卫生院档案管理室制度

PAGE卫生院档案管理室制度一、总则（一）目的为加强卫生院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生院工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本卫生院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院各科室及全体工作人员在工作中形成的各种文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：卫生院档案管理室负责集中管理全院档案，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映卫生院各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：保证档案内容的全面、完整，涵盖卫生院工作的各个方面。4.保密性原则：对涉及卫生院机密、患者隐私等档案信息严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理室档案管理室是卫生院档案管理的职能部门，负责档案管理的日常工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善本卫生院档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、统计全院各类档案，确保档案的安全与完整。3.对档案进行分类、编目、编号，建立健全档案检索体系，方便档案的查找和利用。4.做好档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.开展档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化。6.组织档案业务培训，提高全院工作人员的档案意识和业务水平。7.为卫生院各项工作提供档案信息服务，积极参与档案的开发利用工作。（二）档案管理人员档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程，责任心强，严守档案机密。其主要职责包括：1.负责档案的具体收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。2.做好档案的日常保管工作，定期检查档案的保管状况，确保档案安全。3.按照规定办理档案的查阅、借阅、归还手续，做好登记工作。4.协助档案管理室主任开展档案信息化建设工作，录入档案信息，维护档案数据库。5.参与档案的鉴定、销毁工作，提供相关意见和建议。（三）各科室兼职档案员各科室应指定一名兼职档案员，负责本科室档案的收集、整理、移交等工作。其主要职责包括：1.负责本科室日常工作中形成的各类文件、资料、记录的收集、整理，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理室的要求，定期将本科室整理好的档案移交至档案管理室。3.协助档案管理室开展档案的查阅、借阅等工作，提供相关档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级文件：包括党和国家各级领导机关颁发的与卫生院工作相关的文件、指示、通知等。2.卫生院文件：卫生院制定的各项规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表等。3.医疗业务档案：病历、处方、检查检验报告、手术记录、护理记录、医疗纠纷处理文件等。4.人事档案：职工个人档案，包括履历、学历、职称、考核、奖惩、任免等材料。5.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.设备档案：设备购置合同、说明书、维修记录、报废文件等。7.基建档案：卫生院建设项目的规划、设计、施工、竣工验收等文件。8.科研档案：科研项目立项、研究过程、成果鉴定等文件。9.其他档案：与卫生院工作相关的各类合同、协议、荣誉证书、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应及时收集本科室工作中形成的档案材料，确保档案的时效性。2.收集的档案应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对破损、褪色的档案材料应及时进行修复或复制，确保档案质量。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、医疗业务类、人事管理类、财务管理类、设备管理类、基建管理类、科研管理类、综合类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应科学、规范、便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便于检索。4.装订：对纸张较小、零散的档案材料进行装订，保持档案的整齐、美观。四、档案的保管（一）保管场所档案管理室应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并保持清洁、整齐、通风良好。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。2.对纸质档案应按照分类、编号顺序排列上架，便于查找和利用。3.对电子档案应进行备份，存储于安全的存储介质中，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.对重要、珍贵的档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映卫生院主要职能活动和历史面貌的，对卫生院工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管的档案：凡是在较长时间内对卫生院工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对卫生院工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。档案保管期限的划定应严格按照国家有关规定执行，由档案管理室会同相关科室进行鉴定，并报卫生院领导批准。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.本院工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等内容，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理室查阅。2.档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅档案应在档案管理室内进行，如需带出档案管理室查阅，须经档案管理室主任批准，并办理借阅手续。（二）借阅规定1.外单位人员因工作需要查阅或借阅本院档案，须持有单位介绍信，注明查阅或借阅的目的、内容等，经卫生院主管领导批准后，方可查阅或借阅。2.借阅档案应填写《档案借阅登记表》，注明借阅档案名称、编号、借阅期限、借阅人姓名、单位等内容。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损，不得擅自复制档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理室，并承担相应的责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，确认无误后，在《档案借阅登记表》上签字注销。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理室主任担任组长，成员包括档案管理人员、相关科室负责人等。鉴定小组负责对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定方法1.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查和分析。2.对于仍有查考利用价值的档案，应继续保存；对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定小组提出销毁意见后，应填写《档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容，报卫生院领导审批。2.经领导批准后，档案管理室负责组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。3.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字，并将《档案销毁申请表》、《档案销毁清册》等相关材料归档保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。统计数据应准确、及时、完整，定期向上级主管部门和本卫生院领导报送档案统计报表。（二）移交工作1.卫生院撤销、合并时，应按照国家有关规定，将档案移交至上级主管部门或指定的档案管理机构，并办理档案移交手续。2.档案管理人员因工作变动时，应办理档案交接手续，确保档案管理工作的连续性。交接双方应在交接清单上签字确认，交接清单应存档备查。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家有关标准要求，确保扫描图像清晰、完整。2.对扫描后的电子档案进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，建立电子档案数据库。（三）系统功能档案信息化管理系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，同时应设置权限管理模块，确保档案信息的安全。（四）数据安全与维护1.加强对档案信息化管