卫生院药库票据查验制度

PAGE卫生院药库票据查验制度一、总则1.目的为加强卫生院药库管理，规范药库票据查验工作，确保药品采购、验收、储存、发放等环节的票据真实、完整、合规，保障患者用药安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生院药库所有药品采购、出入库等相关票据的查验管理工作。3.依据本制度依据《药品管理法》、《药品经营质量管理规范》以及国家卫生健康委相关药库管理规定等法律法规和行业标准制定。二、职责分工1.药库管理人员职责负责药库日常票据的收集、整理和初步审核。按照规定流程对药品采购发票、验收记录、出入库单等票据进行查验，确保票据信息与实际药品业务相符。建立药库票据查验台账，详细记录查验情况。及时向财务部门和相关领导反馈票据查验过程中发现的问题。2.财务人员职责协助药库管理人员对涉及财务的票据进行审核，确保票据金额、支付方式等财务信息准确无误。依据药库票据查验情况进行账务处理，保障财务数据的真实性和准确性。定期对药库票据进行财务分析，为卫生院财务管理提供依据。3.卫生院领导职责负责审批药库票据查验制度及相关流程。监督药库票据查验工作的执行情况，对重大票据问题进行决策处理。确保药库票据查验工作符合卫生院整体管理要求和法律法规规定。三、票据查验内容1.采购票据查验发票检查发票的真实性，包括发票号码、开票日期、发票代码、购方信息、销方信息、药品名称、规格、数量、单价、金额等内容是否清晰、准确，有无涂改、伪造迹象。核对发票上的药品信息与采购订单、合同是否一致，确保采购药品的名称、规格、数量、价格等符合卫生院实际需求。查看发票的印章是否齐全、清晰，开票单位与供应商名称是否一致，发票是否在有效期内。随货同行单查验随货同行单上的药品信息与发票、采购订单是否一致，包括药品通用名称、剂型、规格、批号、数量、收货单位、发货单位等。确认随货同行单是否加盖供货单位药品出库专用章原印章，以及印章的真实性。检查随货同行单上的运输方式、运输工具、启运日期等信息是否完整、合理，与实际运输情况相符。采购合同审核采购合同的完整性，包括合同编号、签订日期、采购方与供应方信息、药品名称、规格、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式等条款是否明确。检查合同是否有双方签字（盖章），合同条款是否符合法律法规和卫生院利益，有无潜在风险。核对采购合同执行情况，确保实际采购药品与合同约定一致，如有变更，是否有相应的补充协议及审批手续。2.验收票据查验验收记录查看验收记录是否完整，包括药品名称、规格、批号、数量、到货日期、验收日期、验收结论、验收人员签字等内容。检查验收记录中的验收结论是否明确，验收项目是否齐全，如药品外观、包装、标签、说明书、数量、质量检验报告等是否符合要求。核实验收记录与随货同行单、发票上的药品信息是否一致，验收人员签字是否真实有效。质量检验报告审查药品质量检验报告的真实性和有效性，报告是否由具有资质的检验机构出具。核对质量检验报告上的药品信息与所验收药品是否一致，检验项目是否涵盖药品的关键质量指标，检验结果是否符合标准规定。检查质量检验报告的有效期，确保报告在规定时间内且能有效反映所验收药品的质量状况。3.出入库票据查验入库单检查入库单填写是否规范，包括药品名称、规格、批号、数量、入库日期、供货单位、验收情况等信息是否准确、完整。核对入库单上的药品数量与实际入库药品数量是否一致，入库日期是否与实际到货日期相符，验收情况是否与验收记录一致且有验收人员签字确认。确认入库单是否有仓库管理人员签字，入库流程是否符合卫生院规定。出库单查看出库单内容是否齐全，包括药品名称、规格、批号、数量、出库日期、领用科室、领用人员签字等信息。核实出库单上的药品数量与实际出库数量是否一致，出库日期是否准确，领用科室和领用人员信息是否真实。检查出库单是否按照规定的审批流程进行签字盖章，确保药品出库手续合规。四、票据查验流程1.采购票据查验流程接收与初步整理药库管理人员在收到药品采购相关票据后，首先对票据进行分类整理，确保票据齐全、完整。