卫生院档案收集管理制度

PAGE卫生院档案收集管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在卫生院各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院各科室及全体工作人员在工作中形成的各种门类和载体的档案收集管理工作。（三）档案定义本制度所称档案，是指卫生院在医疗、预防、保健、教学、科研、管理等各项活动中直接形成的，对国家、社会和本院具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：卫生院档案工作实行集中统一管理，由综合档案室负责全院档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映卫生院各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集卫生院在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.准确性原则：档案的形成过程和内容应准确无误，便于日后查阅和利用。5.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案收集职责分工（一）综合档案室职责1.负责制定和完善档案收集管理制度，并组织实施。2.指导和监督各科室的档案收集工作，定期检查档案收集情况。3.负责接收、整理、保管全院各科室移交的档案，并进行编目、上架等工作。4.开展档案信息开发利用工作，为卫生院各项工作提供档案服务。5.负责档案管理设施设备的维护和管理，确保档案安全。（二）各科室职责1.各科室负责人为本科室档案收集工作的第一责任人，负责组织本科室人员做好档案收集工作。2.明确本科室兼职档案员，负责本科室日常档案的收集、整理和初步分类工作，并定期向综合档案室移交档案。3.按照档案收集范围和要求，及时收集本科室在工作中形成的各种文件材料，确保档案的完整和准确。4.协助综合档案室做好档案的整理、编目、鉴定、销毁等工作。三、档案收集范围（一）行政管理类档案1.上级主管部门下发的各类文件、通知、指示、批复等。2.卫生院制定的各项规章制度、工作计划、总结、报告等。3.卫生院召开的各类会议文件、记录、纪要等。4.卫生院的机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等文件材料。5.卫生院的财务预决算、审计报告、统计报表等。6.卫生院的外事活动文件、协议、合同等。（二）医疗业务类档案1.门诊病历、住院病历、护理记录、医嘱单等医疗文书。2.各种检查检验报告、影像资料、病理切片等。3.医疗技术操作规程、诊疗规范、临床路径等。4.医疗科研项目立项、研究过程、成果鉴定等文件材料。5.医疗纠纷处理文件、记录、协议等。（三）预防保健类档案1.预防接种记录、疫苗管理台账等。2.传染病报告卡、疫情监测资料、防控措施文件等。3.健康教育资料、宣传活动记录等。4.公共卫生服务项目工作记录、报表等。（四）教学培训类档案1.教学计划、教学大纲、教案、课件等教学资料。2.实习带教计划、实习手册、实习鉴定等。3.职工培训计划、培训教材、培训记录、考核成绩等。（五）人事档案1.职工个人履历表、学历学位证书、专业技术资格证书、执业证书等。2.职工工资变动、岗位调整、考核奖惩等文件材料。3.职工党团组织关系、入党入团申请书、转正材料等。（六）设备物资类档案1.设备购置计划、合同、验收报告、使用说明书等。2.设备维修记录、保养记录、报废申请等。3.物资采购计划、合同、出入库清单、库存盘点表等。（七）基建档案1.卫生院建设项目的立项批复、可行性研究报告、设计图纸等。2.工程招投标文件、施工合同、监理文件等。3.工程施工过程中的各项技术资料、隐蔽工程记录、竣工验收报告等。四、档案收集要求（一）及时性各科室应在文件材料形成后及时收集整理，确保档案的时效性。一般应在次年上半年将上一年度形成的档案移交综合档案室。（二）完整性收集的档案应齐全完整，包括文件材料的正本、副本、底稿、附件等，确保档案能够全面反映相关工作的全貌。（三）准确性档案内容应准确无误，字迹清晰，签字盖章齐全。对于重要文件材料，应进行认真核对，确保数据准确、逻辑严谨。（四）规范性档案应按照统一的分类标准和编号规则进行整理，使用规范的纸张和书写工具，保证档案的整齐美观。五、档案收集流程（一）文件材料的形成与积累1.各科室工作人员在日常工作中应注意及时收集、整理各自工作中形成的文件材料，按照档案分类要求进行初步分类，并妥善保管。2.兼职档案员应定期对本科室的文件材料进行检查和整理，确保文件材料的完整和有序。（二）档案的移交1.每年[具体时间]前，各科室兼职档案员应将本科室整理好的档案向综合档案室移交。移交时，应填写《档案移交清单》，详细注明档案的名称、数量、年度等信息，并双方签字确认。2.综合档案室对移交的档案进行认真核对和验收，如发现档案不完整、不准确或不符合整理要求的，应及时退回原科室补充完善。（三）档案的整理与编目1.综合档案室接收档案后，按照档案管理的有关规定和标准，对档案进行进一步的整理和编目。整理工作包括分类、编号、装订、编页等，确保档案的系统性和规范性。2.编目工作包括编制档案目录、全宗卷等，为档案的检索和利用提供便利。（四）档案的上架与保管1.整理编目后的档案应及时上架存放，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。2.综合档案室应配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案的安全保管。六、档案收集的监督与检查（一）定期检查1.综合档案室定期对各科室的档案收集情况进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、规范性以及移交情况等。2.检查结果应形成书面报告，对存在问题的科室提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）不定期抽查1.卫生院档案管理工作领导小组不定期对各科室的档案收集工作进行抽查，重点检查档案收集的及时性和质量。2.对于抽查中发现的问题，及时进行通报批评，并责令相关科室限期整改。（三）考核评价1.将档案收集工作纳入各科室年度考核内容，对档案收集工作成绩突出的科室和个人给予表彰奖励。2.对档案收集工作不力，影响档案管理整体工作的科室和个人，按照有关规定进行问责。七、档案的利用与保密（一）档案利用1.本院工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在科室负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.查阅档案时，应在综合档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容的，应经综合档案室负责人批准。3.外单位人员查阅档案的，应持单位介绍信，经卫生院主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应严格遵守档案查阅规定，不得泄露档案内容。（二）档案保密1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，对档案内容予以保密，不得擅自泄露档案信息。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取特殊的保密措施，确保档案安全。3.未经批准，任何人不得私自复制、拍摄、传播档案内容。八、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.综合档案室定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理人员及相关业务科室人员组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行逐卷审查，并提出鉴定意见。（二）档案销毁1.经鉴定确无保存