卫生部医院存货管理制度

PAGE卫生部医院存货管理制度一、总则（一）目的为加强医院存货管理，规范存货采购、验收、保管、领用、盘点等环节的操作流程，确保存货安全、完整，提高存货使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生部直属各级各类医院及所属独立核算的非法人分支机构。（三）基本原则1.合法性原则：存货管理应当符合国家法律法规及相关行业标准的要求，确保医院运营活动合法合规。2.准确性原则：对存货的记录、核算应当准确无误，保证财务信息真实可靠，为医院管理决策提供准确依据。3.安全性原则：采取有效措施保障存货的安全，防止存货被盗、毁损、变质等情况发生。4.效益性原则：优化存货管理流程，合理控制存货库存水平，提高存货资金使用效率，降低运营成本。二、存货的分类与计价（一）存货分类1.药品：包括西药、中成药、中药饮片等，用于患者治疗、预防疾病。2.卫生材料：如纱布、绷带、注射器、输液器等，是医疗过程中直接消耗的材料。3.低值易耗品：价值较低、使用期限较短的物品，如听诊器、体温计、换药碗等。4.其他材料：除上述类别外的其他用于医院运营的材料，如办公用品、清洁用品等。（二）存货计价1.购入存货：按照实际成本计价，包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。2.自制存货：按照制造过程中的各项实际支出计价，包括直接材料、直接人工和制造费用等。3.委托加工存货：按照实际耗用的原材料或者半成品成本、加工费、运输费、装卸费等费用以及按规定应计入成本的税金计价。三、存货采购管理（一）采购计划制定1.各部门需求分析：临床科室、医技科室、行政后勤部门等应定期根据业务开展情况、设备运行状况、工作任务量等，提出存货需求计划。需求计划应详细说明存货的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息。2.物资管理部门汇总：物资管理部门负责收集、汇总各部门的存货需求计划，结合医院库存现状、储备定额以及预算安排等因素，进行综合分析和平衡，制定年度、季度和月度存货采购计划。3.采购计划审批：采购计划应报经医院相关领导审批。审批内容包括计划的合理性、必要性、资金预算等。重大采购项目应经过医院领导集体决策。（二）供应商选择与管理1.供应商筛选标准：建立供应商评估和选择标准，综合考虑供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、供货能力、售后服务等因素。优先选择具有良好口碑、生产经营规范、产品质量可靠的供应商。2.供应商资质审核：对拟合作的供应商进行资质审核，查验其营业执照、生产许可证、经营许可证、产品注册证等相关证件，确保供应商具备合法经营资格。3.供应商评价与考核：定期对供应商进行评价和考核，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务等方面。根据评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行警告、整改直至淘汰。（三）采购合同签订1.合同条款拟定：采购合同应明确双方的权利和义务，包括存货的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。合同条款应符合法律法规要求，确保双方权益得到有效保障。2.合同审核与签订：采购合同由医院法务部门或相关专业人员进行审核，审核通过后，由医院授权代表与供应商签订合同。合同签订应遵循公平、公正、自愿的原则，确保合同合法有效。（四）采购执行与跟踪1.采购订单下达：物资管理部门根据审批后的采购计划，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确订单编号、存货信息、交货要求等内容，并及时发送给供应商。2.采购进度跟踪：物资管理部门应定期跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持沟通，及时了解存货的生产、运输进度。