嵩明卫生院视频会议制度

PAGE嵩明卫生院视频会议制度一、总则1.目的为了加强嵩明卫生院内部沟通与协作，提高工作效率，及时传达重要信息，特制定本视频会议制度。本制度旨在规范视频会议的组织、召开、参与等流程，确保视频会议的顺利进行，充分发挥视频会议在医院管理和业务工作中的积极作用。2.适用范围本制度适用于嵩明卫生院全体员工，包括各科室负责人、医护人员、行政管理人员等。涉及与外部单位或人员召开的视频会议，可参照本制度执行，并根据实际情况进行适当调整。3.基本原则高效务实原则：视频会议应注重实效，精简会议内容，提高会议效率，避免形式主义和冗长无效的讨论。及时准确原则：确保会议信息传达及时、准确，参会人员能够清楚理解会议内容和要求，以便迅速落实相关工作。安全规范原则：视频会议的组织和实施应遵循国家相关法律法规和医院的安全管理制度，确保会议过程的安全性和规范性。二、视频会议的组织与准备1.会议发起各科室或部门如需召开视频会议，应提前填写《视频会议申请表》，详细说明会议主题、时间、参会人员范围、会议议程等内容，并提交至医院办公室。紧急情况下，可通过电话等方式向医院办公室报备后先行召开会议，但事后需及时补办申请手续。2.会议审批医院办公室收到《视频会议申请表》后，应根据会议的重要性、必要性以及参会人员范围等进行审核。对于涉及全院性重要工作、重大决策等会议，需报医院领导审批；一般性业务会议由办公室负责人审批。3.会议通知经审批通过的视频会议，由医院办公室负责及时向参会人员发送会议通知。通知应明确会议的时间、地点（视频会议平台及会议室）、主题、议程、参会要求等信息。对于需要提前准备相关资料的会议，通知中应注明资料内容和提交时间要求，以便参会人员做好准备。4.技术支持准备医院信息科负责视频会议的技术支持工作。在会议召开前，信息科应确保视频会议系统的正常运行，对会议所需的设备、网络等进行检查和调试，保证视频画面清晰、声音流畅。如遇技术问题无法及时解决，信息科应提前通知会议组织者，并采取相应的替代措施，如调整会议时间或更换会议方式等。5.会议资料准备会议组织者应根据会议主题和议程，准备相关的会议资料，如汇报材料、数据报表、讨论议题等。资料应内容准确、简洁明了，并提前发送给参会人员，以便其提前熟悉会议内容，提高会议效率。对于重要会议，会议资料应进行分类整理，装订成册，确保参会人员能够方便查阅。三、视频会议的召开1.参会人员要求参会人员应提前10分钟进入视频会议室，调试好设备，确保能够正常参加会议。如因特殊原因无法按时参会，应提前向会议组织者请假。参会人员应保持良好的会议秩序，遵守会议纪律，不得随意走动、交谈或从事与会议无关的事情。会议期间，应将手机调至静音或关机状态，如有紧急情况需要接听电话，应到会议室外进行。参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，做好会议记录。对于会议中提出的问题和要求，应及时回应，明确表态，确保会议讨论的有效性。2.会议主持视频会议由会议组织者指定的人员担任主持人。主持人应熟悉会议议程和内容，把控会议节奏，引导会议顺利进行。主持人应在会议开始时简要介绍会议目的、议程安排以及参会人员等情况，在会议过程中及时协调各方观点，确保讨论围绕主题展开，避免出现跑题或混乱局面。会议结束时，主持人应对会议进行总结，明确会议达成的共识、提出的问题及下一步工作要求等。3.会议发言参会人员应按照会议议程顺序发言，发言内容应简洁明了、重点突出。如有需要展示资料或数据，应提前做好准备，并确保展示内容清晰、准确。