认真倾听参会人员的发言，及时记录重要信息。对于一些关键数据和观点，应进行重点标注，以便后续整理和分析。（二）会议纪要撰写1.会议纪要应在会议结束后[X]个工作日内撰写完成。会议纪要应根据会议记录进行整理和提炼，突出会议重点和决策事项，语言简洁明了，逻辑清晰。2.会议纪要内容应包括会议基本信息、会议主要内容、会议决策事项、下一步工作安排等。对于会议讨论过程中的重要观点和建议，也应在会议纪要中适当体现。3.会议纪要撰写完成后，应提交给会议主持人审核，经审核通过后，发送给参会人员及相关部门。同时，应将会议纪要存档，以备后续查阅。五、会议决策与执行（一）会议决策1.会议决策应根据会议讨论结果，经过充分的协商和论证后形成。决策内容应明确、具体，具有可操作性。2.对于重要的公共卫生决策，应进行风险评估和成本效益分析，确保决策的科学性和合理性。同时，应广泛征求各方意见，保障决策的民主性。（二）决策执行1.会议决策形成后，应明确责任部门和责任人，制定详细的执行计划，确保决策能够得到有效执行。2.责任部门和责任人应按照执行计划，认真组织实施决策事项，并定期向相关部门汇报执行情况。对于执行过程中出现的问题，应及时进行协调和解决，确保决策执行不出现偏差。3.公司/组织应建立健全决策执行监督机制，对决策执行情况进行跟踪检查，确保决策能够按时、高质量地完成。对于执行不力的部门和责任人，应进行严肃问责。六、会议保密与安全（一）会议保密1.参会人员应严格遵守会议保密制度，不得泄露会议讨论内容、决策事项以及其他涉及公司/组织机密的信息。2.对于会议资料和文件，应妥善保管，不得随意丢弃或外传。会议结束后，应将会议资料及时归档，未经允许，不得擅自查阅和复印。3.在会议过程中，如涉及机密信息的讨论，应采取必要的保密措施，如设置专门的讨论区域、限制参会人员范围等。（二）会议安全1.会议组织部门应提前对会议场地进行安全检查，确保会议场地的消防、电气等设施符合安全要求。2.在会议过程中，应安排专人负责维持会议秩序，确保参会人员的人身安全。对于可能出现的突发安全事件，应制定应急预案，并进行演练，确保能够及时、有效地应对。3.参会人员应遵守会议场地的安全规定，不得在会议场地内吸烟、使用明火等，确保会议场地的安全。七、会议评估与改进（一）会议评估1.定期对会议效果进行评估，评估内容包括会议组织、会议议程、会议决策、会议执行等方面。评估方式可采用问卷调查、参会人员反馈、会议记录分析等方法。2.根据会议评估结果，总结会议存在问题，并分析原因，提出改进措施和建议。（二）会议改进1.根据会议评估结果和改进建议，及时对会议工作制度进行调整和完善。对于会议组织流程、会议议程安排、会议记录与纪要撰写等方面存在的问题，应进行针对性的改进