村里卫生室档案管理制度

PAGE村里卫生室档案管理制度一、总则（一）目的为加强村里卫生室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于村里卫生室在医疗服务、行政管理、公共卫生等各项工作中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的档案。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：村里卫生室的档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映卫生室的工作实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理卫生室各项工作中形成的档案，保证档案的齐全。4.保密性原则：对涉及患者隐私、医疗机密等重要档案严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案的整理和分类应便于查阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责村里卫生室档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索工具，方便档案查找。3.严格执行档案借阅制度，做好档案借阅登记和归还工作，确保档案安全。4.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理，并向上级主管部门报告。5.负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、通风良好，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。（二）各科室职责1.各科室负责本科室工作中形成档案的收集、整理，并定期移交档案管理人员。2.协助档案管理人员做好档案的分类、编目等工作，提供档案内容的相关信息。3.在工作中注意保护档案的原始性和完整性，不得随意丢弃、损毁档案。（三）卫生室负责人职责1.领导和监督村里卫生室档案管理工作，将档案管理工作纳入卫生室整体工作计划。2.协调解决档案管理工作中存在的问题，保障档案管理工作所需的人员、经费和设备等。3.对重要档案的保管和利用进行审批，确保档案的安全和合理使用。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗文书档案：包括门诊病历、住院病历、处方、检查检验报告、医疗记录等。2.行政管理档案：如卫生室工作计划、总结、会议记录、考勤记录、财务报表等。3.公共卫生档案：居民健康档案、预防接种记录、传染病报告卡、健康教育资料等。4.药品管理档案：药品采购记录、库存盘点记录、药品不良反应报告等。5.设备管理档案：设备购置合同、使用说明书、维修记录、报废申请等。6.人员档案：员工履历表、资格证书、培训记录、考核档案等。7.其他档案：如上级部门下发的文件、与外单位的往来信函等。（二）收集要求1.各科室应在工作结束后及时将形成的档案材料收集齐全，按照规定的时间移交档案管理人员。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、剪裁、抽取或销毁。3.对破损或褪色的档案材料应及时进行修复或复制，确保档案质量。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为医疗文书、行政管理、公共卫生、药品管理、设备管理、人员档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。例如，医疗文书档案可按年份和病历号顺序编号，行政管理档案可按文件类别和日期编号等。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸张较多的档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。装订时应注意不要损坏档案内容。四、档案的归档与保管（一）归档1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核，确保档案符合归档要求。2.将审核后的档案按照分类和编号顺序，依次装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号范围等信息。3.建立档案归档登记册，记录档案的归档日期、类别、数量等情况。（二）保管1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应分类存放，不同类别的档案之间应保持一定的间距，便于查找和管理。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应与原始存储介质分开存放，并定期进行检查和更新。4.定期对档案进行清查盘点，核对档案的数量、完整性和保管状况，发现问题及时处理。5.对超过保管期限或失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，销毁时应做好记录。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.卫生室内部人员因工作需要查阅档案的，需填写档案查阅申请表，经所在科室负责人签字同意后，方可到档案管理人员处查阅。2.外部单位或个人因工作需要查阅档案的，需持有单位介绍信或相关证明文件，经卫生室负责人批准后，由档案管理人员陪同查阅。涉及患者隐私等重要档案的查阅，应严格按照相关法律法规进行审批。（二）查阅登记1.建立档案查阅登记簿，详细记录查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅目的等信息。2.查阅人员应在登记簿上签字确认，档案管理人员应对查阅过程进行监督，确保档案的安全。（三）利用限制1.查阅档案时，不得擅自涂改、抽取、复制、转借或损毁档案。如需复制档案，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行。2.涉及患者隐私、医疗机密等重要档案的查阅和利用，应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合村里卫生室的实际情况，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、客观、准确的原则，确保鉴定结果的科学性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由卫生室负责人、档案管理人员和相关业务科室负责人组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断档案的保存价值。2.参考国家和地方有关档案保管期限的规定，结合卫生室的工作特点和实际需求，确定档案的保管期限。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对失去保存价值的档案编制销毁清单，清单应包括档案编号、题名、日期、数量等信息。2.销毁清单经卫生室负责人审核批准后，由档案管理人员和指定的监销人员共同实施销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。销毁过程应做好记录，记录内容包括销毁日期、销毁地点、销毁方式、监销人员等信息。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立村里卫生室档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应将纸质档案中的重要信息录入档案信息化管理系统，确保数据的准确和完整。2.定期对系统中的档案数据进行更新和维护，及时录入新形成的档案信息，删除已销毁或失去保存价值的档案数据。（三）系统安全管理1.建立档案信息化管理系统的安全防护机制，设置用