在发言过程中，应注意语言表达规范，尊重他人意见，不得进行人身攻击或恶意诋毁。如有不同意见，应在他人发言结束后，以理性、客观的态度进行阐述，共同探讨解决方案。对于重要发言或涉及关键问题的讨论，应尽量提供充分的依据和论证，确保决策的科学性和合理性。4.会议记录医院办公室应安排专人负责视频会议的记录工作。记录人员应认真记录会议的主要内容，包括会议主题、议程、发言要点、讨论结果、决策事项等。会议记录应准确、完整、清晰，采用电子文档或纸质文档的形式进行保存。记录完成后，应及时整理会议纪要，经主持人审核后，发送给参会人员及相关部门。会议纪要应明确会议的主要精神和工作要求，对于决策事项应注明责任部门、责任人及完成时间等，以便相关人员遵照执行。四、视频会议的后续工作1.会议决议执行各责任部门和责任人应按照会议纪要的要求，认真落实会议决议。对于涉及多个部门的工作任务，相关部门应加强沟通协作，共同推进工作进展。医院办公室负责对会议决议的执行情况进行跟踪检查，定期向医院领导汇报。对于执行过程中出现的问题或困难，应及时协调解决，确保会议决议得到有效落实。2.资料归档会议结束后，会议组织者应及时将会议资料进行整理归档，包括会议申请表、通知、资料、记录、纪要等。归档资料应按照时间顺序和类别进行分类存放，便于日后查阅和参考。涉及医院重要决策或业务工作的视频会议资料，应长期保存；一般性会议资料可根据实际情况确定保存期限。3.效果评估定期对视频会议的效果进行评估，总结经验教训，不断改进会议组织和召开方式。评估内容包括会议主题是否明确、议程安排是否合理、参会人员参与度是否高、会议决议执行情况等。根据评估结果，对视频会议制度进行适时调整和完善，提高视频会议的质量和效率，更好地服务于医院的管理和业务工作。五、视频会议的设备与场地管理1.设备管理医院信息科负责视频会议设备的日常维护和管理，建立设备台账，记录设备的型号、数量、使用情况等信息。定期对设备进行检查、保养和维修，确保设备处于良好的运行状态。视频会议设备应指定专人负责操作，操作人员应经过专业培训，熟悉设备的性能和操作方法。在使用设备前，操作人员应检查设备是否正常，使用过程中应严格按照操作规程进行操作，避免因操作不当造成设备损坏。如遇设备故障或损坏，操作人员应及时向信息科报告，并填写《设备故障维修申请表》。信息科应根据故障情况及时安排维修人员进行维修，并记录维修情况。2.场地管理视频会议场地应保持整洁、卫生，定期进行清扫和消毒。会议室的桌椅、设备等应摆放整齐，确保参会人员有良好的会议环境。视频会议场地应配备必要的消防、安全设施，如灭火器、应急照明等，并定期进行检查和维护，确保设施完好有效。严禁在视频会议场地内吸烟、使用明火或存放易燃易爆物品等，确保场地安全。六、视频会议的安全与保密管理1.安全管理视频会议的组织和实施应遵循国家相关法律法规和医院的安全管理制度，确保会议过程的安全性。信息科应采取必要的安全措施，如设置防火墙、加密传输等，防止会议信息被非法窃取或篡改。参会人员应妥善保管个人账号和密码，不得随意透露给他人。如发现账号被盗用或存在安全隐患，应及时向医院办公室或信息科报告。在会议过程中，如遇网络中断、设备故障等突发情况，会议组织者和技术支持人员应及时采取措施进行处理，确保会议能够继续进行或及时恢复。如情况严重无法解决，应及时通知参会人员，并说明后续处理方式。2.保密管理视频会议涉及的医院内部信息、患者信息、业务数据等均属于保密范畴，参会人员应严格遵守医院的保密制度，不得泄露会议内容和相关信息。对于涉及保密内容的会议资料，应按照保密要求进行保管和传递，严禁通过非正规渠道传播或共享。如需对外提供会议