家园社联席会议制度

家园社联席会议制度第一章总则第一条本制度依据《中华人民共和国企业法》《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国数据安全法》等相关法律法规，结合集团母公司《企业风险管理管理办法》及《合规经营管理办法》的总体要求，同时为有效防控家园社专项领域风险、规范业务流程、提升管理水平，经公司研究决定制定。公司当前业务发展过程中，面临日益复杂的内外部环境挑战，特别是在家园社协同服务领域，涉及民生福祉、公共安全、信息隐私等多重敏感议题，亟需通过制度化、规范化手段，明确管理边界、压实各方责任、防范潜在风险，确保公司稳健经营和长远发展。第二条本制度适用于公司总部各部门、各下属单位及全体员工。在涉及家园社业务相关的规划制定、项目实施、服务提供、资源调配、日常运营等所有业务场景及流程中，均须严格遵守本制度的规定。具体适用范围包括但不限于：家园社区规划与建设管理、社区服务资源配置与优化、社区文化活动组织与实施、社区信息化平台建设与运维、家园环境安全监测与治理、家园居民服务响应与反馈等各项业务活动。第三条本制度中下列术语定义如下：（一）“家园社专项管理”：指公司围绕家园社业务领域，为识别、评估、控制和监测相关风险，确保业务活动符合法律法规要求、行业规范及公司内部规章制度，维护用户权益、公共利益及公司自身利益所建立的一整套目标设定、组织保障、流程嵌入、风险防控、监督考核、持续改进的管理体系和运行机制。（二）“专项风险”：指在家园社业务活动过程中，可能对公司资产安全、用户人身财产安全、公共秩序、生态环境、信息资产、公司声誉及合规经营等方面造成不利影响或实际损害的不确定性事件或因素。专项风险具有潜在性、复杂性、突发性等特点，需进行重点识别与管控。（三）“XX合规”：在本制度语境下特指公司在家园社专项管理领域内的合规状态，即公司各项业务活动及内部管理行为均符合国家及地方相关法律法规、政策要求、行业标准、社会责任规范以及公司内部规章制度的规定，不存在违法违规或引发重大合规风险的行为。第四条家园社专项管理应遵循以下核心原则：（一）全面覆盖原则：管理范围应覆盖所有相关的业务领域、环节、岗位和人员，确保无死角、无盲区，实现全过程、全要素的风险防控。（二）责任到人原则：明确各级管理者和全体员工在专项管理中的具体职责，建立清晰的责任链条，确保每项任务都有人负责、有人监督、有人落实。（三）风险导向原则：以防范和化解重大风险为核心目标，优先识别和管控可能引发重大损失或严重后果的风险点，合理配置资源，实施差异化管控措施。（四）持续改进原则：定期审视和评估专项管理体系的有效性，根据内外部环境变化、管理实践反馈、风险评估结果等，及时调整和完善管理制度、流程和技术手段，实现闭环管理。第二章管理组织机构与职责第五条公司主要负责人对公司家园社专项管理工作负总责，承担最终领导责任。应亲自部署、过问重大事项，推动专项管理体系的建立与运行，并对整体成效负责。分管相关负责人对家园社专项管理工作负直接领导责任，具体负责组织制定相关政策，审批重大管理事项，协调解决管理中的重大问题，督促各部门、各单位履行管理职责。第六条为统筹协调和推进公司家园社专项管理工作，特设立家园社专项管理领导小组（以下简称“领导小组”）。领导小组由公司主要负责人担任组长，分管相关业务的领导担任副组长，相关职能部门负责人、下属单位主要负责人等组成。领导小组办公室设在[牵头部门名称]，承担领导小组日常运作和具体事务性工作。领导小组主要履行以下职能：（一）统筹规划：研究制定公司家园社专项管理的中长期发展战略、目标规划和年度工作计划。（二）协调决策：审议重大专项管理政策的制定与修订，审批重大风险事件处置方案、重大投资项目合规性评估报告等。（三）监督评价：定期听取各部门、各单位专项管理工作的汇报，组织开展专项检查和评估，对发现的问题进行督促整改。（四）资源保障：协调解决专项管理工作所需的组织、人员、资金、技术等资源保障问题。第七条公司各部门、各下属单位是家园社专项管理的具体执行单位，其主要负责人为本单位专项管理工作的第一责任人，对本单位专项管理工作的全面开展负直接责任。应建立健全本单位内部管理架构，明确专人负责，制定具体实施细则，确保公司层面的制度要求在本单位得到有效落实。第八条[牵头部门名称]作为家园社专项管理的牵头部门，主要职责包括：（一）制度建设与修订：负责牵头起草、修订和完善本制度及配套的管理细则、操作指南。（二）风险识别与评估：组织开展家园社专项风险的全面识别、分析、评估工作，建立和维护风险数据库。