卫生所档案管理制度

PAGE卫生所档案管理制度一、总则1.目的为加强卫生所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医疗、预防、保健、教学、科研及管理等工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于卫生所各科室及全体工作人员在工作中形成的各种门类和载体的档案。3.档案管理原则遵循集中统一管理、分类科学、便于查找利用的原则，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。二、档案管理机构与职责1.档案管理部门设立专门的档案管理室，负责卫生所档案的集中管理。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定和销毁等工作。制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索工具，方便查询利用。负责档案库房的安全管理，确保档案的安全与完整。积极开展档案信息开发利用工作，为卫生所各项工作提供服务。指导各科室兼职档案员的工作，对档案工作进行监督检查。三、档案的收集与整理1.收集范围医疗文书档案：包括门诊病历、住院病历、检查检验报告、医嘱单、手术记录、护理记录等。行政管理档案：如工作计划、总结、会议记录、规章制度、人事档案、财务档案等。预防保健档案：免疫接种记录、传染病报告卡、健康体检档案等。教学科研档案：教学计划、教案、科研项目申报书、研究成果等。设备档案：设备购置合同、说明书、维修记录等。其他档案：如基建档案、后勤保障档案以及各类荣誉证书、合同协议等。2.收集要求各科室兼职档案员应及时将本科室形成的档案材料收集齐全，定期移交档案管理室。档案材料应真实、完整、准确，字迹清晰，签署完备。对重要的、具有保存价值的电子文件，应同时收集其纸质版本及相关元数据，进行归档保存。3.整理方法按照档案的形成规律和特点，进行分类整理。分类方法采用年度机构（科室）保管期限分类法。对每份档案材料进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和管理。编制档案目录，包括档号、题名、日期、保管期限等内容，以便快速查找档案。四、档案的归档与保管1.归档时间文书档案应在次年上半年完成归档工作。医疗档案应在患者出院或诊疗结束后及时归档。其他档案应在形成后一个月内归档。2.归档程序档案管理人员对收集到的档案材料进行核对、整理，确保符合归档要求。将整理好的档案按照分类方案进行排列，装入档案盒，并填写盒脊标签。在档案盒内放置备考表，注明档案的整理情况、缺损情况等。将档案盒上架存放，并在档案管理系统中录入档案信息。3.保管期限档案保管期限分为永久、定期两种。永久保管的档案主要包括：党和国家领导人的重要批示、指示；卫生所的重要规章制度；机构沿革、大事记；重要的会议记录；涉及重大医疗纠纷、医疗事故的档案等。定期保管的档案期限为30年、10年，具体划分如下：较重要会议记录、工作计划、总结等保管30年；一般性的文件材料、医疗记录等保管10年。4.保管要求档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。档案应存放于专用的档案柜架上，排列整齐，便于查找。档案库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案安全。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的利用与借阅1.利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，为卫生所各项工作提供服务。利用档案时不得损害国家利益、集体利益和他人合法权益。2.利用方式查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅档案时，利用者应在指定地点进行，不得擅自将档案带出。复印：利用者如需复印档案材料，应经档案管理人员同意，并登记复印内容、用途等信息。摘录：利用者可摘录档案中的相关内容，但应保持档案材料的完整性，不得对档案进行涂改、伪造等。3.借阅规定因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经所在科室负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自复制、拍摄、传播档案内容。借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案的存毁得当。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务科室负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作。3.鉴定内容对保管期满的档案进行鉴定，审查档案的保存价值，确定是否需要继续保存。对已失去保存价值的档案，应剔除并编制销毁清册。4.销毁程序档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，签署鉴定意见。将鉴定通过的销毁档案清单报卫生所主管领导审批。经批准后，由档案管理人员和监销人员共同在指定地点对销毁档案进行销毁，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存，以备查考。七、档案信息化管理1.信息化建设目标建立卫生所档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.数据录入与维护档案管理人员应及时将档案信息录入档案管理信息系统，确保数据的准确、完整。定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，防止数据丢失。对档案信息系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。3.信息安全管理建立档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止信息泄露、篡改和丢失。对档案管理信息系统的用户进行权限管理，设置不同的操作权限，确保信息的安全性。定期对档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。八、档案管理的监督与考核1.监督检查档案管理部门定期对各科室档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.考核评价建立档案管理工作考核评价机制，将档案管理工作纳入卫生所绩效考核体系。考核内容包括档案管理制度