职业卫生科档案管理制度

PAGE职业卫生科档案管理制度一、总则（一）目的为加强职业卫生科档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在职业卫生工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司职业卫生科在职业卫生管理活动中形成的各类档案，包括但不限于职业卫生检测报告、职业健康监护档案、职业病诊断档案、职业卫生培训档案、职业卫生管理制度文件等。（三）管理原则1.集中统一管理原则职业卫生科档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映职业卫生工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及企业商业秘密、员工个人隐私等敏感信息的档案进行保密管理。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）职业卫生科负责人职责1.全面负责职业卫生科档案管理工作，制定档案管理工作计划和目标。2.监督档案管理制度的执行情况，对档案管理工作进行指导和检查。3.审核重要档案的内容，确保档案的真实性和准确性。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和查阅等日常管理工作。2.按照档案分类标准对档案进行分类、编号和编目，建立档案检索系统。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。4.负责档案的信息化管理工作，将档案信息录入电子档案系统。（三）各岗位人员职责1.各岗位人员负责及时将工作中形成的各类文件、资料提交给档案管理人员，确保档案收集的完整性。2.在档案利用过程中，严格遵守档案查阅、借阅制度，不得擅自销毁、涂改档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.职业卫生检测与评价相关资料，包括检测方案、采样记录、检测报告、评价报告等。2.职业健康监护资料，如员工职业健康检查表、体检报告、职业病诊断证明书等。3.职业卫生管理制度文件，如职业卫生操作规程、职业卫生培训制度、职业危害事故应急预案等。4.职业卫生培训资料，包括培训计划、培训教材、培训记录等。5.职业危害因素申报资料，如申报回执、申报变更记录等。6.职业卫生防护设施建设项目资料，如项目立项文件、设计图纸、验收报告等。7.职业卫生监督检查资料，如监督检查记录、整改报告等。8.其他与职业卫生工作相关的文件、资料。（二）收集要求1.各岗位人员应在工作完成后及时将相关资料提交给档案管理人员，确保档案收集的及时性。2.提交的资料应齐全、完整，签字盖章手续完备。3.档案管理人员应对收集的资料进行初步审核，对不符合要求的资料及时返回相关人员进行补充完善。（三）整理方法1.分类按照职业卫生档案的类别进行分类，如职业卫生检测档案、职业健康监护档案、职业卫生管理制度档案等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。编号格式可采用“年份+类别代码+流水号”，如“2023JC001”表示2023年职业卫生检测档案中的第1份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便于查阅和检索。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持档案内容的完整性，不得损坏档案。四、档案的归档与保管（一）归档1.档案管理人员应按照档案整理要求，将整理好的档案及时归档。2.归档的档案应装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、题名等信息。3.建立档案归档台账，记录档案的归档日期、编号、题名等内容，便于查询和统计。（二）保管期限1.职业卫生档案的保管期限根据国家相关法律法规及行业标准确定，一般分为永久、长期和短期。永久保管的档案包括职业病诊断证明书、职业危害事故应急预案等重要文件。长期保管的档案包括职业健康监护档案、职业卫生检测报告等，保管期限一般为10年。短期保管的档案包括职业卫生培训记录、职业危害因素申报回执等，保管期限一般为3年。2.档案管理人员应定期对档案的保管期限进行审核，对已到保管期限的档案进行鉴定，根据鉴定结果进行相应的处理。（三）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找。3.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，确保数据的安全。五、档案的查阅与借阅（一）查阅1.本公司员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.档案管理人员应根据申请表提供的信息，及时查找并提供相应的档案。查阅档案时，查阅人员应在档案查阅登记簿上登记查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅档案时，查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。如需复制档案，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行复制。（二）借阅1.外单位人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等内容，经公司主管领导签字同意后，到档案管理人员处办理借阅手续。2.档案管理人员应与借阅人员签订《档案借阅承诺书》，明确借阅人员的责任和义务。借阅人员应按照承诺书的要求妥善保管档案，不得转借、转让、泄露档案内容。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅期满后，借阅人员应及时归还档案。4.档案管理人员应对借阅档案进行跟踪管理，到期及时催还。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及企业商业秘密、员工个人隐私等敏感信息的档案，应严格按照国家保密法律法规进行管理。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。未经授权，不得向任何单位或个人提供档案信息。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应监督查阅、借阅人员遵守保密规定，不得在非保密场所谈论档案内容。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗、防潮等设施，确保档案库房的安全。2.定期对档案库房进行安全检查，发现问题及时整改。3.对电子档案的存储和传输应采取安全防护措施，防止数据丢失、泄露或被篡改。4.制定档案安全应急预案，定期进行演练，提高应对突发事件的能力。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理人员应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否仍有保存价值。2.成立档案鉴定小组，由职业卫生科负责人、档案管理人员及相关专业人员组成。鉴定小组应按照国家相关法律法规及行业标准，对档案进行全面、客观的鉴定。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的价值，提出鉴定意见。（二）销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后，进行销毁处理。2.档案销毁应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等内容，经公司主管领导签字同意后，由档案管理人员组织实施。3.档案销毁应采用适当的方