（三）监督与考核：对各部门、各下属单位的专项管理工作进行日常监督、检查和考核，提出改进建议。（四）培训与宣传：组织策划面向全体员工的专业知识、合规要求、操作技能等方面的培训宣贯活动。（五）信息汇总与报告：负责收集、整理、分析专项管理相关信息，定期向领导小组及公司管理层报告工作情况。第九条各相关业务部门（如工程建设部、运营管理部、信息技术部、法务合规部等）作为家园社专项管理的专责部门，主要职责包括：（一）业务合规审核：在各自业务范围内，对涉及家园社领域的项目立项、合同签订、资金使用、服务提供、技术方案等环节进行合规性审核，确保符合相关法律法规和公司制度要求。（二）流程优化与再造：结合业务实践，持续优化和完善家园社相关业务流程，嵌入合规控制点，提升管理效率和风险防控能力。（三）风险处置与应对：负责本部门职责范围内专项风险事件的初步识别、报告、处置和记录，协助开展重大风险事件的应对工作。第十条各下属单位作为家园社专项管理的主要实施单位，主要职责包括：（一）贯彻落实：组织落实公司及本单位制定的家园社专项管理各项制度、要求和工作部署。（二）日常管控：负责本区域、本领域的家园社业务日常运营管理，开展风险排查，落实风险防控措施。（三）信息报告：及时、准确地向公司相关部门报告专项管理工作中发现的问题、风险事件及处理情况。第十一条各级基层执行岗位员工作为家园社专项管理的基础力量，应严格遵守各项规章制度和操作规程，履行以下合规操作责任：（一）岗位合规承诺：签署岗位合规承诺书，明确知晓并承诺遵守相关法律法规及公司制度要求。（二）风险识别与报告：在工作中注意发现潜在的风险隐患和违规行为，并及时按照规定程序向上级报告。（三）规范操作：严格按照授权范围和操作规范执行业务，不擅自越权或违规操作。第三章专项管理重点内容与要求第十二条家园规划与建设管理环节。业务操作应严格遵守国土空间规划、城乡规划及相关建设法规标准。项目规划阶段必须进行全面的社会影响、环境影响、安全风险评估，并依法进行公示和专家论证。建设过程应严格执行工程招投标、质量安全监督、环境保护等规定，确保工程质量和安全。禁止任何形式违反规划、规避审批、偷工减料、使用不合格材料等行为。重点关注规划不符、建设安全隐患、环境污染等风险防控。第十三条社区服务资源配置与优化环节。服务资源配置应遵循公平、公正、公开原则，根据社区实际需求、居民服务意愿等因素综合确定。资源投放过程应建立健全透明、规范的决策机制和监督机制，防止利益输送。服务供给应确保服务质量达标，满足居民基本需求。禁止在资源分配、服务提供中存在歧视、回扣、挪用、虚报等违规行为。重点关注资源分配不公、服务质量低下、管理缺位等风险防控。第十四条社区文化活动组织与实施环节。活动策划应充分考虑社会影响和舆论导向，内容积极健康，符合公序良俗。活动组织应制定详尽的方案，明确责任分工、安全措施和应急预案。活动现场应加强安全管理，维护良好秩序。禁止组织含有违法违规内容、宣扬不良价值观、可能引发社会矛盾的活动。重点关注活动安全、意识形态、舆情风险等防控。第十五条社区信息化平台建设与运维环节。平台建设应遵循安全可控、保障隐私的原则，采用符合国家信息安全标准的软硬件设备和系统架构。数据采集、存储、使用、传输必须严格遵守数据安全法律法规，落实数据分类分级保护措施。系统运维应建立完善的访问控制、安全审计、应急响应机制，定期进行安全测评和漏洞扫描。禁止非法采集、泄露、篡改、滥用居民个人及家庭信息。重点关注数据安全、网络安全、系统稳定性等风险防控。第十六条家园环境安全监测与治理环节。应建立覆盖关键区域的环境监测网络，定期对空气、水体、土壤、噪声等进行监测，确保环境质量符合标准。对发现的环境问题应及时采取治理措施，并建立长效监管机制。涉及危险废物处理、建筑施工扬尘控制等特殊环节，必须严格执行专项环保法规。禁止偷排、漏排污染物，破坏生态绿化。重点关注环境污染、生态破坏、环境事件等风险防控。第十七条家园居民服务响应与反馈环节。应建立畅通的居民诉求渠道，明确服务响应时限和服务标准，做到“件件有着落、事事有回音”。对居民反映的问题应认真核实、及时处理，并反馈处理结果。建立健全居民满意度评价机制，持续改进服务质量。禁止推诿扯皮、敷衍塞责、对待居民态度恶劣等行为。重点关注服务效率、服务质量、居民满意度等风险防控。第十八条家园社领域特殊人员管理环节。涉及特殊人群（如老年人、残疾人、困境家庭等）的服务和管理，应体现人文关怀，提供精准帮扶。相关人员管理应加强背景审查和行为规范约束，建立异常行为预警和干预机制。