对于可能影响交货期的问题，应提前与供应商协商解决，确保存货按时、按质、按量供应。3.到货验收准备：在存货到货前，物资管理部门应通知相关验收人员做好验收准备工作，包括确定验收标准、准备验收工具、安排验收场地等。四、存货验收管理（一）验收流程1.资料核对：验收人员首先核对供应商提供的送货单、发票、质量检验报告等相关资料，确保资料齐全、准确。资料内容应与采购合同一致，包括存货的名称、规格、数量、价格等信息。2.实物验收：按照验收标准对存货的数量、质量、规格等进行实物验收。对于药品，应检查药品的外观、剂型、有效期等；对于卫生材料，应检查包装完整性、产品质量等；对于低值易耗品和其他材料，应检查其规格、型号是否符合要求，数量是否准确。3.验收记录：验收人员应如实填写验收记录，记录验收的时间、地点、验收人员、存货名称、规格、数量、质量状况、验收结果等信息。验收记录应妥善保存，作为存货管理的重要档案资料。（二）验收结果处理1.合格存货：经验收合格的存货，验收人员应在验收记录上签字确认，并及时办理入库手续。入库单应注明存货的名称、规格、数量、入库日期等信息，确保入库信息准确无误。2.不合格存货：对于验收不合格的存货，验收人员应及时通知物资管理部门和供应商。物资管理部门应根据合同约定，要求供应商采取补货、换货、退货等措施。同时，应对不合格存货进行隔离存放，防止其混入合格存货中。五、存货保管管理（一）仓库规划与布局1.仓库分区：根据存货的类别、特性、用途等因素，对仓库进行合理分区，如药品库、卫生材料库、低值易耗品库、其他材料库等。不同类别的存货应分别存放，避免相互混淆。2.货位设置：在每个仓库分区内，按照存货的规格、型号、批次等设置货位。货位应编号管理，便于存货的查找和盘点。同时，应根据存货的出入库频率、存储条件等因素，合理安排货位，提高仓库空间利用率。（二）存货存储条件1.温度与湿度控制：对于有特殊温度、湿度要求的存货，如药品、生物制品等，应配备相应的温湿度调节设备，确保存货存储环境符合要求。定期对仓库的温湿度进行监测和记录，发现异常情况及时采取措施进行调整。2.防火、防潮、防虫、防盗措施：仓库应配备必要的消防设备、防潮设施、防虫药品、防盗装置等，确保存货安全。加强仓库的安全管理，制定安全管理制度，明确仓库管理人员的职责，定期进行安全检查，消除安全隐患。（三）存货保管日常工作1.存货入库：存货入库时，仓库管理人员应根据入库单对存货进行核对，确保入库存货的数量、规格、质量等与入库单一致。按照规定的货位进行存放，并及时登记存货台账，记录存货的入库日期、名称、规格、数量、存放位置等信息。2.存货保管：仓库管理人员应定期对存货进行巡查，检查存货的存储状态、质量状况等。对于发现的问题，如存货受潮、变质、损坏等，应及时采取措施进行处理，并记录处理情况。同时，应做好仓库的清洁卫生工作，保持仓库环境整洁。3.存货出库：存货出库时，仓库管理人员应根据出库单对存货进行核对，确保出库存货的数量、规格、用途等与出库单一致。按照规定的发货流程进行发货，并及时登记存货台账，记录存货的出库日期、名称、规格、数量、领用部门等信息。六、存货领发管理（一）领用流程1.领用申请：各部门或科室根据实际工作需要，填写存货领用申请表，注明领用存货的名称、规格、数量、用途等信息。领用申请表应经部门负责人审批签字。2.领用审批：物资管理部门收到领用申请表后，对领用申请进行审核。审核内容包括领用申请的合理性、必要性、库存情况等。对于超出库存限额或不合理的领用申请，物资管理部门应与领用部门沟通协调，提出调整建议。审核通过后，物资管理部门负责人签字批准。3.存货发放：仓库管理人员根据审批后的领用申请表，按照规定的货位发放存货。发放时应核对领用存货的数量、规格等信息，确保发放准确无误。同时，应要求领用人员在出库单上签字确认，作为存货领用的凭证。（二）特殊存货领发管理1.贵重药品与高值耗材：对于贵重药品和高值耗材，应建立专门的领发管理制度。领用前，领用人员应填写特殊领用申请表，详细说明领用原因、使用计划等。申请表应经科室主任、物资管理部门负责人、医院分管领导等多级审批。领用过程中，应严格按照规定的流程进行操作，确保领发记录准确、完整。2.