卫生院电子卖场内控制度

PAGE卫生院电子卖场内控制度一、总则（一）目的为加强卫生院电子卖场管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，依据国家相关法律法规和行业标准，结合卫生院实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院通过电子卖场进行的各类物资、设备、服务等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：严格按照电子卖场规定的流程和规则进行操作。3.公开透明原则：采购信息公开，采购过程透明，确保公平竞争。4.效益性原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最低化，提高资金使用效益。5.监督制衡原则：建立健全监督机制，对采购活动各环节进行有效监督，防止权力滥用。二、组织与职责（一）采购管理部门1.负责制定采购计划，明确采购需求。2.组织实施电子卖场采购活动，包括选择供应商、谈判、签订合同等。3.协调解决采购过程中的问题，确保采购任务顺利完成。（二）财务部门1.负责审核采购预算，确保资金安排合理。2.对采购资金进行支付管理，审核付款申请，确保资金安全。3.参与采购合同的审核，对合同中的财务条款进行把关。（三）审计部门1.对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规。2.审查采购合同的合法性、完整性和效益性。3.对采购项目进行绩效审计，评估采购效果。（四）使用部门1.提出采购需求，提供技术参数和规格要求。2.参与采购项目的验收工作，对采购物品或服务的质量进行评价。三、采购流程（一）采购计划制定1.使用部门根据业务需求和库存情况，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算等信息。2.采购管理部门对采购申请表进行汇总审核，结合卫生院整体规划和资金状况，制定年度、季度和月度采购计划。（二）供应商选择1.在电子卖场平台上发布采购需求信息，邀请符合条件的供应商参与投标。2.对供应商的资质、信誉、业绩、产品质量等进行审核评估，选择若干家优质供应商作为候选对象。3.与候选供应商进行沟通谈判，了解其报价、交货期、售后服务等情况，确定最终供应商。（三）合同签订1.根据谈判结果，采购管理部门起草采购合同，明确双方的权利义务、采购物品或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。2.合同初稿提交财务部门审核财务条款，提交审计部门审核合法性和合规性。3.采购管理部门与供应商签订合同，并将合同副本分送相关部门备案。（四）采购执行1.供应商按照合同约定组织生产或提供服务，并按时交货。2.采购管理部门负责跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题。3.货物到达后，使用部门负责组织验收，填写验收报告。验收合格的，办理入库手续；验收不合格的，及时与供应商协商解决。（五）付款结算1.供应商凭发票、验收报告等资料向采购管理部门提交付款申请。2.采购管理部门审核付款申请，提交财务部门复核。3.财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。四、风险管理（一）风险识别1.市场风险：电子卖场价格波动较大，可能导致采购成本增加。2.供应商风险：供应商可能出现违约、产品质量问题、交货延迟等情况。3.合规风险：采购活动可能违反法律法规和电子卖场规则。4.内部管理风险：采购流程不规范、各部门协调不畅等可能影响采购效率和质量。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.市场风险应对：建立价格监测机制，关注市场动态，合理安排采购时间，与供应商协商签订价格调整条款。2.供应商风险应对：加强对供应商的管理和考核，定期评估供应商绩效，建立供应商淘汰机制；要求供应商提供履约保证金或签订担保协议；在合同中明确违约责任和赔偿条款。3.合规风险应对：加强对法律法规和电子卖场规则的学习培训，确保采购人员熟悉相关要求；建立内部合规审查机制，对采购活动进行定期检查。4.内部管理风险应对：优化采购流程，明确各部门职责和工作流程，加强沟通协调；建立采购绩效评估制度，对采购人员的工作进行考核评价。五、监督与检查（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程是否合规，采购合同是否合法有效，采购资金使用是否合理等。2.财务部门对采购资金的支付进行监督，确保资金安全。3.采购管理部门对采购活动进行日常监督，及时发现和解决问题。（二）外部监督1.接受上级主管部门、财政部门、审计部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作。2.主动公开采购信息，接受社会监督。六、信息管理（一）采购信息收集1.采购管理部门负责收集电子卖场相关信息，包括供应商信息、产品信息、价格信息、政策法规信息等。2.定期对收集的信息进行整理分析，为采购决策提供参考依据。（二）采购档案管理1.建立采购档案管理制度，对采购活动中的各类文件、资料进行分类归档，包括采购申请表、采购计划、采购合同、验收报告、发票等。2.采购档案保存期限按照国家相关规定执行，确保档案资料的完整性和可追溯性。七、培训与教育（一）培训对象采购管理部门人员、财务部门人员、审计部门人员、使用部门相关人员等（二）培训内容1.法律法规和政策解读，如政府采购法、电子卖场相关规定等。2.采购业务知识，包括采购流程、供应商管理、合同签订、风险管理等。3.电子卖场操作技能培训，使相关人员熟悉电子卖场平台的使用方法。（三）培训方式1.定期组织内部培训，邀请专家进行授课。2.参加外部培训课程和研讨会。3.开展线上学习，提供相关