禁止利用特殊身份从事违规活动或侵害特殊人群权益。重点关注特殊人群安全、工作人员廉洁从业等风险防控。第四章专项管理运行机制第十九条制度动态更新机制。本制度及相关配套细则将根据国家法律法规、政策要求、行业标准的调整变化，以及公司业务发展、风险状况的实际变化，由[牵头部门名称]牵头，相关部门参与，至少每年进行一次审视和评估，必要时启动修订程序。修订后的制度按程序报批发布，并组织相关人员进行宣贯学习。第二十条风险识别预警机制。公司应建立常态化的风险识别机制，由领导小组办公室牵头，[牵头部门名称]、各专责部门、业务部门及下属单位协同，每年至少开展一次全面的家园社专项风险排查工作。风险排查应结合业务特点、内外部环境变化、过往事件教训等，运用风险矩阵等方法进行评估，确定风险等级。对识别出的重要风险，应发布风险预警通知，明确风险描述、可能影响、管控建议及责任部门，并适时更新风险清单。第二十一条合规审查机制。将专项合规审查嵌入业务管理的关键节点，实现全过程管控。具体嵌入环节包括但不限于：家园社相关项目立项决策前、重大合同签订前、信息系统上线前、服务外包项目承接前、对外投资或合作前等。凡涉及家园社专项管理事项，未经相应层级和范围的合规审查，不得启动后续流程或付诸实施。审查意见作为决策的重要依据，相关记录应存档备查。第二十二条风险应对机制。根据风险评估结果和风险等级，建立分级负责的风险应对体系。对于一般风险，由责任部门制定并实施整改措施，[牵头部门名称]进行跟踪监督。对于重大风险，由领导小组或公司管理层组织成立专项工作组，制定应急处置预案，明确处置原则、措施、责任人和时间表。风险应对过程中，要加强部门协同和信息共享，重大风险事件处置情况应及时上报领导小组及公司管理层。风险事件处置完毕后，应进行全面复盘，总结经验教训，完善管控措施。第二十三条责任追究机制。对违反本制度及国家相关法律法规、政策要求，造成不良后果或引发风险事件的部门和个人，应严肃追究责任。责任追究情形包括：未履行或未完全履行专项管理职责的；违反操作规程、规章制度造成损失的；失职渎职、滥用职权、徇私舞弊的；风险事件报告不及时、不准确或隐瞒不报的等。追究方式包括：通报批评、诫勉谈话、经济处罚、取消评优资格、降职降级、直至纪律处分。责任追究应依据事实、依据规定、公平公正，并与绩效考核、奖惩机制联动执行。第二十四条评估改进机制。公司应建立对家园社专项管理体系有效性的定期评估机制。由领导小组办公室牵头，委托内部或外部专业机构，每年至少开展一次全面评估。评估内容应涵盖制度健全性、组织保障有效性、流程嵌入合理性、风险防控能力、信息管理水平、员工合规意识等方面。评估结果应形成报告，报送领导小组及公司管理层。评估发现的问题和薄弱环节，应制定整改计划，明确责任部门和完成时限，并纳入后续的持续改进工作中。第五章专项管理保障措施第二十五条组织保障。各级领导干部应切实履行“一岗双责”，在部署业务工作的同时，同步部署家园社专项管理工作，加强组织领导和监督检查。领导小组应定期召开会议，研究解决重大问题。各部门、各单位主要负责人应亲自抓，明确分管领导，落实专人负责，确保各项管理要求落到实处。第二十六条考核激励机制。将家园社专项合规情况纳入公司年度绩效考核体系，作为评价部门工作成效和领导干部履职能力的重要指标。对专项管理工作成效突出的部门和个人，给予通报表扬、绩效加分或物质奖励；对存在严重合规问题的部门和个人，予以绩效扣分、经济处罚，并取消评优资格。建立健全与绩效考核结果挂钩的奖惩机制，形成正向激励和反向约束。第二十七条培训宣传机制。公司应分层级、分类别开展家园社专项管理培训。对管理层，重点进行合规意识、风险管理、法律责任等方面的培训；对专责部门人员，重点进行业务合规审核、风险识别评估、流程管控等方面的专业培训；对基层员工，重点进行岗位操作规范、风险识别报告、合规行为要求等方面的普及培训。利用公司内部网站、宣传栏、专题会议等多种形式，加强对专项管理的政策解读和合规文化宣传，营造“人人讲合规、事事守规矩”的浓厚氛围。第二十八条信息化支撑。依托公司现有信息化平台或新建专项系统，为家园社专项管理提供技术支撑。应探索开发风险识别预警、合规审查审批、风险事件处置、信息报送查询等功能模块，实现部分流程自动化处理和风险信息实时监控、共享。加强系统安全防护，确保管理数据的安全性和完整性。推动信息技术与管理的深度融合，提升管理效率和精准度。第二十九条文化建设。将家园社专项管理融入公司企业文化建设中，塑造“诚信合规、责任担当”的文化理念。编制并发