公共场卫生档案管理制度

PAGE公共场卫生档案管理制度一、总则（一）目的为加强公共场所卫生管理，规范卫生档案的建立、管理和使用，有效预防和控制传染病传播与流行，保障公众身体健康，依据《公共场所卫生管理条例》及其实施细则等相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所经营管理的各类公共场所，包括但不限于宾馆、饭店、商场、超市、美容美发店、沐浴场所、影剧院、游艺厅、歌舞厅、音乐厅、体育场、游泳场（馆）等。（三）职责分工1.卫生管理部门负责公共场所卫生档案的统一管理工作，制定档案管理制度和工作流程。组织开展卫生档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等工作。定期对卫生档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理工作规范、有序。2.各部门负责人负责本部门卫生档案资料的收集、整理和初步审核，并及时移交卫生管理部门。配合卫生管理部门做好卫生档案的查阅、使用等工作，确保档案信息的有效利用。3.档案管理人员具体负责卫生档案的日常管理工作，包括档案的分类、编号、装订、存储等。严格遵守档案管理规定，保守档案机密，防止档案丢失、损坏和泄露。二、卫生档案的内容（一）基本信息档案1.公共场所基本情况场所名称、地址、法定代表人或负责人姓名、联系方式。经营项目、规模、布局、卫生设施设备等情况说明。2.卫生许可证及相关证件卫生许可证副本复印件。从业人员健康合格证明、卫生知识培训合格证明复印件。涉及饮用水卫生安全产品卫生许可批件、消毒产品生产企业卫生许可证等相关证件复印件。（二）卫生管理档案1.卫生管理制度卫生管理组织机构及人员职责分工。卫生管理制度，包括环境卫生、饮用水卫生、公共用品用具卫生、通风换气、清洗消毒保洁、病媒生物防制等制度。卫生检查制度，明确检查内容、频率、人员及整改措施等。卫生奖惩制度。2.卫生管理记录卫生管理会议记录，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容等。卫生自查记录，每次自查的时间、人员、检查情况及整改记录。卫生培训记录，培训时间、内容、培训人员、考核情况等。卫生设施设备维护记录，包括维护时间、内容、维修人员等。（三）卫生检测档案1.检测计划年度卫生检测计划，明确检测项目、检测时间、检测机构等。2.检测报告每次卫生检测的报告原件，包括检测项目、检测结果、评价结论等。检测不合格项目的整改记录及复查报告。（四）公共用品用具卫生档案1.公共用品用具清单详细记录公共场所配备的各类公共用品用具名称、数量、规格等。2.采购索证记录公共用品用具采购合同、发票复印件。索证资料，包括产品生产企业卫生许可证、产品卫生质量合格证明、产品标签说明书等。3.出入库记录公共用品用具出入库台账，记录出入库时间、名称、数量、规格、领用部门等。4.清洗消毒保洁记录公共用品用具清洗消毒保洁操作规程。每次清洗消毒保洁的时间、人员、方法、消毒药剂名称及浓度等记录。（五）饮用水卫生档案1.饮用水卫生管理制度饮用水卫生管理责任制度。饮用水卫生安全保障措施，包括水源管理、水质净化消毒、水质检测等。2.饮用水卫生检测报告饮用水水质检测报告原件，检测项目应符合国家相关标准要求。水源水、出厂水、末梢水等不同环节的检测记录。3.涉水产品卫生档案涉水产品清单，包括饮水机、净水器、管材管件等。涉水产品的卫生许可批件、产品质量合格证明等资料。（六）健康危害因素监测档案1.监测方案针对公共场所可能存在的健康危害因素制定的监测方案，明确监测项目、监测方法、监测时间、监测点位等。2.监测记录与报告每次健康危害因素监测的原始记录，包括监测数据、现场情况等。监测报告，对监测结果进行分析评价，提出防控建议。（七）突发公共卫生事件应急档案1.应急预案公共场所突发公共卫生事件应急预案，包括应急组织机构及职责、应急响应程序、应急处置措施等。2.应急演练记录应急演练计划、方案及演练记录，包括演练时间、内容、参与人员、演练效果评估等。3.突发公共卫生事件处置记录事件发生时间、地点、经过、采取的应急措施及处置结果等记录。三、卫生档案的建立与归档（一）档案资料收集1.各部门应按照卫生档案内容要求，及时收集本部门相关的卫生管理资料，并进行初步整理。2.卫生检测机构、供应商等提供的检测报告、索证资料等应及时移交卫生管理部门。（二）档案整理与分类1.卫生管理部门对收集到的档案资料进行统一整理，按照档案内容的类别进行分类。2.每类档案应按照时间顺序或逻辑关系进行排序，确保档案资料的连贯性和完整性。（三）档案编号与标识1.为便于档案的管理和查询，对每一份档案资料进行编号。编号应具有唯一性和系统性，能够反映档案的类别、年份及顺序。2.在档案资料上加盖档案标识章，注明档案名称、编号、日期等信息。（四）档案装订与存储1.对整理好的档案资料进行装订，确保整齐、牢固。装订应采用线装或胶装等方式，避免使用金属钉等可能损坏档案的装订材料。2.档案应存储在专门的档案柜或档案室中，按照档案类别和编号顺序排列存放。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保档案的安全保存。（五）电子档案管理1.建立卫生档案电子数据库，将纸质档案资料进行数字化扫描录入，实现电子档案与纸质档案同步管理。2.电子档案应进行分类存储，设置权限管理，确保只有授权人员能够访问和使用。定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。四、卫生档案的查阅与使用（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅卫生档案的，应填写《卫生档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审核后，报卫生管理部门批准。2.外部单位或个人因法定事由需要查阅卫生档案的，应提供有效证明文件，并填写《卫生档案查阅申请表》，经本公司/组织法定代表人或负责人批准后，由卫生管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅流程1.申请人按照规定填写《卫生档案查阅申请表》，提交相关审核部门。2.审核部门对申请表进行审核，批准后通知卫生管理部门。3.卫生管理部门安排档案管理人员提供档案，并做好查阅登记工作。查阅登记应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、归还时间等信息。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室或进行涂改、损毁等行为。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理人员，并在查阅登记上签字确认。（三）档案使用1.卫生档案资料仅供本公司/组织内部管理、卫生监督检查、疾病预防控制等工作使用，不得用于其他商业目的或泄露给无关人员。2.如需复印、摘录档案资料的，应经卫生管理部门负责人批准，并注明用途。复印件应加盖卫生管理部门公章，确保与原件一致。五、卫生档案的保管与期限（一）保管期限1.卫生许可证及相关证件、卫生检测报告、饮用水水质检测报告等重要档案资料应长期保存。2.卫生管理制度、卫生管理记录、公共用品用具采购索证记录、出入库记录、清洗消毒保洁记录等档案资料的保管期限为三年。3.健康危害因素监测档案、突发公共卫生事件应急档案等应根据事件的性质和后续管理需要确定保管期限，但一般不少于五年。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整性和安全性。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。2.对超过保管期限的档案，应按照档案销毁程序进行销毁，防止档案信息的不当留存。六、卫生档案的销毁（一）销毁申请1.档案管理人员定期对保管期限已满或失去保存价值的档案进行清理，填写《卫生档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《卫生档案销毁申请表》经卫生管理部门负责人审核后，报本公司/组织法定代表人或负责人批准。（二）销毁方式1.批准后的档案销毁申请应组织实施销毁工作。销毁方式可采用焚烧、粉碎等物理方法，确保档案信息无法恢复。2.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁档案清单