公共卫生用品及索票制度

PAGE公共卫生用品及索票制度一、总则（一）目的为加强公共卫生用品的管理，规范采购渠道，确保产品质量安全，保障消费者健康，依据相关法律法规及行业标准，制定本索票制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所涉及的公共卫生用品采购、销售及相关管理活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关公共卫生用品管理的法律法规及行业标准，确保各项活动合法合规。2.质量安全原则：把产品质量安全放在首位，从源头上把控公共卫生用品的质量，防止不合格产品流入市场。3.可追溯原则：建立完善的索票索证体系，保证产品采购、销售等环节信息可追溯，便于监管和问题排查。二、公共卫生用品定义及分类（一）定义公共卫生用品是指为满足公众对健康、卫生需求而提供的各类产品，包括但不限于个人清洁用品、防护用品、消毒用品等，其使用与公众健康密切相关。（二）分类1.个人清洁用品：如卫生纸、卫生巾、湿巾、面巾纸等。2.防护用品：如口罩、手套、防护服等。3.消毒用品：如消毒剂、消毒器械、卫生湿巾等。4.其他：如一次性餐具、一次性水杯等与公共卫生相关的用品。三、索票制度要求（一）采购环节索票要求1.采购公共卫生用品时，必须向供应商索取合法有效的票据。票据应包括发票、购货清单、销售凭证等，确保票据内容真实、完整。2.发票应注明产品名称、规格型号、数量、单价、金额、购货日期等信息；购货清单应详细列出所购产品的明细，包括品牌、产地、保质期等；销售凭证应包含供应商名称、地址、联系方式、产品名称及相关销售信息。3.对于进口公共卫生用品，除上述票据外，还应索取海关报关单、检验检疫证明等相关文件，以证明产品的合法来源及质量合格情况。（二）销售环节索票要求1.在销售公共卫生用品时，应向购买方提供销售发票或销售凭证。销售凭证应注明产品名称、规格型号、数量、单价、金额、销售日期等信息，并加盖本公司/组织印章。2.对于批发销售的公共卫生用品，应根据购买方需求提供详细的销售清单，清单内容应与发票或销售凭证一致，并留存备查。（三）索票保存期限1.采购环节索取的票据及相关证明文件应妥善保存，保存期限不得少于产品保质期满后2年；没有明确保质期的，保存期限不得少于2年。2.销售环节开具的发票及销售凭证应按照财务档案管理规定进行保存，保存期限符合国家相关法律法规要求。四、索票流程（一）采购索票流程1.供应商选择：采购部门在选择公共卫生用品供应商时，应评估其合法性、信誉度及产品质量保证能力。优先选择具有合法经营资质、生产工艺先进、产品质量可靠的供应商。2.索票申请：采购人员在与供应商签订采购合同或下达采购订单时，应同时向供应商提出索票要求，并明确索票内容及格式。3.票据收集：供应商应在产品交付时，及时向采购人员提供合法有效的票据及相关证明文件。采购人员应对票据进行认真核对，确保票据信息准确无误。4.票据审核与存档：采购人员将收集到的票据提交给财务部门进行审核，审核通过后，将票据原件及相关证明文件按照档案管理要求进行分类整理、编号存档。（二）销售索票流程1.销售开票：销售人员在销售公共卫生用品时，应根据销售情况及时开具销售发票或销售凭证。销售发票应按照税务部门规定的格式和内容开具，销售凭证应包含必要的销售信息。2.票据交付：销售人员将开具好的销售发票或销售凭证交给购买方，并确保购买方签收。对于需要邮寄发票的，应选择可靠的邮寄方式，并留存邮寄凭证。3.票据存档：财务部门定期对销售发票及销售凭证进行整理、核对，按照财务档案管理规定进行存档保存。五、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部应建立定期的索票制度执行情况检查机制，由财务部门、采购部门、质量控制部门等相关人员组成检查小组，对索票工作进行全面检查。2.检查内容包括票据的真实性、完整性、合规性，索票流程的执行情况，票据的保存情况等。对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.积极配合政府相关部门的监督检查，如实提供索票索证资料，接受监管部门对公共卫生用品采购、销售等环节的监督。2.对于监管部门提出的问题和整改要求，应认真对待，及时整改，并将整改情况报告监管部门。六、责任追究（一）对违反索票制度行为的界定1.采购人员未按规定索取合法有效票据的；2.供应商提供虚假票据或拒绝提供票据的；3.销售部门未按规定开具销售发票或销售凭证的；4.相关人员未按规定保存票据或故意销毁票据的；5.其他违反索票制度的行为。（二）责任追究方式1.对于首次违反索票制度且情节较轻的人员，给予警告处分，并责令其限期整改。2.对于多次违反索票制度或情节严重的人员，视情节轻重给予记过、记大过、降级、撤职等处分；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。3.因违反索票制度给公司/组织造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。七、培训与宣传（一）培训1.定期组织公司/组织内部员工参加索票制度培训，培训内容包括法律法规、行业标准、索票流程、票据管理等方面。2.通过培训，使员工熟悉索票制度要求，掌握索票技能，提高员工的法律意识和责任意识，确保索票制度的有效执行。（二）宣传1.向供应商宣传索票制度的重要性和要求，促使供应商积极配合公司/组织的索票工作，提供真实、完整、有效的票据。2.向消费