食品卫生档案管理制度

PAGE食品卫生档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司食品卫生管理，规范食品卫生档案管理工作，有效预防和控制食品安全事故，保障消费者的身体健康和生命安全，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及食品生产、加工、销售、储存等环节的部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关食品卫生的法律法规、规章和标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实完整原则：档案内容应真实反映食品卫生管理工作的实际情况，确保档案资料的完整性和准确性。3.科学分类原则：按照食品卫生管理的不同环节和类别，对档案进行科学分类，便于查询和管理。4.安全保密原则：妥善保管档案资料，防止泄露和丢失，确保食品卫生信息安全。二、档案管理职责（一）档案管理部门及职责公司设立食品卫生档案管理办公室，负责统筹管理全公司的食品卫生档案。其主要职责包括：1.制定和完善食品卫生档案管理制度，并组织实施。2.负责食品卫生档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等工作。3.定期对食品卫生档案进行检查和评估，确保档案管理工作的规范和有效。4.协调各部门之间的档案管理工作，提供档案管理方面的技术支持和培训。（二）各部门职责1.生产部门负责提供本部门食品生产过程中的卫生管理资料，包括生产车间环境卫生记录、设备清洁消毒记录、人员健康检查记录等。配合档案管理部门做好食品生产环节相关档案的整理和归档工作。2.采购部门收集和整理食品原材料供应商的资质证明、产品检验报告、采购合同等资料。确保采购的食品原材料符合国家食品卫生标准，并将相关档案资料及时移交档案管理部门。3.销售部门提供食品销售记录、客户投诉处理记录等资料。协助档案管理部门对销售环节的食品卫生档案进行管理。4.质量控制部门负责食品质量检验报告、食品安全自查记录等档案资料的整理和归档。对食品卫生档案管理工作进行监督和指导，确保档案资料真实反映食品质量状况。三、档案内容及分类（一）食品卫生管理文件1.国家和地方有关食品卫生的法律法规、规章、标准及规范性文件。2.公司制定的食品卫生管理制度、操作规程、应急预案等。（二）食品生产经营资质文件1.食品生产许可证、食品经营许可证等相关证照。2.营业执照、组织机构代码证等企业资质证明文件。（三）食品原材料档案1.供应商资质证明文件，包括营业执照、食品生产许可证、食品经营许可证、产品质量认证文件等。2.原材料采购合同、发票。3.原材料检验报告，包括每批次原材料的农药残留、兽药残留、重金属含量等检测报告。4.原材料验收记录，包括验收日期、品种、数量、质量状况等。（四）食品生产过程档案1.生产车间环境卫生记录，包括每日清洁消毒记录、温湿度记录、通风换气记录等。2.生产设备清洁消毒记录，包括设备名称、清洁消毒日期、消毒方法、操作人员等。3.人员健康检查记录，包括员工姓名、性别、年龄、岗位、健康状况、体检日期等。4.食品生产过程记录，包括生产批次、产品名称、规格、数量、生产日期、生产工艺、关键控制点监控记录等。（五）食品质量检验档案1.食品质量检验计划。2.每批次食品的检验报告，包括感官指标、理化指标、微生物指标等检验结果。3.检验设备校准记录，包括校准日期、校准机构、校准结果等。（六）食品销售档案1.食品销售记录，包括销售日期、产品名称、规格、数量、客户名称、联系方式等。2.客户投诉处理记录，包括投诉日期、投诉内容、处理措施、处理结果等。（七）食品安全自查档案1.食品安全自查计划。2.自查记录，包括自查日期、自查人员、自查内容、发现问题及整改措施等。（八）食品召回档案1.食品召回计划。2.召回记录，包括召回日期、召回产品名称、规格、数量、召回原因、召回范围、处理措施等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门食品卫生档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、准确和完整。2.档案资料应按照规定的格式和内容要求进行填写和记录，字迹清晰、内容真实、数据准确。3.对于电子文档，应确保其存储格式规范、易于读取，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）整理方法1.档案管理部门收到各部门移交的档案资料后，应及时进行整理。按照档案分类目录，对档案资料进行分类、编号、装订。2.对于同一类档案资料，应按照时间顺序进行排列，确保档案资料的连贯性和系统性。3.对每份档案资料应编制目录，注明档案名称、编号、日期、来源等信息，便于查阅和检索。五、档案归档与保管（一）归档要求1.整理好的档案资料应及时归档，存入专门的档案柜或档案库房。2.档案应按照类别和年度进行分类存放，便于查找和管理。3.建立档案索引目录，注明档案的存放位置，方便快速查阅。（二）保管期限1.食品卫生管理文件、生产经营资质文件等永久性保存。2.食品原材料档案、生产过程档案、质量检验档案、销售档案等保存期限不少于食品保质期满后一年；没有明确保质期的，保存期限不少于二年。3.食品安全自查档案、食品召回档案等保存期限不少于三年。（三）保管措施1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案安全。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应采取加密存储、备份等措施，防止数据丢失和泄露。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅食品卫生档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应指定专人负责档案查阅工作，按照查阅申请表的要求提供档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人员姓名、部门、查阅内容、归还日期等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定办理相关手续。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅食品卫生档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅单位或个人名称、地址、联系方式、借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经公司分管领导签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应对借阅申请表进行审核，收取一定的押金，并与借阅单位或个人签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应在规定的期限内归还档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还，并按照协议约定收取逾期费用。4.借阅人员应妥善保管档案资料，不得转借、涂改、伪造、损毁档案。如发现档案资料丢失或损坏，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。七、档案销毁（一）销毁条件1.档案资料超过保管期限，且已无保存价值的。2.因不可抗力等原因导致档案资料损坏、丢失，无法修复或补充的。3.法律法规规定需要销毁的其他档案资料。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行清理，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、日期、数量、销毁原因等信息，报公司分管领导审批。2.经批准后，档案管理部门应指定专人负责档案销毁工作。销毁档案时，应至少有两人在场监督，并在销毁记录上签字确认。销毁记录应包括销毁日期、