卫生院档案工作管理制度

PAGE卫生院档案工作管理制度一、总则（一）目的为加强卫生院档案工作的规范化、科学化管理，充分发挥档案在卫生院各项工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合卫生院实际情况，制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院各科室及全体工作人员在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是指卫生院在医疗、预防、保健、教学、科研、行政管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：卫生院档案工作实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.真实性原则：档案内容必须真实反映卫生院各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集和整理各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用和开发。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以卫生院院长为组长，各分管副院长为副组长，各科室负责人为成员的档案管理领导小组。负责领导和监督卫生院档案工作，审定档案工作计划和规章制度，协调解决档案工作中的重大问题。（二）档案管理部门卫生院设立专门的档案管理科室（或指定专人负责），配备具备档案管理专业知识和技能的人员，负责档案的日常管理工作。其职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善卫生院档案管理制度。2.负责收集、整理、分类、编目、装订、保管卫生院各类档案，确保档案的安全和完整。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.对档案进行鉴定，定期销毁已失去保存价值的档案，并做好登记和备案工作。5.开展档案信息开发利用工作，为卫生院各项工作提供档案资料支持。6.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（三）各科室兼职档案员各科室指定一名兼职档案员，负责本科室档案的收集、整理、移交等工作，并协助档案管理部门做好相关档案管理工作。其职责包括：1.负责本科室各类文件材料的收集、积累和整理，确保文件材料的齐全完整。2.按照档案管理要求，对本科室文件材料进行分类、编目，定期移交档案管理部门。3.协助档案管理部门做好本科室档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级文件：包括党和国家有关医疗卫生工作的方针政策、法律法规、规范性文件等。2.卫生院文件：卫生院制定的各项规章制度、工作计划、总结、报告、会议记录、统计报表等。3.医疗业务档案：病历、处方、检查检验报告、手术记录、护理记录、医疗纠纷处理文件等。4.预防保健档案：疫苗接种记录、传染病报告卡、健康体检档案、健康教育资料等。5.教学科研档案：教学计划、教案、讲稿、科研项目申报书、研究成果报告等。6.行政管理档案：人事档案、财务档案、设备档案、基建档案、物资采购档案等。7.其他档案：如荣誉证书、合同协议、宣传资料、声像资料等。（二）收集要求1.各科室兼职档案员应及时收集本科室在工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的真实性、完整性和准确性。2.对重要文件材料，应实行双套制或多套制保存，以防止档案损坏或丢失。3.收集的文件材料应字迹清晰、纸张完好，不符合要求的应进行复制或整理。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的整理、编目、装订和保管。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、医疗业务类、预防保健类、教学科研类、财务管理类、设备管理类、基建管理类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应科学合理、便于记忆和查找。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数等内容，以便于档案的查阅和管理。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应整齐牢固，便于保管和利用。四、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药、吸尘器等，以保证档案的质量不受影响。（三）档案上架档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放位置，方便快速查阅。（四）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。具体保管期限划分如下：1.永久保管的档案：党和国家领导人及上级主管部门领导视察卫生院的重要讲话、题词、照片等。卫生院重大改革、发展规划、年度计划和总结等。卫生院重要会议记录、决议、决定等。卫生院重要的规章制度、规范性文件等。卫生院的历史沿革、大事记等。卫生院的财务决算、审计报告等。卫生院的荣誉证书、锦旗等。涉及卫生院重大权益的合同、协议等。其他具有重要保存价值的档案。2.长期保管的档案：卫生院的年度工作计划、总结、报告等。卫生院的业务统计报表、财务报表等。卫生院的医疗业务档案、预防保健档案等。卫生院的教学科研档案等。卫生院的行政管理档案中具有一定保存价值的文件材料。其他需要长期保存的档案。3.短期保管的档案：卫生院一般性的文件材料、临时性的工作计划、总结等。卫生院的日常工作记录、会议纪要等。卫生院的一般性业务档案、预防保健档案等。卫生院的行政管理档案中保存价值较低的文件材料。其他需要短期保存的档案。（五）档案鉴定定期对档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关科室人员组成鉴定小组，对保管期满的档案进行鉴定。鉴定工作应严格按照档案保管期限表进行，对确无保存价值的档案，填写档案销毁清册，经卫生院主管领导批准后予以销毁。（六）档案统计建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，及时准确地掌握档案工作动态。档案统计报表应定期报送档案管理领导小组和上级主管部门。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应遵守国家法律法规，确保档案信息的合法使用。2.服务大局原则：档案利用应围绕卫生院中心工作，为医疗、教学、科研、管理等提供有效服务。3.方便利用原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，方便工作人员查阅和利用档案。（二）利用范围1.本院工作人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、有关单位因工作需要查阅档案。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅档案。4.其他经卫生院批准的查阅档案事项。（三）利用手续1.本院工作人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.上级主管部门、有关单位查阅档案，需出具单位介绍信，经卫生院主管领导批准后，由档案管理部门提供查阅服务。3.司法机关、纪检监察部门等查阅档案，需持相关法律文书或证明材料，经卫生院主管领导批准后，方可查阅。4.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按规定办理相关手续。（四）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、所在科室（单位）、查阅内容、利用目的等，以便于统计和分析档案利用情况。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，建立档案信息管理系统，提高档案管理的效率和水平，实现档案信息资源的共享和利用。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合卫生院档案管理的信息管理系统，实现档案的收集、整理、编目、检索、利用等功能的信息化管理。3.数据安全管理：加强档案信息管理系统的数据安全管理，采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备和网络设施，满足档案信息化管理的需要。2.档案管理人员应具备计算机操作技能和档案管理知识，熟悉档案信息管理系统的使用。3.建立健全档案信息化管理制度，规范档案信息的录入、存储、检索、利用等操作流程。4.定期对档案信息管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行和数据的准确性。七、档案工作监督与考核（一）监督检查档案管理领导小组定期对档案工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案的收集整理情况、档案的保管利用情况、档案信息化建设情况等。对检查中发现的问题，及时提出整改意见，限期整改。（二）考核