卫生健康合议室制度

PAGE卫生健康合议室制度一、总则（一）目的为规范卫生健康合议室的使用与管理，充分发挥其在卫生健康领域决策、协商、沟通等方面的作用，提高工作效率，保障各项卫生健康工作的科学、公正、有序开展，依据相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及卫生健康事务的各类会议、讨论、协商等活动在卫生健康合议室的开展。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家卫生健康相关法律法规、政策及行业标准，确保合议室活动合法合规。2.公正性原则：秉持公正、公平的态度，对待各类卫生健康议题，保障各方权益。3.高效性原则：优化合议室使用流程，提高会议及协商效率，及时解决卫生健康工作中的问题。4.保密性原则：对涉及的敏感信息、商业机密、个人隐私等严格保密，防止信息泄露。二、合议室使用管理（一）使用申请1.各部门或项目组因卫生健康相关工作需要使用合议室，应提前[X]个工作日填写《卫生健康合议室使用申请表》，详细说明使用时间、参会人员、会议/协商主题及所需设备等信息。2.申请表经部门负责人签字审核后，提交至卫生健康管理部门（或指定的合议室管理部门）。（二）审批流程1.卫生健康管理部门收到申请表后，应在[X]个工作日内进行审批。2.对于一般性的卫生健康工作会议，由部门负责人审批通过即可；对于涉及重大决策、跨部门协调或敏感信息的会议，需经公司/组织高层领导审批。3.审批通过后，由卫生健康管理部门负责安排合议室，并及时通知申请部门。（三）使用时间安排1.合议室使用时间应根据申请部门的需求进行合理安排，原则上每次使用时长不超过[X]小时。如有特殊情况需延长使用时间，应提前向卫生健康管理部门申请并获得批准。2.同一时间段内，若有多部门申请使用合议室，卫生健康管理部门应根据会议/协商的重要性、紧急程度等因素进行统筹协调，避免冲突。（四）使用记录1.卫生健康管理部门应建立《卫生健康合议室使用记录台账》，详细记录每次使用的时间、部门、参会人员、主题、设备使用情况等信息。2.使用记录应妥善保存，保存期限为[X]年，以备查阅和审计。三、会议组织与管理（一）会议准备1.申请部门应在会议前做好充分准备工作，包括确定会议议程、准备相关资料、通知参会人员等。2.如需使用合议室内的设备（如投影仪、音响、电脑等），应提前告知卫生健康管理部门，以便安排技术人员进行调试和保障。（二）会议主持1.会议主持应由熟悉卫生健康业务、具备良好沟通协调能力的人员担任。2.主持人应提前了解会议主题和议程，把控会议节奏，确保会议围绕主题有序进行，鼓励参会人员积极发言，充分讨论。（三）会议记录1.每次会议应指定专人负责记录，记录内容应准确、完整，包括会议讨论的主要内容、达成的共识、提出的问题及解决方案等。2.会议记录应在会议结束后[X]个工作日内整理完成，并提交至卫生健康管理部门存档。（四）会议决议执行1.会议形成的决议应明确责任部门和责任人，并规定完成时间节点。2.责任部门应按照决议要求认真组织实施，并及时向卫生健康管理部门反馈执行情况。卫生健康管理部门负责对决议执行情况进行跟踪和监督。四、协商与沟通机制（一）协商原则1.平等协商原则：参与协商的各方应在平等的基础上进行交流和沟通，尊重彼此的意见和建议。2.求同存异原则：在协商过程中，应积极寻求各方的共同点，妥善处理分歧，以达成共识为目标。3.依法依规原则：协商内容应符合国家卫生健康法律法规及相关政策要求。（二）协商流程1.当涉及卫生健康领域的重大问题或需要多部门协调解决的事项时，由发起部门组织相关部门进行协商。2.协商前，发起部门应准备详细的协商议题和相关资料，并提前分发给参与部门。3.协商会议应按照预定的议程进行，各方充分发表意见，进行深入讨论和交流。卫生健康管理部门可根据情况参与协商过程，提供指导和协调。4.协商结束后，应形成协商纪要，明确协商结果和下一步行动计划，并由参与协商的各方签字确认。（三）沟通渠道1.建立卫生健康工作沟通群，作为日常沟通交流的平台。各部门相关人员应加入该群，及时分享工作进展、问题反馈等信息。2.定期召开卫生健康工作协调会，加强部门之间的沟通与协作，共同解决工作中存在的问题。3.对于紧急或重要的卫生健康事项，可通过电话、邮件等方式及时沟通协调。五、设备与设施管理（一）设备配备1.卫生健康合议室内应配备必要的会议设备，如投影仪、音响系统、电脑、打印机、白板等，以满足各类会议和协商的需求。2.根据实际工作需要，定期对设备进行更新和升级，确保设备性能良好，运行稳定。（二）设备维护1.卫生健康管理部门应指定专人负责合议室设备的日常维护和管理，定期对设备进行检查、清洁和保养，及时发现并解决设备故障。2.建立设备维修档案，记录设备的维修情况、维修时间、维修人员等信息。对于重大设备故障，应及时联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。（三）设施管理1.保持合议室内环境整洁、舒适，定期进行清扫和消毒，确保空气质量符合卫生标准。2.对合议室内的桌椅、门窗、照明等设施进行定期检查和维护，发现问题及时修复或更换。3.合理配置合议室内的办公用品，如文具、纸张、饮用水等，确保使用方便。六、安全与保密管理（一）安全管理1.加强合议室的安全防范措施，配备必要的消防器材和安全设施，确保人员和财产安全。2.定期对合议室进行安全检查，重点检查电器设备、消防设施等是否正常运行，及时消除安全隐患。3.教育参会人员遵守安全规定，不得在合议室内吸烟、使用明火等，防止发生火灾事故。（二）保密管理1.严格遵守国家保密法律法规，对涉及卫生健康领域的敏感信息、商业机密、个人隐私等予以保密。2.参会人员应签订保密协议，承诺对在合议室内知悉的信息严格保密，不得泄露给无关人员。3.对合议室内的文件、资料等应妥善保管，会议结束后及时整理归档，防止丢失或被盗。如需带出合议室，应经卫生健康管理部门批准，并办理相关借阅手续。七、附则