毒麻药品：毒麻药品的领发应严格遵守国家有关法律法规和医院的相关规定。领用时，领用人员应填写毒麻药品专用领用申请表，经科室主任、物资管理部门负责人、医院分管领导等审批后，到指定的药房领取。领取时应进行双人核对，确保领发数量准确无误。同时，应做好毒麻药品的使用登记和跟踪管理工作。七、存货盘点管理（一）盘点计划制定1.盘点周期确定：根据医院实际情况，制定存货盘点计划，确定盘点周期。一般情况下，医院应每年至少进行一次全面的存货盘点。对于价值高、流动性强的存货，可适当增加盘点次数。2.盘点范围确定：明确盘点的存货范围，包括所有仓库、科室、部门的存货。确保盘点范围全面、无遗漏。3.盘点人员安排：成立盘点小组，由物资管理部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。明确各人员的职责分工，确保盘点工作有序进行。（二）盘点实施1.实地盘点：盘点人员按照盘点计划，对存货进行实地盘点。盘点时应逐一核对存货的数量、规格、质量等信息，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的存货，应详细记录其名称、规格、数量、盘盈或盘亏原因等信息。2.盘点记录：盘点人员应如实填写盘点记录，记录盘点的时间、地点、盘点人员、存货名称、规格、数量、账存数、实存数、盘盈或盘亏情况等信息。盘点记录应经盘点人员签字确认，作为盘点工作的原始资料。（三）盘点结果处理1.盘盈处理：对于盘盈的存货，应查明原因，根据不同情况进行处理。如属于入库时计量错误、漏记等原因导致的盘盈，应及时调整存货账目；如属于其他不明原因的盘盈，应按照规定程序进行审批后，冲减当期管理费用。2.盘亏处理：对于盘亏的存货，应查明原因，区分责任。如属于保管不善、丢失、毁损等原因导致的盘亏，应由相关责任人承担赔偿责任；如属于正常损耗、计量误差等原因导致的盘亏，应按照规定程序进行审批后，计入当期管理费用。同时，应根据盘亏原因，采取相应的改进措施，加强存货管理。八、存货核算与财务处理（一）存货核算方法1.数量金额核算法：对于药品、卫生材料等存货，采用数量金额核算法进行核算。即同时核算存货的数量和金额，通过设置数量金额式明细账，详细记录存货的收发存情况。2.金额核算法：对于低值易耗品、其他材料等存货，采用金额核算法进行核算。即只核算存货的金额，不核算数量，通过设置金额式明细账，记录存货的增减变动情况。（二）财务处理流程1.存货采购财务处理：根据采购发票、入库单等凭证，确认存货采购成本，借记“库存物资”科目，贷记“银行存款”、“应付账款”等科目。2.存货领用财务处理：根据出库单等凭证，确认存货领用成本，借记“医疗业务成本”、“管理费用”、“其他支出”等科目，贷记“库存物资”科目。3.存货盘点财务处理：根据盘点结果，对盘盈、盘亏的存货进行财务处理。盘盈时，借记“库存物资”科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目；经批准处理后，借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目，贷记“管理费用”科目。盘亏时，借记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目，贷记“库存物资”科目；经批准处理后，属于责任人赔偿的部分，借记“其他应收款”科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目；属于正常损耗、计量误差等原因导致的盘亏，借记“管理费用”科目，贷记“待处理财产损溢——待处理流动资产损溢”科目。九、监督与检查（一）内部审计监督1.定期审计：医院内部审计部门应定期对存货管理情况进行审计，检查存货管理制度的执行情况、采购流程的合规性、验收记录的真实性、库存管理的有效性、财务处理的准确性等方面。2.专项审计：针对存货管理中的重大问题或风险点，开展专项审计工作。深入调查问题产生的原因，提出改进建议和措施，督促相关部门进行整改。（二）日常监督检查1.物资管理部门自查：物资管理部门应定期对本部门的存货管