信息核对对照采购订单、合同，对发票、随货同行单上的药品信息进行逐一核对，重点检查药品名称、规格、数量、价格等关键信息是否一致。真实性与合规性审查检查发票的真实性、印章完整性以及随货同行单的印章真实性，同时审查采购合同条款是否合规。如发现问题，及时与供应商沟通核实，并做好记录。形成查验记录药库管理人员将采购票据查验情况详细记录在查验台账中，包括票据编号、查验日期、药品信息、查验结果、问题描述及处理情况等。提交审核完成初步查验后，将采购票据及查验记录提交给财务人员进行财务审核，财务人员审核无误后签字确认。最终审批财务审核通过后的采购票据及查验记录提交给卫生院领导进行最终审批，领导审批通过后，采购票据方可作为入账及后续管理的依据。2.验收票据查验流程验收记录核对药库管理人员在药品验收完成后，将验收记录与随货同行单、发票上的药品信息进行核对，确保三者一致。质量检验报告审查审查质量检验报告的真实性、有效性及与所验收药品的匹配性，检查报告中的检验项目和结果是否符合要求。查验结果记录将验收票据查验情况记录在查验台账中，包括验收日期、药品信息、质量检验情况、查验结果等。异常情况处理如发现验收记录或质量检验报告存在问题，及时与验收人员沟通，查明原因并进行处理。对于不符合质量标准的药品，按照相关规定进行拒收或退货处理，并做好记录。复核与确认药库管理人员完成初步查验后，由另一名药库管理人员进行复核，确保查验结果准确无误。复核通过后，双方签字确认验收票据查验记录。3.出入库票据查验流程入库票据查验仓库管理人员在药品入库时，核对入库单与实际入库药品的数量、信息是否一致，检查入库单填写是否规范、签字是否齐全。将入库票据查验情况记录在查验台账中，包括入库日期、药品信息、入库单编号、查验结果等。如发现入库票据问题，及时与采购人员或供货单位联系解决，并记录处理情况。出库票据查验在药品出库时，仓库管理人员按照出库单信息核对实际出库药品，检查出库单填写是否完整、签字是否真实。将出库票据查验情况记录在查验台账中，包括出库日期、药品信息、出库单编号、领用科室、领用人员等信息及查验结果。对于出库异常情况，如领用人员信息不符、出库数量错误等，及时查明原因并进行纠正，同时做好记录。定期盘点与核对每月末，仓库管理人员对当月出入库票据进行汇总核对，与库存实物进行盘点，确保出入库票据与库存实际情况相符。如发现差异，及时查找原因并进行调整，同时更新查验台账。五、票据保存与归档1.票据保存期限药库票据应按照相关法律法规要求进行保存。一般情况下，采购发票、合同、验收记录、出入库单等票据保存期限不得少于5年。2.保存方式票据应采用纸质和电子两种方式保存。纸质票据应分类整理，装订成册，妥善存放于专门的档案柜中，确保存放环境干燥、通风、安全，防止票据损坏、丢失。电子票据应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，确保数据的完整性和可读取性。电子票据应按照一定的分类规则进行命名和存储，便于查询和管理。3.归档要求药库票据应按照年度、月份等进行归档，建立清晰的档案索引，便于快速查找和调阅。归档后的票据应注明票据名称、编号、日期、涉及药品信息、相关人员签字等关键内容，同时附上查验记录和处理情况说明。定期对归档票据进行检查，确保票据保存完好，如有损坏或丢失，应及时采取补救措施，并记录相关情况。六、监督与考核1.内部监督卫生院内部审计部门定期对药库票据查验制度的执行情况进行审计监督，检查票据查验流程是否合规，查验记录是否完整准确，发现问题及时提出整改意见。药库管理人员应定期对自身工作进行自查，发现问题及时纠正，并向领导汇报自查情况。同时，接受其他部门人员对药库票据查验工作的监督和反馈，积极改进工作。2.外部监督积极配合药品监管部门、卫生行政部门等外部机构的监督检查，如实提供药库票据及相关查验资料，对提出的问题及时整改落实。3.考核机制建立药库票据查验工作考核机制，将票据查验工作质量纳入药库管理人员绩效考核体系。考核内容包括票据查验的准确性、及时性、完整性，以及问题处理的有效性等方面。根据考核结果，对表现