卫生院纪念品管理制度

PAGE卫生院纪念品管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范卫生院纪念品的管理，确保纪念品的采购、使用、保管等环节有序进行，充分发挥纪念品在医院文化建设、医患沟通等方面的积极作用，同时维护卫生院的利益和形象。2.适用范围本制度适用于卫生院全体员工以及与卫生院相关活动中涉及纪念品管理的各类情况。3.基本原则合规性原则：严格遵守国家法律法规以及医疗卫生行业的相关标准，确保纪念品管理活动合法合规。计划性原则：根据卫生院工作需要和活动安排，合理规划纪念品的采购、使用，避免浪费和无序。节俭性原则：在保证纪念品质量和功能的前提下，尽量降低成本，提高资源利用效率。公开透明原则：纪念品的采购、发放等信息应保持公开透明，接受全体员工监督。二、纪念品的采购管理1.采购计划制定需求调研：各部门根据工作实际情况，如举办活动、接待来访等，提前向办公室提交纪念品需求申请。申请内容应包括活动名称、预计参与人数、纪念品用途、大致预算等信息。汇总审核：办公室对各部门的需求申请进行汇总整理，结合卫生院的年度工作计划和财务预算，进行初步审核。审核重点包括需求的合理性、预算的准确性等。对于重大活动或特殊需求的纪念品采购申请，需提交院领导审批。计划编制：根据审核通过的需求申请，办公室编制年度纪念品采购计划。采购计划应明确纪念品的种类、数量、预计采购时间、预算金额等详细信息。采购计划需经院领导批准后实施。2.供应商选择供应商筛选：办公室负责通过多种渠道收集纪念品供应商信息，如网络搜索、行业推荐、实地考察等。对收集到的供应商进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证等相关证件的查验。筛选出信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商建立供应商名录。采购招标：对于金额较大或重要的纪念品采购项目，应按照卫生院的招标管理规定，组织公开招标或邀请招标。招标过程中，要明确采购要求、评标标准等内容，确保公平、公正、公开地选择供应商。合同签订：确定中标供应商后，办公室应及时与其签订采购合同。合同内容应包括纪念品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，明确双方的权利和义务，保障卫生院的合法权益。3.采购实施订单下达：根据采购合同，办公室向供应商下达采购订单。订单应详细注明纪念品的规格、数量、交货地点、交货时间等信息，确保供应商准确理解采购要求。到货验收：纪念品到货前，办公室应通知相关部门做好验收准备。验收人员应按照合同要求和相关标准，对纪念品的数量、规格、质量等进行严格验收。对于验收不合格的纪念品，应及时与供应商沟通协商，要求其更换或处理。验收合格后，验收人员应填写验收报告，签字确认。入库管理：验收合格的纪念品由仓库管理人员办理入库手续，按照类别、规格等进行分类存放，并建立详细的库存台账。库存台账应记录纪念品的入库日期、名称、规格、数量、供应商等信息，便于查询和管理。三、纪念品的使用管理1.使用审批活动申请：各部门举办活动需要使用纪念品时，应提前填写活动申请表，详细说明活动名称、时间、地点、参与人员、纪念品用途及预计发放数量等信息，并提交部门负责人审批。领用审批：部门负责人审批通过后，活动负责人持申请表到办公室办理纪念品领用手续。办公室根据库存情况和活动需求，对领用申请进行审核，审核通过后发放纪念品，并在申请表上签字确认。对于重要活动或大量纪念品的领用，需经院领导批准。2.发放管理发放方式：纪念品的发放应根据活动性质和参与人员情况，选择合适的发放方式。可以采用现场发放、邮寄发放、专人送达等方式。在发放过程中，要做好登记记录，确保纪念品发放到相应人员手中。发放记录：发放人员应详细记录纪念品的发放时间、发放对象、纪念品名称、规格、数量等信息，形成发放清单。发放清单应妥善保存，以备查询和核对。3.使用监督内部监督：卫生院内部应建立监督机制，对纪念品的使用情况进行不定期检查。