社区卫生服务站档案制度

PAGE社区卫生服务站档案制度一、总则（一）目的为加强社区卫生服务站档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在社区卫生服务工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于社区卫生服务站的各类档案管理，包括但不限于医疗业务档案、行政管理档案、人事档案、财务档案、设备档案等。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映社区卫生服务站的工作实际情况。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与社区卫生服务相关的各类文件资料，确保档案的完整性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据记录清晰、规范。4.安全性原则：采取有效措施保障档案的安全，防止档案损坏、丢失、泄露等情况发生。5.保密性原则：对涉及患者隐私、商业机密等敏感信息的档案，严格保密。（四）管理职责1.站领导职责负责档案管理工作的总体领导和决策，确保档案管理工作与社区卫生服务站的整体发展相适应。审批档案管理工作计划、制度和重要档案的保管期限等。2.档案管理人员职责具体负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等日常管理工作。制定档案管理工作计划，定期对档案进行清查、核对，确保档案的质量和安全。对档案管理工作中发现的问题及时向站领导汇报，并提出改进建议。3.各部门职责负责本部门各类文件资料的收集、整理，并定期移交档案管理人员归档。配合档案管理人员做好档案的查阅、借阅等工作，确保档案的合理使用。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗业务档案病历档案：包括门诊病历、住院病历、电子病历等，涵盖患者基本信息、诊疗过程、检查检验报告、医嘱等内容。医疗统计报表：如门诊人次统计、疾病分类统计、医疗费用统计等。医疗质量控制资料：包括医疗质量检查记录、医疗安全事件报告、医疗纠纷处理记录等。预防保健档案：如居民健康档案、疫苗接种记录、健康教育资料等。2.行政管理档案上级部门文件：包括卫生行政部门、街道办事处等下发的各类文件、通知、规定等。站务会议记录：记录站务会议的时间、地点、参会人员、会议内容等。工作计划与总结：年度、季度、月度工作计划和总结，以及专项工作的计划和总结。规章制度：社区卫生服务站制定的各项规章制度、岗位职责等。对外联络文件：与其他医疗机构、社区组织、企业等的合作协议、往来信函等。3.人事档案员工个人基本信息表：包括姓名、性别、出生日期、学历、职称、联系方式等。招聘录用资料：招聘申请表、面试记录、录用通知等。员工培训档案：培训计划、培训记录（包括培训时间、内容、考核成绩等）、培训证书等。绩效考核资料：绩效考核方案、考核记录、考核结果等。职称评定资料：职称申报材料、评审结果等。奖惩记录：员工获得的奖励（如荣誉证书、表彰文件等）和受到的处罚（如违纪通报、处分决定等）。劳动合同：员工与社区卫生服务站签订的劳动合同。4.财务档案会计凭证：包括原始凭证和记账凭证，记录各项经济业务的发生和处理情况。会计账簿：总账、明细账、日记账等，反映财务收支状况和财务成果。财务报表：资产负债表、利润表、现金流量表等，定期向相关部门报送。预算资料：年度预算、预算执行情况分析报告等。财务审计报告：内部审计报告、外部审计报告等。收费票据存根：各类收费票据的存根，包括门诊收费票据、住院收费票据等。5.设备档案设备购置文件：设备采购合同、发票、验收报告等。设备使用说明书、操作手册、维修手册等技术资料。设备维护保养记录：定期维护保养计划、维护保养记录、维修记录等。设备运行记录：设备运行参数记录、故障记录等。（二）收集要求1.及时性：各部门应及时将本部门产生的文件资料收集齐全，按照规定的时间移交档案管理人员。2.完整性：收集的文件资料应完整无缺，包括文件的正本、副本、附件等。3.准确性：文件资料的内容应准确无误，字迹清晰，签字盖章齐全。（三）整理方法1.分类：按照档案的类别和性质，将收集到的文件资料进行分类，如医疗业务档案、行政管理档案、人事档案、财务档案、设备档案等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或损坏文件。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。档案目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和使用。三、档案的归档与保管（一）归档要求1.定期归档：档案管理人员应定期对整理好的文件资料进行归档，确保档案及时入库保管。2.归档顺序：按照档案的编号顺序进行归档，同一类档案应按照时间顺序排列。3.归档标识：在档案盒或档案袋上标明档案编号、名称、类别、保管期限等信息，便于识别和查找。（二）保管期限1.永久保管：涉及社区卫生服务站重大历史事件、重要业务活动、核心技术资料等具有长期保存价值的档案，应永久保管。2.定期保管：其他档案根据其重要程度和使用频率，确定保管期限，一般分为30年、10年等。3.保管期限的确定：档案管理人员应根据档案的性质、内容和相关规定，合理确定档案的保管期限。保管期限一经确定，不得随意更改。（三）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，保持库房干燥、通风、整洁，温度和湿度符合档案保管要求。档案应存放在档案架或档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。定期对纸质档案进行检查，发现霉变、虫蛀、破损等情况及时处理。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储和管理。电子档案应备份存储在多种介质上，如硬盘、光盘、磁带等，并定期进行数据备份和恢复测试。对电子档案的访问进行权限控制，只有经过授权的人员才能访问和使用电子档案。定期对电子档案管理系统进行维护和升级，确保系统的安全稳定运行。（四）档案的安全管理1.防盗：档案库房应安装防盗门窗、监控设备等，确保档案的安全。2.防火：档案库房应配备灭火器材，制定防火制度，严禁在库房内吸烟和使用明火。3.防潮：采取防潮措施，如安装除湿设备、放置干燥剂等，防止档案受潮损坏。4.防虫：定期对档案进行检查，发现虫害及时采取防治措施，如喷洒防虫药剂、放置驱虫物品等。5.防鼠：采取防鼠措施，如封堵鼠洞、放置鼠夹、鼠药等，防止档案被鼠咬损坏。6.保密：对涉及患者隐私、商业机密等敏感信息的档案，严格保密制度，限制查阅和借阅范围，防止信息泄露。四、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.内部查阅：社区卫生服务站内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.外部查阅：因司法机关、行政机关等外部单位工作需要查阅档案的，应出具单位介绍信和查阅人员的有效身份证件，经站领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。查阅过程中，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。3.查阅要求：查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.内部借阅：社区卫生服务站内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、编号以及预计归还日期等信息，经所在部门负责人和站领导签字同意后，到档案管理人员处办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理人员说明并办理续借手续。2.外部借阅：原则上不对外借阅档案。如因特殊原因确需对外借阅的，应经站领导批准，并与借阅单位签订《档案借阅协议》，明确借阅期限、保密责任等事项。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅单位应按时归还档案，如出现档案丢失、损坏等情况，应承担相应的赔偿责任。3.借阅要求：借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。借阅期满后，应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案借阅登记表》上签字确认。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应及时向档案管理人员报告，并承担相应的赔偿责任。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定：档案管理人员应定期对保管期满的档案进行鉴定，一般每[X]年进行一次。2.全面审查：鉴定工作应全面审查档案的内容、价值和保管期限，确保鉴定结果的准确性和公正性。3.集体鉴定：成立档案鉴定小组，由站领导、档案管理人员、相关部门负责人等组成，对保管期满的档案进行集体鉴定。鉴定小组应根据档案的实际情况，提出鉴定意见，确定档案的存毁。（二）销毁程序1.编制销毁清册：对经过鉴定确定需要销毁的档案，档案管理人员应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。2.审批：《档案销毁清册》经站领导审批后，方可进行销毁。