检查内容包括纪念品是否按照规定用途使用、是否存在浪费或违规发放等情况。对于发现的问题，应及时责令整改，并追究相关人员责任。外部监督：在涉及对外活动或向患者发放纪念品时，要接受社会监督。可以通过设立意见箱、公布监督电话等方式，收集患者和社会公众的意见和建议，及时改进纪念品使用管理工作。四、纪念品的保管管理1.仓库管理仓库设置：卫生院应设立专门的纪念品仓库，仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件。仓库内要划分不同的区域，分别存放各类纪念品，确保存放有序。库存盘点：仓库管理人员应定期对纪念品进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点内容包括纪念品的数量、规格、质量等信息，确保账实相符。对于盘盈、盘亏情况，要及时查明原因，填写盘点报告，并按照规定进行处理。库存安全：加强仓库安全管理，配备必要的消防器材和安全设施。仓库管理人员要严格遵守仓库管理制度，严禁无关人员进入仓库。定期对仓库进行安全检查，消除安全隐患，确保纪念品的安全存放。2.贵重纪念品管理单独存放：对于价值较高或具有特殊意义的贵重纪念品，应单独设立专柜存放，并采取必要的防盗、防潮、防火等措施。专人管理：指定专人负责贵重纪念品的保管，保管人员应具备较强的责任心和安全意识。贵重纪念品的出入库应进行详细登记，登记内容包括日期、名称、规格、数量、出入库原因、经手人等信息。定期检查：定期对贵重纪念品进行检查，确保其完好无损。检查情况应记录在案，发现问题及时报告并处理。五、纪念品的核销管理1.核销申请活动结束后：活动结束后，活动负责人应及时向办公室提交纪念品核销申请。核销申请应包括活动名称、时间、实际参与人数、纪念品实际发放数量、发放清单等相关资料。财务审核：办公室对核销申请进行初步审核后，提交财务部门进行审核。财务部门根据采购合同、发放清单等资料，核对纪念品的采购金额、发放数量及费用支出情况，确保费用支出合理合规。2.核销审批部门负责人审批：财务部门审核通过后，核销申请提交部门负责人审批。部门负责人应对活动纪念品的使用情况进行全面审查，确认无误后签字批准。院领导审批：对于金额较大或涉及重要活动的纪念品核销申请，需经院领导审批。院领导根据实际情况进行审批，确保纪念品管理工作符合卫生院的整体利益和规定要求。3.账务处理财务记账：财务部门根据审批通过的核销申请，及时进行账务处理。将纪念品的采购费用、发放费用等按照财务制度进行记账，确保财务账目清晰准确。档案归档：核销申请及相关资料经审批后，由办公室进行整理归档。档案内容应包括活动申请表、领用审批表、发放清单、核销申请及审批文件等，以便日后查阅和审计。六、纪念品的处置管理1.定期清理库存清理：仓库管理人员应定期对纪念品库存进行清理，根据纪念品的使用频率、保质期等因素，对长期积压、损坏或已无使用价值的纪念品进行统计。提出处置建议：仓库管理人员根据库存清理情况，提出纪念品处置建议，报办公室审核。处置建议应包括处置原因、处置方式（如报废、捐赠、变卖等）、预计处置收入等信息。2.处置审批办公室审核：办公室对仓库管理人员提出的处置建议进行审核，重点审核处置原因的合理性、处置方式的可行性等。审核通过后，提交院领导审批。院领导审批：院领导根据办公室审核意见进行审批，对于价值较高或涉及重要资产的纪念品处置，需经集体研究决定。3.处置实施报废处理：对于经批准报废的纪念品，仓库管理人员应按照规定进行处理，确保资产核销。报废纪念品应进行登记造册，记录报废日期、名称、规格、数量等信息，并妥善保存相关资料。捐赠处理：对于适合捐赠的纪念品，应按照相关规定办理捐赠手续。捐赠前要对纪念品进行筛选整理，确保其质量完好、符合受赠方需求。捐赠过程中要做好记录，包括捐赠日期、受赠方名称、纪念品名称、规格、数量等信息，并取得受赠方的接收证明。变卖处理：对于可以变卖的纪念品，应按照公平、公正、公开的原则进行处理。可以通过招标、拍卖、委托中介机构等方式进行变卖，确保变卖价格合